Республика Мордовия обладает разветвлённой системой архивных учреждений, которые хранят документы, отражающие историю региона, его административную структуру, культуру и личные судьбы людей. В статье рассмотрены основные архивы, их функции, способы получения информации (в т.ч. онлайн) и практические рекомендации по оформлению запросов.

Общая характеристика архивной системы Мордовии

В архивной системе Мордовии выделяют три уровня:

• Федеральные архивы – хранят документы, относящиеся к общероссийскому контексту.
• Региональные (республиканские) архивы – основной источник информации о жизни Мордовии.
• Муниципальные и отраслевые архивы – специализируются на документах конкретных городов, районов и ведомств.

Ключевым учреждением на региональном уровне является Центральный государственный архив Республики Мордовия (ЦГА РМ), который координирует работу всех остальных архивных подразделений.

Центральный государственный архив Республики Мордовия (ЦГА РМ)

Основные сведения

• Адрес: 430000, Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Московская, 31, корп. 1
• Телефон: (8342) -7‑22‑04
• Электронная почта: arkhiv@gos.rme-mordovia.ru
• Сайт: arkhiv.gos.rme-mordovia.ru

Что хранит ЦГА?

В фондах ЦГА находятся:

1. Документы государственных органов Мордовии с XIX в. по настоящее время;
2. Архивные материалы по личному составу (военно‑учетные листы, кадровые дела);
3. Кадастровые и земельные реестры;
4. Судебные, налоговые и финансовые документы;
5. Материалы, связанные с культурным наследием (фотографии, аудиозаписи, рукописи).

Услуги для исследователей

Центральный архив активно поддерживает генеалогические исследования. Для удобства посетителей предусмотрены:

• Консультации специалистов по работе с документами;
• Помощь в составлении запросов в архивы, где пользователь не может работать самостоятельно;
• Оцифрованные фонды, доступные через официальный портал.

Отдел по управлению архивами Министерства культуры, национальной политики и архивного дела

Этот отдел отвечает за нормативно‑правовое регулирование архивной деятельности, разработку программ цифровизации и взаимодействие с другими государственными структурами.

• Контактный телефон: 8 (8342) -9‑17‑81
• Факс: 8 (8342) -8‑07‑73
• Э‑почта: archiv@culture.rme-mordovia.ru

Отдел публикует путеводитель по фондам ЦГА, где указаны типы документов, их период охвата и условия доступа.

Региональные и муниципальные архивы

Помимо ЦГА, в Мордовии функционируют несколько районных и городских архивов, например:

• Архив города Саранск;
• Архивы районов Атяшевский, Ковыловский, Чебаркульский и др.;
• Отраслевые архивы (архивы Министерства образования, здравоохранения, сельского хозяйства).

Эти учреждения часто хранят более узкоспециализированные материалы, такие как школьные журналы, медицинские карты, сельскохозяйственные отчёты.

Доступ к архивным материалам онлайн

С 2025 года в Мордовии реализована масштабная программа оцифровки архивных фондов. Основные возможности:

• Поиск документов через официальный портал (по ключевым словам, датам, типу документа).
• Просмотр отсканированных копий в режиме онлайн (PDF, JPG).
• Заказ копий (скан, фотокопия) с доставкой по электронной почте.
• Регистрация пользователя – бесплатный процесс, после которого открывается личный кабинет.

Для доступа к закрытым материалам (например, персональные данные) требуется получить разрешение от архивного управления.

Как оформить запрос в архив

Ниже – пошаговая инструкция, которая подходит как для ЦГА, так и для региональных архивов.

1. Определите нужный архив. Если вы ищете документы по конкретному населенному пункту, лучше обращаться в районный архив.
2. Соберите исходные данные. ФИО, даты рождения/смерти, место проживания, название организации, в которой работал человек.
3. Заполните форму запроса. На сайте архива есть готовый шаблон (PDF/Word). Укажите:
   • Полные ФИО и альтернативные написания;
   • Период интересующего документа;
   • Тип документа (акт, журнал, карта и т.п.);
   • Цель исследования (генеалогия, научный проект, публикация).
4. Отправьте запрос. По электронной почте (указан адрес выше) или через форму на портале. При необходимости приложите копию паспорта.
5. Ожидайте ответа. Срок рассмотрения обычно 10‑15 рабочих дней. При положительном решении вам сообщат о возможности просмотра, копирования или получения цифровой версии.
6. Оплатите услуги. Стоимость копий и доставки указана в тарифах архива (обычно от 30 руб. за страницу скана).
7. Получите материал. Вы можете лично посетить архив, получить электронный файл или заказать доставку по почте.

Совет: При работе с несколькими архивами одновременно рекомендуется вести отдельный журнал запросов, чтобы не потерять сроки и контактные данные.

Полезные ссылки и контакты

• Официальный портал ЦГА РМ – поиск, регистрация, онлайн‑заказы.
• Портал органов государственной власти Республики Мордовия – общая информация о архивных учреждениях.
• Телефон справочной службы ЦГА: (8342) -7‑22‑04
• Э‑почта отдела управления архивами: archiv@culture.rme-mordovia.ru

Перспективы развития архивной системы Мордовии

В ближайшие годы планируется:

• Завершить оцифровку более 80 % фондов ЦГА;
• Внедрить систему искусственного интеллекта для автоматического распознавания рукописных текстов;
• Создать единую национальную электронную библиотеку, где будут объединены материалы всех региональных архивов;
• Разработать мобильное приложение для быстрого доступа к метаданным архивов.

Эти инициативы направлены на повышение доступности исторических данных, поддержку научных исследований и сохранение культурного наследия Мордовии для будущих поколений.