Архивный отдел – это специализированное подразделение администрации города, которое отвечает за формирование, хранение, систематизацию и предоставление доступа к документам, относящимся к муниципальной собственности и к архивному фонду Российской Федерации, находящимся в ведении города Ставрополь.
Правовое основание и статус
Деятельность архивного отдела регулируется рядом нормативных актов:
- Закон «Об архивах в Российской Федерации» (ФЗ № 120‑2001);
- Указ Президента РФ от № 1465 «О порядке организации и функционирования архивов»;
- Региональные нормативные акты Ставропольского края, в частности постановление 122‑КЗ О о наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края.
В соответствии с этими документами архивный отдел является государственным казенным архивным учреждением (ГАУ) и одновременно муниципальной структурой, подчиняющейся Управлению делопроизводства администрации города Ставрополя.
Миссия и основные задачи
Главная цель отдела – обеспечить надёжное хранение и доступность архивных материалов, а также поддерживать информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений.
- Формирование архивного фонда – приём, регистрация и систематизация новых документов.
- Содержание и охрана документов – обеспечение надлежащих условий хранения, проведение консервационных мероприятий.
- Обеспечение доступа – предоставление справок, копий и оригиналов документов в порядке, установленном законодательством.
- Информационное обеспечение – консультирование граждан и организаций по вопросам архивных материалов.
- Взаимодействие с другими архивными учреждениями – совместные проекты с Государственным архивом Ставропольского края и с архивами Российской Федерации.
Структура отдела
| Подразделение | Ответственное лицо | Основные функции |
|---|---|---|
| Управление делопроизводства и архива | Начальник отдела – Ф.И.О. | Общее руководство, планирование, контроль качества работы. |
| Отдел приёма и регистрации документов | Старший архивист | Приём новых материалов, их классификация и регистрация. |
| Отдел консервации и хранения | Консерватор | Обеспечение условий хранения, проведение реставрационных работ. |
| Отдел обслуживания запросов | Старший специалист по работе с клиентами | Выдача копий, справок, организация просмотров. |
| Отдел цифровизации | Ведущий ИТ‑специалист | Оцифровка документов, поддержка электронного архива. |
Услуги, предоставляемые архивным отделом
- Выдача справок о наличии и содержании документов;
- Предоставление копий (печатных и электронных) архивных материалов;
- Организация просмотра оригиналов в читальном зале;
- Консультации по исследовательским вопросам (история города, генеалогия, правовые вопросы);
- Оказание информационного обеспечения инвесторам и бизнес‑сообществу через канал прямой связи с руководством города;
- Услуги цифровизации и создания электронных архивных баз.
Как обратиться в архивный отдел
Для получения любой из указанных услуг необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Подготовить запрос в письменной форме (можно через электронную почту). В запросе укажите:
- ФИО заявителя;
- Контактные данные (телефон, e‑mail);
- Точный перечень интересующих документов (номер дела, период, тематика);
- Цель обращения (исследование, юридическая проверка, личные интересы).
- Отправить запрос в один из каналов связи (см. ниже).
- Ожидать подтверждения о готовности материалов (обычно 3‑5 рабочих дней).
- При необходимости оплатить услуги копирования или цифровизации (тарифы указаны на официальном сайте).
- Получить документы в читальном зале, по почте или в электронном виде.
Контактные данные
- Адрес: 355003, г. Ставрополь, ул. Ломоносова, 12 (здание Государственного архива Ставропольского края, совместно с архивным отделом администрации).
- Телефон: (8‑865‑2) -5‑52‑51, 35‑52‑54
- E‑mail: gos_arhiv_sk@mail.ru
- Сайт администрации (раздел архива): http://ставрополь.рф/about/…/arhive_otdel.php
- Сайт Государственного архива Ставропольского края: http://www.stavarhiv.ru
- Сайт Комитета Ставропольского края по делам архивов: http://stavkomarchiv.ru
Исторический обзор
Архивный отдел администрации города Ставрополя был образован в 1992 году в рамках реформы государственных архивных учреждений после распада СССР. За более чем тридцать лет своей работы отдел прошёл несколько этапов модернизации:
| Год | Событие |
|---|---|
| 1992 | Создание архивного отдела в структуре администрации города. |
| 2005 | Перевод части документов в электронный формат (первый пилотный проект). |
| 2011 | Ввод в эксплуатацию специализированного читального зала с системой контроля доступа. |
| 2022 | Отмечено 65‑летие архивного отдела (от начала архивного дела в Ставрополе). Публичные мероприятия, выставка «Документы, формировавшие наш город». |
| 2024‑2025 | Полный переход на электронный архив: оцифровано более 1,2 млн страниц документов. |
Взаимодействие с другими архивными учреждениями
Архивный отдел тесно сотрудничает с:
- Государственным архивом Ставропольского края – совместные проекты по оцифровке исторических фондов, обмен специалистами.
- Архивом Российской Федерации – предоставление региональных материалов для федеральных исследований.
- Муниципальными архивами соседних городов и районов – обмен информацией о документах, относящихся к межмуниципальному сотрудничеству.
Цифровые ресурсы и онлайн‑доступ
С 2024 года в рамках программы «Электронный архив Ставрополя» доступны следующие онлайн‑инструменты:
- Электронный каталог – поиск по метаданным (дата, тема, тип документа). Доступен по ссылке http://www.stavarhiv.ru/catalog.
- Личный кабинет заявителя – возможность подавать запросы, отслеживать статус и получать сканы документов.
- Виртуальная экскурсия – 3‑D‑тур по читальному залу и архивным помещениям.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Какие документы находятся в архиве?
- Документы муниципального значения (жилищные, земельные, финансовые отчёты), акты органов местного самоуправления, исторические материалы, связанные с развитием города, а также документы, переданные из федеральных архивов.
- Можно ли получить копию документа онлайн?
- Да. После одобрения запроса копию можно скачать из личного кабинета в формате PDF. При необходимости возможна печать в офисе архива.
- Сколько стоит копирование?
- Тарифы зависят от объёма и формата: от 5 рублей за страницу чёрно‑белой печати до 30 рублей за цветную копию. Оцифровка (сканирование) – от 10 рублей за страницу.
- Как оформить запрос от юридического лица?
- Необходимо предоставить полное наименование организации, ИНН, а также доверенность от руководителя, если запрос подаёт уполномоченный представитель.
Перспективы развития
На ближайшие годы запланированы следующие инициативы:
- Расширение электронного каталога до 100 % фондов архива.
- Внедрение системы искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста в отсканированных документах.
- Организация открытых лекций и мастер‑классов для школьников и студентов по работе с архивными материалами.
- Создание совместного онлайн‑портала с Государственным архивом Ставропольского края для единого доступа к региональным и муниципальным документам.
Контактная информация (повтор)
Адрес: 355003, г. Ставрополь, ул. Ломоносова, 12
Телефон: (8‑865‑2) -5‑52‑51, 35‑52‑54
E‑mail: gos_arhiv_sk@mail.ru
Сайт администрации (раздел архива): http://ставрополь.рф/about/…/arhive_otdel.php
Если у вас возникли вопросы, вы всегда можете воспользоваться формой обратной связи на официальном сайте или позвонить по указанному телефону.