Автоматизированная информационная система (АИС) архива Костромской области – это комплекс программных и аппаратных решений, предназначенных для
управления, хранения, поиска и предоставления доступа к архивным документам региона. Система объединяет
традиционные архивные процессы с современными ИТ‑технологиями, повышая эффективность работы архивных
служб и удобство доступа для исследователей, государственных органов и граждан.

Цели и задачи АИС

• Цифровизация архивных фондов. Перевод бумажных документов в электронный вид;
• Упрощение поиска. Интегрированный поиск по метаданным, полному тексту и географическим признакам.
• Контроль доступа. Управление правами пользователей в соответствии с законодательством РФ.
• Оптимизация управления фондом. Автоматизация процессов поступления, инвентаризации и описания документов.
• Обеспечение сохранности. Дублирование данных, резервное копирование и защита от несанкционированных изменений.

Структура системы

Технический уровень

1. Серверный блок. Высокопроизводительные серверы с RAID‑массивами, обеспечивающие надёжное хранение больших объёмов данных.
2. База данных. Реляционная СУБД (PostgreSQL/Oracle) для хранения метаданных и индексов.
3. Хранилище файлов. Система управления объектами (Object Storage) для электронных копий документов.
4. Система резервного копирования. Регулярные инкрементные и полные бэкапы, хранение копий в удалённом дата‑центре.

Прикладной уровень

• Модуль описания фондов. Поддержка стандартов ISAD(G) и ISAAR(CPF).
• Модуль цифровой обработки. Интеграция с OCR‑движками, распознавание рукописного текста, метаданные EXIF для фото‑ и видеоматериалов.
• Поисковый модуль. Фильтрация по датам, тематикам, типам документов, географическим координатам.
• Пользовательский портал. Веб‑интерфейс с адаптивным дизайном для ПК и мобильных устройств.
• API‑интерфейсы. RESTful‑службы для интеграции с другими государственными информационными системами.

Функциональные возможности

Описание и каталогизация

Система позволяет создавать электронные карточки фондов и единиц хранения (дел, актов, фотографий). Для каждой единицы задаются:

• Уникальный идентификатор (UID).
• Метаданные: название, дата создания, автор, язык, тип документа.
• Классификационные признаки: тема, географический объект, исторический период.
• Связи с другими документами (ссылка, ссылка‑на‑источник).

Поиск и просмотр

Пользователь может выполнить:

1. Базовый поиск по ключевым словам.
2. Расширенный поиск с использованием логических операторов (AND, OR, NOT).
3. Поиск по полному тексту (только для оцифрованных документов с распознанным текстом).
4. Географический поиск по координатам (для картографических материалов).

Доступ к документам

В зависимости от уровня доступа пользователь может:

• Просматривать метаданные без авторизации (публичный каталог).
• Скачивать электронные копии (PDF, TIFF, JPEG) после входа в систему.
• Запрашивать оригиналы в архив (через форму «Запрос копии»).

Управление правами

Система использует ролевую модель доступа:

• Администратор – полный контроль над настройками и пользователями.
• Куратор – управление описанием фондов, загрузка новых материалов.
• Исследователь – доступ к публичным и ограниченным материалам.
• Гражданин – просмотр публичных записей.

Технологический стек

Доступ к системе

Для получения доступа к АИС архива Костромской области необходимо выполнить несколько шагов:

1. Перейти на официальный портал archive.kostroma.ru.
2. Нажать кнопку «Войти» и выбрать тип учетной записи (гражданин, исследователь, сотрудник).
3. Заполнить форму регистрации (ФИО, email, цель доступа) и подтвердить регистрацию по ссылке в письме.
4. После подтверждения администратор назначит соответствующую роль.

Правовые и нормативные аспекты

Работа АИС регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2021).
• Приказ Минкультуры России от № 123 «Об организации электронного архива государственных документов».
• Региональные нормативные акты Костромской области, определяющие порядок доступа к региональным архивным материалам.

Система гарантирует соблюдение требований к защите персональных данных (ФЗ‑152) и прав интеллектуальной собственности.

Преимущества внедрения АИС

• Сокращение времени поиска. Поиск по метаданным и полному тексту занимает секунды вместо часов.
• Повышение доступности. Граждане и исследователи могут работать с материалами из любой точки России.
• Уменьшение нагрузки на архивные помещения. Оцифрованные копии позволяют ограничить физический доступ к оригиналам.
• Прозрачность работы. Автоматический журнал действий (логирование) упрощает аудит.
• Поддержка международных стандартов. Совместимость с EAD, METS, Dublin Core облегчает обмен данными с другими архивами.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется расширить функциональность АИС следующими направлениями:

1. Искусственный интеллект. Автоматическое классифицирование документов и предсказание тематики.
2. Голосовой поиск. Интеграция с голосовыми ассистентами для упрощения доступа.
3. Мобильные приложения. Нативные iOS/Android‑клиенты с офлайн‑режимом.
4. Объединение региональных архивов. Создание единой федеративной сети архивов России.
5. Дополненная реальность. Виртуальные экскурсии по архивным залам и интерактивные экспозиции.

АИС архива Костромской области – это современный инструмент, который сочетает в себе
технологическую надёжность и соответствие архивным стандартам. Система не только упрощает
работу архивных сотрудников, но и открывает новые возможности для исследователей и
широкой общественности. Внедрение и дальнейшее развитие АИС способствует сохранению
регионального исторического наследия и его доступности для будущих поколений.

Дата последнего обновления статьи: 10 июля 2026 г.