Архивный отдел – один из ключевых структурных подразделений агентства ЗАГС Красноярского края, отвечающий за сохранение, систематизацию и предоставление доступа к документам, связанным с актами гражданского состояния. В статье рассмотрены история создания, задачи, организационная структура, процессы оцифровки и взаимодействие с гражданами.

История создания архивного отдела

С момента основания агентства ЗАГС Красноярского края в 1992 году архивная работа велась в рамках каждого отдельного ЗАГСа. С ростом объёма документации и появлением новых требований законодательства в 2005 году было решено создать централизованный архивный отдел, который бы:

• Объединял архивные фонды всех территориальных отделений.
• Обеспечивал единый порядок хранения и доступа к документам.
• Внедрял современные технологии оцифровки и электронного архива.

С 2012 года отдел начал активно работать над переходом от бумажных носителей к электронным, а в 2020 году был полностью реорганизован в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Основные задачи архивного отдела

1. Сохранение документального наследия – обеспечение надёжного хранения оригиналов актов (свидетельств о рождении, браке, смерти, разводе) и сопутствующих записей.
2. Систематизация и классификация – формирование единой классификационной схемы, позволяющей быстро находить нужный документ.
3. Оцифровка и создание электронного архива – сканирование бумажных актов, их индексирование и размещение в защищённой информационной системе.
4. Обеспечение доступа – предоставление копий документов гражданам, юридическим лицам и государственным органам в соответствии с законодательством.
5. Контроль за соблюдением сроков хранения – автоматизированный мониторинг сроков уничтожения или переноса в постоянный архив.
6. Консультационная поддержка – помощь сотрудникам ЗАГСов и гражданам в вопросах работы с архивными материалами.

Организационная структура

Архивный отдел состоит из нескольких подразделений, каждое из которых отвечает за определённый этап работы с документами.

Подразделение	Функции	Ответственный
Отдел приёма и регистрации документов	Приём новых актов, проверка их соответствия требованиям, регистрация в системе.	Старший архивист П. И. Смирнов
Отдел классификации и систематизации	Назначение кодов, формирование карточек, построение классификационных цепочек.	В. А. Кузнецова
Отдел оцифровки	Сканирование, распознавание текста (OCR), загрузка в электронный архив.	А. Л. Михайлов
Отдел доступа и выдачи копий	Обработка запросов граждан, выдача заверенных копий, подготовка электронных версий.	Е. С. Тихомирова
Отдел контроля сроков хранения	Мониторинг сроков, подготовка актов о передаче в постоянный архив или уничтожении.	И. Н. Васильев

Процедуры оцифровки и создания электронного архива

Подготовительный этап

• Проверка оригинала на целостность и отсутствие повреждений.
• Назначение уникального идентификационного кода (УИК).
• Создание карточки документа в базе данных.

Сканирование

Для сканирования используется оборудование с разрешением не менее 300 dpi для текстовых актов и 600 dpi для документов с графикой (фотографии, печати). Сканируются обе стороны листа, если на обратной стороне есть подписи.

Распознавание текста (OCR)

После сканирования документ проходит через модуль распознавания текста, что позволяет:

• Индексировать документ по ФИО, дате, типу акта.
• Обеспечить быстрый поиск по полному тексту.

Верификация и загрузка

Сотрудники проверяют корректность распознанных данных, сравнивают их с карточкой. После подтверждения документ загружается в защищённую информационную систему «Электронный архив ЗАГС Края».

Хранение оригиналов

Оригиналы помещаются в климатически контролируемые архивные шкафы с уровнем влажности 45 % ± 5 % и температурой 18 °C ± 2 °C. Доступ к оригиналам имеют только уполномоченные сотрудники.

Доступ к архивным материалам

Граждане могут получить копию акта в следующих формах:

• Печатная заверенная копия – выдаётся в отделе доступа после предъявления удостоверения личности.
• Электронная копия (PDF) – отправляется на электронную почту заявителя после подтверждения личности через портал Госуслуг.
• Онлайн‑просмотр – в рамках портала zags.krsk.ru пользователь может просмотреть сканированную версию акта, если у него есть соответствующие полномочия.

Для получения доступа необходимо заполнить заявление о выдаче копии (бумажную форму или онлайн‑форму) и предоставить документ, удостоверяющий личность (паспорт, СНИЛС).

Правовое регулирование

Деятельность архивного отдела регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Минюста России от № 428 «Об утверждении Положения об организации и ведении архивов в органах государственной власти».
• Региональный нормативный акт «Положения о работе архивного отдела агентства ЗАГС Красноярского края» (утверждён приказом № 12‑О/2022).
• Закон РФ от № 102‑ФЗ «Об электронных документах и электронных сделках» (часть, касающаяся электронных копий актов).

Текущие проекты и перспективы развития

Полная цифровизация архивов к 2028 году

Планируется оцифровать более 95 % бумажных актов, хранящихся в региональном архиве, и перенести их в облачную инфраструктуру с резервным копированием.

Внедрение блокчейн‑технологий для верификации копий

Тестовый пилотный проект в сотрудничестве с Технопарком Красноярского края направлен на создание неизменяемой цифровой подписи для каждого электронного акта.

Обучение персонала

С 2025 года проводится ежегодный курс повышения квалификации для архивистов, включающий:

• Работу с современными сканерами и программным обеспечением OCR.
• Основы информационной безопасности и защиты персональных данных.
• Методы консервации бумажных документов.

Как обратиться в архивный отдел

Для получения информации или подачи запроса можно воспользоваться следующими каналами:

• Телефон горячей линии: +7 (391) -23‑45‑67 (круглосуточно).
• Электронная почта: archive@zags.krsk.ru.
• Онлайн‑форма на официальном сайте zags.krsk.ru/archive.
• Личный приём в здании агентства, ул. Советская, 12, г. Красноярск, кабинет 3‑05 (пн‑пт, 09:00‑17:00).

Архивный отдел агентства ЗАГС Красноярского края играет фундаментальную роль в сохранении исторической и юридической памяти региона. Благодаря системному подходу к классификации, оцифровке и защите документов, отдел обеспечивает надёжный доступ к актам гражданского состояния для граждан, органов власти и исследователей. Постоянное внедрение новых технологий и соблюдение правовых норм позволяют отделу оставаться одним из самых эффективных архивных подразделений в России.

---

Дата публикации: 10 июля 2026 года.