Архивы муниципальных учреждений являются неотъемлемой частью единой архивной системы Российской Федерации. Их деятельность обеспечивает сохранность документированной памяти местного самоуправления, защиту прав и законных интересов граждан, а также информационное обеспечение деятельности органов власти муниципальных образований. На современном этапе (по состоянию на ) работа архивов муниципального уровня проходит этап активной цифровизации и перехода на электронное документообороте, что накладывает новые требования к организации процессов.

Правовое регулирование и нормативная база

Деятельность архивов муниципальных учреждений строится на основе иерархии нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», базовый закон, определяющий принципы, организации, компетенции и ответственность.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — регулирует вопросы доступа к информации, защиту персональных данных и государственной тайны.
• Постановления Правительства РФ (например, Положение о Федеральном архивном агентстве — Росархиве, Правила формирования архивных фондов и др.).
• Приказы Росархива (Федерального архивного агентства), методические документы, регламентирующие конкретные процедуры (экспертиза ценности, описание, хранение, цифровизация).
• Региональное законодательство (законы субъектов РФ об архивном деле, уставы муниципальных образований, положения об архивах конкретных учреждений).

Важным ориентиром являются Методические рекомендации Росархива по определению организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Они раскрывают принципы и критерии отнесения организаций к источникам комплектования, этапы работы по их определению, а также предоставляют примерную форму Списка организаций-источников и классификационную схему его построения. Данные рекомендации являются настольной книгой для архивариусов муниципального уровня.

Организационная структура и виды архивов на муниципальном уровне

В системе архивного дела муниципального звена выделяют два основных типа архивов, функции которых различаются:

Архивы муниципальных учреждений (ведомственные/организационные архивы)

Согласно лекционным материалам (МДК 02.02), архив учреждения, организации или предприятия хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. Это «рабочие» архивы, формируемые в процессе текущей деятельности:

• Архивы администраций городских/сельских поселений.
• Архивы муниципальных бюджетных учреждений (школы, больницы, дома культуры, ЖЭК/УК и т.д.).
• Архивы муниципальных казенных учреждений и унитарных предприятий.

Их главная задача — обеспечить текущую работу учреждения документами, выполнить требования законодательства по срокам хранения и своевременно передать документы постоянного хранения в муниципальный архив.

Муниципальные архивы (архивы муниципальных образований)

Это специализированные учреждения культуры/архивного дела (часто — Управления/Отделы архивов администраций муниципальных районов/округов), которые выполняют функции централизованного хранения документов постоянного хранения, переданных из архивов организаций-источников. Примером может служить Управление архивами Свердловской области, которое координирует работу муниципальных архивов региона и обеспечивает предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме (архивные справки, копии, выписки, информационные письма для реализации прав граждан).

Основные этапы и процессы работы архива муниципального учреждения

Работа архива в любом муниципальном учреждении строится по единому алгоритму, регламентированным приказами руководителя и типовыми инструкциями.

Создание и оформление архива (организационный этап)

При создании отдела хранения документации (архива) перед руководителем учреждения стоят приоритетные задачи:

1. Издание приказа по учреждению о создании архива, утверждении его структуры, штатного расписания и Положения об архиве.
2. Назначение ответственных лиц (архивариуса, секретаря-архивариуса, кладовщика) и определение их должностных инструкций (согласно перечню должностей работников архивов, утвержденным Росархивом/КонсультантПлюс: руководители, старшие архивариусы, архивариусы, технические работники).
3. Оборудование помещений в соответствии с санитарными нормами (СанПиН), требованиями пожарной безопасности и нормами Росархива (температура, влажность, системы пожаротушения, защита от несанкционированного доступа).
4. Закупка архивного оборудования (стеллажи, сейфы для секретных документов, ПК, сканеры, программное обеспечение для АИС «Архив»).

Документооборот и формирование дел (работа с текущими документами)

Архив учреждения не работает изолированно — он является финальной стадией жизненного цикла документа. Ключевые процессы:

• Прием документов от структурных подразделений по инвентарям/актам приема-передачи по истечении сроков хранения в делопроизводстве (обычно 1–5 лет).
• Экспертиза документов (актация) — определение ценности документов и установления сроков хранения. Провеждается экспертной комиссией по делам учреждения с участием представителя архива (или архивариуса). Результаты оформляются актами экспертизы.
• Сортировка и оформление дел в тома, скрепка, нумерация листов, изготовление обложек, заполнение реквизитов.
• Научно-справочный аппарат: составление номенклатуры дел, описей, указателей (фамильный, предметный, географический) для обеспечения поиска.

Комплектование муниципального архива (передача документов постоянного хранения)

Это ключевой процесс взаимодействия архива учреждения-источника и муниципального архива. Согласно учебной литературе (Т.4. Муниципальные архивы на современном этапе), он включает:

• Источники комплектования: организации муниципальной собственности, органы местного самоуправления, некоммерческие организации, созданные МО, и др. (определяются по Методическим рекомендациям Росархива).
• Подготовка к передаче: сверка описей с делами, восстановление утраченных реквизитов, обеззараживание, ремонт поврежденных документов.
• Акт приема-передачи: оформление передачи документов в муниципальный архив по единому формату (инвентарь передаваемых дел в 2 экземплярах).
• Сроки передачи: документы постоянного хранения передаются в муниципальный архив по истечении 10 лет с момента окончания дела (для большинства категорий), если иное не установлено отраслевыми правилами.

Обеспечение сохранности и учета (фондовые работы)

Основная цель деятельности архива (по Миннауке РФ) — обеспечение сохранности, систематическое пополнение, учет и использование архивных документов. Включает:

• Ведение государственных форм учета (фундамент, описи, карточки учета единиц хранения).
• Контроль микроклимата (термогигрографы, датчики).
• Профилактические осмотры фондов (борьба с биовредителями, пылью).
• Реставрация и консервация документов.
• Охрана и физическая защита архивных фондов.

