Вопросы сохранения архивного фонда Вооруженных Сил Российской Федерации имеют стратегическое значение для обеспечения правовых интересов граждан‚ ведения военно-исторической науки и поддержания оперативной работы ведомств. Особое место в этой системе занимает архив расформированных воинских частей, специализированное структурное подразделение (или совокупность фондов)‚ куда переходят документы ликвидированных‚ реорганизованных или переименованных военных формирований.

Данная статья подробно рассматривает нормативную базу‚ процедуру подготовки и сдачи документов‚ а также особенности хранения и использования архивов расформированных частей на актуальной на законодательной основе.

Нормативно-правовая основа

Деятельность по учету‚ хранению и использованию документов воинских частей‚ в т.ч. подлежащих расформированию‚ регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
• Устав воинской части РФ (утв. Приказом Минобороны РФ).
• Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ.
• Положение об архивах Вооруженных Сил Российской Федерации.
• Ведомственные приказы и директивы Главного управления кадрового обеспечения (ГУКО) и Центрального архива Министерства обороны (ЦА МО).

Ключевым документом‚ регламентирующим непосредственный процесс сдачи документов в архивы (окружные‚ флотские‚ центральные)‚ является Инструкция по архивному делу в Вооруженных Силах РФ (разделы‚ касающиеся сдачи документов‚ пункты 73–81). Именно эти нормы определяют алгоритм действий командиров расформировываемых частей.

Планирование и подготовка к сдаче документов (п. 73 Инструкции)

Процесс сдачи документов не начинается в день подписания приказа о расформировании‚ а планируется заранее. Согласно нормам:

1. Сроки сдачи устанавливаются готовыми планами‚ утверждаемыми начальниками штабов‚ в подчинении которых находятся архивы (окружные/флотские).
2. Заявки (предложения) на сдачу документов воинские части представляют в соответствующие архивы к 1 июня текущего года.
3. В заявке обязательно указываются:
   • За какие годы будут сдаваться документы;
   • Количество дел;
   • Степень их секретности (совершенно секретные‚ секретные‚ несекретные);
   • Подчинение воинской части (организации).

Важно: При расформировании части сроки сдачи могут корректироваться приказом о расформировании‚ однако требование о предварительной заявке сохраняется для планирования загрузки архива.

Состав и полнота сдаваемых документов (п. 74)

Документы сдаются в архив в полном объеме. Недопустимо самостоятельное уничтожение документов‚ подлежащих архивному хранению‚ без акта экспертной комиссии.

Особое внимание контролирующих органов и архивистов обращается на наличие следующих категорий документов (по годам за весь сдаваемый период):

• Приказы по личному составу (основной источник подтверждения стажа‚ наград‚ назначений‚ перевода в запас);
• Книги учета личного состава (журналы учета офицеров‚ прапорщиков‚ мичманов‚ сержантов‚ солдат);
• Финансовые ведомости на выплату денежного содержания военнослужащим;
• Ведомости на выплату заработной платы лицам гражданского персонала.

Данные категории документов являются критически важными для назначения пенсий‚ льгот‚ подтверждения участия в боевых действиях и расчета страховых стажей бывших военнослужащих.

Действия при утрате документов

В случае обнаружения утраты документов (дел) до сдачи в архив‚ воинская часть обязана составить Акт об утрате. В акте должны быть отражены:

• Обстоятельства утраты (пожар‚ наводнение‚ хищение‚ несанкционированное уничтожение и т.д.);
• Меры‚ принятые по их розыску или восстановлению (обращения в вышестоящие органы‚ суды‚ правоохранительные органы);
• Результаты расследования.

Акт представляется в архив вместе с остальными делами.

Техническое оформление и упаковка дел

Соблюдение правил упаковки — залог сохранности фонда при транспортировке и длительном хранении:

• Упаковка: Документы упаковываются в мешки.
• Опечатывание: Мешки опечатываются сургучом на бирки металлической печатью «Для пакетов» ИЛИ пломбируются.
• Описи: Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив одновременно.
• Сопроводительные письма: В них указывается количество дел и описей с разбивкой по степени секретности.

Порядок доставки и ответственность (п. 75–76)

Общий порядок (п. 75)

• Доставка осуществляется транспортом сдатчика (воинской части).
• Обязательное сопровождение вооруженной охраной.
• Дата доставки согласовывается с архивом-приемщиком заранее.

Доставка удаленными видами транспорта (ЖД‚ авиа‚ водный)

Если часть находится далеко от архива:

1. Транспорт от станции/аэродрома/порта до архива выделяет архив-приемщик.
2. Перевозка производится только в крытых автомашинах.
3. Сопровождают лица‚ прибывшие для сдачи документов.

Ответственность за сохранность документов в пути следования и сдачу их в архив несет сдатчик (командир расформировываемой части).

Отправка почтой/спецсвязью (п. 76)

При большом удалении и с разрешения начальника архива допускается отправка посылок через:

• Спецсвязь Минцифры России;
• Организацию фельдъегерско-почтовой связи Минобороны РФ.

Обязательные условия:

• На бирках — предупредительная надпись: «Без представителя воинской части (организации) не вскрывать».
• Прибывающие в архив представители должны иметь доверенность на право сдачи пересланных документов.

Личный состав‚ ответственный за сдачу (п. 77)

Для проведения сдачи воинская часть выделяет лиц‚ которые:

1. Ответственны за делопроизводство в части.
2. Допущены к работе с документами соответствующей степени секретности.
3. Знают состав сдаваемых документов (могут дать пояснения по любому делу).

