Поиск документов по личному составу — одна из самых востребованных задач для гениалогов, историков, юристов и родственников участников войн. В Российской Федерации существует сложная, но четко структурированная система архивных учреждений, хранящих фонды личного дела военнослужащих, госслужащих и работников ликвидированных предприятий. На актуальная картина размещения и доступа к этим документам выглядит следующим образом.

Федеральный уровень: Главные хранилища военных и государственных кадров

Основной массив документов по личному составу Вооруженных Сил, а также высших органов государственной власти концентрируется в федеральных архивах, подведомственных Росархиву и Министерству обороны.

Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ) — Подольск

Ключевой архив для поиска военнослужащих XX века. По данным Минобороны, на хранении находится 20 244 243 архивных дела и 60 477 024 единицы хранения военно-морского и сухопутного профиля.

• Что хранится: Личные дела офицеров и генералов, учётно-послужные карточки, автобиографии, фотографии, документы по безвозвратным потерям офицерского состава за период Великой Отечественной войны.
• Структура: В архиве более десяти отделов, специализирующихся на учёте личного состава.
• Режим работы читального зала (личный прием): Понедельники и среды с 9:00 до 12:00. В эти дни пользователи подают заявки на выявление личных документов родственников.
• Услуги: Поиск участников ВОВ, подготовка историко-архивных исследований с истребованием оригиналов документов.

Российский государственный военный архив (РГВА) — Москва

Хранит документы более ранних периодов (XVIII — начало XX в.), а также фонды высших и центральных военных учреждений.

• Путеводители: Разделы по фондам высших военных учреждений, органов местного военного управления, управлений армий и корпусов.
• Период: XVIII — начало XX века.

Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ) и ГАРФ

Хранят документы по личному составу партийных, советских и общественных организаций, а также высшего госслужащего персонала.

Региональный уровень: Архивы ликвидированных предприятий и организаций

Согласно законодательству, при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций их документы по личному составу (включенные в Архивный фонд РФ) в упорядоченном состоянии передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы.

Пример: Санкт-Петербург (ЦГАЛС СПб)

Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб).

Это профильный архив, специализирующийся исключительно на документах по личному составу (трудовые книжки, личные карточки, служебные списки) ликвидированных госучреждений города. Аналогичные структуры существуют в других субъектах РФ.

Информационные системы и цифровые ресурсы (Онлайн-поиск)

На современном этапе физический визит в архив часто можно заменить или подготовить с помощью федеральных информационных систем.

ОСИС — Общероссийская система информации о местах хранения документов по личному составу

Пилотная версия представлена Росархивом (статус на 2019 г., развивается до наших дней).

• Назначение: База данных по местам хранения документов по личному составу.
• Доступ: Портал «Архивы России» (place.url — страница архива на портале).
• Функция: Позволяет определить, в каком именно архиве (федеральном или региональном) лежат нужные фонды, не зная этого заранее.

Проект «Память народа» (pamyat-naroda.ru)

Масштабная база данных Министерства обороны и Российского исторического общества.

• Объем: 2,5 млн записей из документов о личном составе воинских частей.
• Контент: Подлинные документы о ВТОВ: наградные листы, боевые журналы, карточки выбывших, госпиталевые выписки.

«Открытый архив», Российское историческое общество (RIO)

Электронные публикации архивных документов, содержащие информацию об освобождении территории Европы, потерях личного состава и взаимодействии с местным населением.

Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов

Помогает установить место хранения документов, например, подтверждает, что документы о службе с 1941 года хранятся в ЦА МО РФ и его филиалах.

Порядок получения документов: Пошаговая инструкция

1. Определите категорию искомого лица: Военнослужащий (офицер/рядовой), госслужащий, работник госпредприятия, партиец.
2. Определите временной период и ведомство: До 1917 г. (РГВА), 1917–1991 г. (ЦА МО, РГАСПИ, региональные архивы), после 1991 г. (ведомственные архивы, Росархив).
3. Проверьте онлайн-базы: Начните с «Памяти народа» и ОСИС. Часто скан документа уже доступен в открытом доступе.
4. Составьте архивный запрос:
   • Через портал «Госуслуги» (раздел «Обращения в архивы»).
   • Почтой на адрес архива (ЦА МО: 142100, Подольск, ул. Крестьянская, д. 3).
   • Лично в читальном зале (для ЦА МО, пн, ср 9:00–12:00).
5. Необходимые данные для запроса: ФИО полностью, дата и место рождения, примерные годы службы/работы, номер воинской части или название предприятия, звание/должность.
6. Оплата и сроки: Поиск по запросам физлиц за родственников часто бесплатен (в установленных пределах), но требует времени (до 30 дней и более). Ускоренный поиск и копирование — платно.

Специфика поиска по категориям личного состава

Важные нюансы и советы исследователю

• Сроки доступа: Документы, содержащие сведения, составляющие тайну государства, или персональные данные (срок 75 лет с момента создания или смерти лица), могут быть закрыты для свободного доступа. Доступ предоставляется заинтересованным лицам (родственникам) при подтверждении родственных связей.
• Утраты фондов: Значительная часть документов по личному составу ранних периодов (Гражданская война, 1920-30-е гг.) утеряна или не систематизирована. Поиск может требовать работы с фондами частей/соединений (боевые журналы, штатные расписания), а не только личных дел.
• Филиалы ЦА МО: Помимо Подольска, существуют филиалы (например, в Подольске же — отделение флота, в других городах), между которыми фонды могут быть распределены по ведомственному признаку.
• Коммерческие геноалогические службы: Многие компании (в т.ч. упомянутый в источниках rusgenealogy.com) предлагают услуги по поиску в ЦА МО. Это удобно, если вы не можете ехать лично, но стоит денег. Самостоятельный запрос через Госуслуги бесплатен.

Ключевые контакты и ссылки (на )

• Портал «Архивы России» (Росархив): archives.gov.ru — реестр архивов, ОСИС, контакты всех госархивов.
• ЦА МО РФ (Офиц. сайт Минобороны): Раздел «Архив» / «Запросы» — образцы заявлений, адреса, телефоны справок.
• «Память народа»: pamyat-naroda.ru — первичный онлайн-поиск участников ВОВ.
• ЦГАЛС СПб (пример регионального архива): Официальный сайт Администрации Санкт-Петербурга, раздел архивов.
• Справочно-информационный центр Росархива: Консультации по местам хранения.

Система архивов по личному составу в РФ прошла путь от закрытых ведомственных хранилищ к открытым федеральным и региональным учреждениям с развитой цифровой инфраструктурой. На ноябрь 2026 года стартовой точкой любого поиска является проверка базы «Память народа» и запрос в ОСИС (через портал «Архивы России») для точного определения места хранения дела. Для военных лиц XIX–XX вв. главным адресом остается ЦА МО РФ в Подольске, для гражданского личного состава ликвидированных организаций, региональные государственные архивы (как ЦГАЛС в СПб). Грамотное составление запроса с максимальным набором идентифицирующих признаков (ФИО, дата/место рождения, воинское звание/должность, номер части/название организации) — залог успешного получения копий документов.

Статья подготовлена на основе открытых данных Росархива, Минобороны РФ, портала «Архивы России» и проектов РИО по состоянию на .