Информационное обслуживание и использование (референтура)

Архив учреждения обеспечивает доступ к документам:

• Внутреннее использование: выдача дел структурным подразделениям учреждения (по служебным запискам/заявкам).
• Гражданское использование: предоставление архивных справок, копий, выписок для подтверждения стажа, зарплаты, права на жилье, наград и т.д. (в соответствии с 149-ФЗ и Административным регламентом предоставления муниципальной услуги).
• Электронное предоставление услуг: переход на порталы Госуслуг/Региональные порталы (как в примере Свердловской области) для приема заявок и выдачи результатов в ЭПГУ/РПГУ.

Персонал архива: квалификация и должностные обязанности

Штатная численность и структура персонала зависят от объема фонда учреждения. Типовые должности (по Классификатору должностей работников государственных архивов, центров хранения, архивов муниципальных образований):

• Руководитель архива (заведующий архивом, начальник отдела/сектора архива).
• Старший архивариус / Архивариус (основные фондовые работы: актация, описание, учет, референтура).
• Секретарь-архивариус (в малых учреждениях совмещает функции делопроизводителя и архивариуса).
• Технические работники (кладовщики архива, санитары, операторы ПК для цифровизации).

Требования к квалификации: высшее или среднее профессиональное образование по профилю «Архивоведение», «Документоведение», «Информационные системы в архивном деле» (подготовка кадров ведется, в т.ч., в РГГУ по направлению «Государственные и муниципальные архивы»). Необходима регулярная повышение квалификации (не реже 1 раза в 3–5 лет).

Современные вызовы и цифровая трансформация

На 2026 год ключевыми направлениями развития являются:

Переход на электронное делопроизводство и АИС «Архив»

Внедрение автоматизированных информационных систем позволяет:

• Вести электронные номенклатуры и описи.
• Обеспечивать полнотекстовый поиск по метаданным и тексту документов (OCR).
• Формировать электронные пакеты документов для передачи в муниципальный архив (в формате PDF/A, XML по стандартам Росархива).
• Организовывать удаленный доступ к архивной информации для уполномоченных пользователей.

Цифровизация фондов (ретроспективное сканирование)

Массовое сканирование документов высокого спроса (личные дела, наряд-заказы, метрические книги) для:

• Снижения износа оригиналов.
• Обеспечения удаленной выдачи копий через порталы госуслуг;
• Создания резервных копий (бэкапов) на случай ЧС.

Электронные архивы и долгосрочное хранение (ДХЭД)

Сложнейшая задача — обеспечение подлинности, целостности и читаемости родно-электронных документов (подписанных ЭП/КЭП) на протяжении десятилетий. Требуется внедрение систем долгосрочного хранения электронных документов (СДХЭД), сертифицированных ФСТЭК/ФСБ и соответствующих требованиям Росархива (Приказ № 60 и др.).

Планирование, отчетность и контроль

Работа архива подлежит плановому учету и отчетности перед вышестоящими органами (Росархив, Минкультуры региона, Администрация МО):

• Годовой план работы архива (утверждается руководителем учреждения).
• Отчет о состоянии архивного дела в учреждении (предоставляется ежегодно, обычно к 1 февраля за прошлый год). Включает сведения о фондах (объем, прирост, списание), условиях хранения, использовании, кадровом обеспечении, финансировании.
• Взаимодействие с органами местного самоуправления по вопросам включения мероприятий по развитию архивного дела в муниципальные программы (капремонт зданий, закупка оборудования, цифровизация).
• Проверки (ревизии): проводимые Росархивом, прокуратурой, контролно-счетными органами МО для проверки соблюдения сроков хранения, условий сохранности, порядка доступа к сведениям ограниченного доступа.

Типичные ошибки и риски в работе муниципальных архивов

1. Отсутствие или неактуальность Положения об архиве и должностных инструкций.
2. Нарушение сроков экспертизы документов (актации), накопление «мертвых» зон в делопроизводстве, риск утери документов постоянного хранения.
3. Несоответствие условий хранения нормам (помещения не приспособлены, нет пожарной сигнализации, нарушен микроклимат) — угроза уничтожения фондов.
4. Отсутствие описей/номенклатур — невозможность найти документ в установленные законом сроки (3–5 дней).
5. Игнорирование требований по защите персональных данных при выдаче справок третьим лицам.
6. Отсутствие плана действий при ЧС (пожар, наводнение, теракт, кибератака).
7. Некомпетентность персонала — отсутствие профильного образования, отказ от повышения квалификации.

Работа архива муниципального учреждения — это сложный, многоступенчатый процесс, сочетающий в себе строгое правовое регулирование, архивоведческую теорию и современные IT-технологии. Успешное функционирование архива гарантирует:

• Правовую защищенность муниципального образования и граждан.
• Эффективность управленческих решений (доступ к прецедентам, истории вопроса).
• Сохранность культурного наследия территории.

Ключевыми факторами успеха на современном этапе являются: компетентный кадровый потенциал, адекватное материально-техническое обеспечение (в т.ч. программное), бесперебойное взаимодействие с муниципальным архивом-приемником и системный переход на цифровые технологии управления документооборотом и архивными фондами. Только при выполнении этих условий архив перестает быть «складом бумаг» и становится полноценным информационно-аналитическим ресурсом органа местного самоуправления.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ, методических рекомендаций Федерального архивного агентства (Росархив), практики работы муниципальных архивов (в т.ч. опыта Свердловской области) и учебно-методических материалов профильных вузов (РГГУ) по состоянию на октябрь 2026 года.