Все прибывающие в архивы лица регистрируются работниками архива.

Завершение процедуры сдачи и учет в части (п. 78–79)

После приемки документов архивом:

1. Обеспечение сдатчика: Архив предоставляет помещение для временного хранения и охрану документов на период сдачи.
2. Получение описей: Командир части получает от архива описи на сданные дела (с отметками архива о приемке).
3. Отметки в учетных документах: В инвентарных книгах и иных учетных документах части делается отметка о сдаче.
   Пример формулировки: «Сдано в архив [Название округа/флота] по описи № 52120».
4. Хранение копий описей: Описи на сданные в архив документы подшиваются в отдельное дело‚ которое постоянно хранится в воинской части (организации) до момента окончательной ликвидации юридического лица (распуска штаба). После распуска штаба это дело также сдается в архив.

Последующая судьба фондов: от окружных архивов к центральным (п. 80–81)

Сдача документов в окружной (флотский) архив, это часто только первый этап. Далее действует иерархия:

• Порядок сдачи окружными/флотскими архивами в центральные архивы (Центральный архив МО‚ Архив ВМФ и др.) определяется инструкциями‚ утверждаемыми начальниками центральных архивов.
• Сроки хранения в окружных архивах перед пересылкой в центральные регламентируются ведомственными актами (как правило‚ после завершения дела или через установленные интервалы времени).

Для расформированных частей это означает‚ что их документы могут находиться в окружном архиве некоторое время‚ а затем быть переведены в Центральный архив Министерства обороны (г. Подольск‚ Московская обл.) или иные федеральные архивы (РГВА‚ РГАВМФ и др.) для вечного хранения.

Особенности работы с архивами расформированных частей в 2026 году

Цифровизация и электронный доступ

На 2026 год активно развивается проект «Электронный архив МО». Для расформированных частей это означает:

• Массовое оцифровывание приказов по личному составу и книг учета.
• Возможность удаленного запроса справок через Госуслуги или портал «Память народа» / «Подвиг народа» (для периодов ВОВ) и ведомственных систем (для послевоенного периода).
• Внедрение электронных описей (в формате XML/EAD) для ускоренного поиска дел.

Защита персональных данных

При выдаче сведений из архивов расформированных частей строго соблюдается 152-ФЗ «О персональных данных». Справки выдаются только субъекту ПДн‚ его уполномоченному представителю (нотариусу‚ адвокату) или по судебному запросу/запросу Пенсионного фонда (СФР).

Сроки хранения

Согласно актуальным перечням сроков хранения (утв. Минобороны/Росархивом):

• Приказы по личному составу‚ книги учета‚ личные дела — 75–100 лет (в зависимости от категории)‚ затем — оценка ценности и перевод в вечное хранение.
• Документы по учету денежного содержания — 75 лет.
• Оперативно-боевые документы (журналы боевых действий‚ рапорты) — вечное хранение.

Практический алгоритм действий командира расформировываемой части

1. Получение приказа о расформировании (определяет сроки и состав комиссии).
2. Формирование экспертной комиссии по отбору документов (включая архивиста/делопроизводителя).
3. Инвентаризация и сверка наличия всех приказов‚ книг учета‚ финансовых ведомостей за весь период существования части.
4. Восстановление утерянных документов (запросы в вышестоящие штабы‚ архивы‚ суды) или составление Актов об утрате.
5. Составление описей (в 2-х экземплярах: один в дело‚ второй в архив) с указанием шифра секретности.
6. Подача заявки в окружной/флотский архив (не позднее 1 июня или в срок‚ установленный планом).
7. Подготовка мешков‚ пломбировка‚ оформление сопроводительных писем.
8. Организация доставки (транспорт‚ вооруженная охрана‚ доверенности для сопровождающих).
9. Сдача в архив‚ получение описей с отметками приемки.
10. Внесение отметок в инвентарные книги части и подшивка второго экземпляра описи в контрольное дело.
11. Сдача контрольного дела с описями в архив при окончательном распуске штаба/ликвидации юрлица.

Архив расформированных воинских частей — это не «кладбище бумаг»‚ а активная правовая база‚ защищающая социальные права миллионов граждан — ветеранов‚ пенсионеров‚ членов их семей. Качество проведения процедуры сдачи документов (пункты 73–81 Инструкции) напрямую влияет на скорость и законность назначения пенсий‚ выдачи справок о участнике боевых действий‚ подтверждения служебного стажа.

Командиры расформировываемых частей и ответственные за делопроизводство офицеры должны воспринимать сдачу архива как одну из главных задач этапа ликвидации части. Нарушение сроков‚ неполнота сдачи‚ потеря приказов по личному составу или книг учета влечет за собой дисциплинарную‚ материальную и в отдельных случаях уголовную ответственность (ст. 283 УК РФ — Незаконное уничтожение‚ повреждение или скрытие документов).

Соблюдение установленного порядка‚ тщательная упаковка‚ надежная охрана при перевозке и полное оформление описей — залог того‚ что история части и судьбы ее военнослужащих будут надежно сохранены для будущих поколений и государственных нужд.

Статья подготовлена на основании нормативных правовых актов РФ‚ действующих на ‚ включая Инструкцию по архивному делу в Вооруженных Силах РФ (пп. 73–81). Текст носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов необходимо обращаться к актуальным ведомственным приказам и консультироваться с профильными архивами (окружными‚ флотскими‚ Центральным архивом МО).