Цифровизация архивного фонда, это стратегически важный процесс, обеспечивающий сохранность документов и открытый доступ к историческому наследию для широкой аудитории. Электронный архив Тюменской области является ярким примером успешной реализации государственной политики в сфере информатизации архивного дела. На проект находится в стадии активного наполнения и функционирования онлайн-сервисов.

История создания и этапы развития

Основой для создания единого информационного пространства стала разработка технической инфраструктуры:

• Строительство сетей связи: Между архивами, расположенными в г. Тюмени, были построены волоконно-оптические линии связи (ВОЛС), а внутри учреждений — структурированные кабельные системы (СКС).
• Запуск онлайн-доступа (2010 г.): Ключевым этапом стал запуск системы доступа к Электронному архиву Тюменской области в режиме on-line. В открытый доступ были выложены отсканированные описи дел 4 государственных архивов области.

Текущее состояние: АИС «Архив» и ГИС УИАД

На сегодняшний день доступ к электронному информационному ресурсу фондов осуществляется через online-интерфейс АИС «Архив» с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет. Также функционирует Государственная информационная система удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (ГИС УИАД).

Функционал системы для пользователей

Зарегистрированные пользователи получают доступ к следующим возможностям:

• Ведение электронного журнала запросов и заказов;
• Просмотр электронных копий дел (при наличии цифровых копий);
• Работа со справочно-поисковыми средствами (описания, указатели, картотеки);
• Подача заявок на предоставление государственных услуг в архивной сфере.

Важно: Для полноценной работы с системой (подача заявок, заказ копий) требуется регистрация. Заявления, направленные на электронную почту gbuto_gato@obl72.ru (без использования АИС), госархивом к рассмотрению не принимаются.

Приоритеты оцифровки: Что сканируется в первую очередь?

Перед архивами стоит амбициозная задача — перевести в электронный вид 53 миллиона единиц хранения. Учитывая объемы, работа ведется по строгому приоритету:

1. Особо ценные документы (уникальные фонды, требующие ограничения физического доступа для сохранности).
2. Наиболее востребованные документы (с высокой частотой обращений пользователей).

Лидеры по востребованности (топ-3 категории)

По словам руководителя Управления по делам архивов / ГАТО А. Нестерова, наибольший спрос у пользователей вызывают:

• Архив по личному составу Тюменской области (личные дела, служебные списки, пенсионные дела);
• Дореволюционные документы (фонды уездных управлений, духовных консисторий, купческих и купеческих обществ);
• Архивные дела с 1946 по 1980 год включительно (документация советского периода: исполкомы, предприятия, колхозы).

Генеалогические источники: Метрические книги и ревизские сказки

Отдельное внимание уделяется публикации списков электронных копий дел, содержащих метрические книги (акты гражданского состояния до 1917 г.) и ревизские сказки (переписи подушного налога XVIII–XIX вв.). Это наиболее востребованные источники для генеалогических исследований и подтверждения прав на наследование, пенсионного стажа и т.д.

Как пользоваться Электронным архивом: Пошаговая инструкция

1. Перейдите на официальный портал ГБУТО «Государственный архив Тюменской области» или напрямую в АИС «Архив» / ГИС УИАД.
2. Пройдите авторизацию (рекомендуется через ЕСИА / Госуслуги для идентификации личности).
3. Воспользуйтесь поиском по фондам, описям, делам или полнотекстовым индексам (где доступны).
4. Изучите описи (большинство из них уже в открытом доступе с 2010 г.).
5. Закажите дело на просмотр в читальне или закажите электронную копию (если дело уже оцифровано и нет ограничений по закону).

Контакты и реквизиты ГБУТО «ГАТО»

Для консультаций по работе с электронными ресурсами, сложным поисковым запросам или получению справок:

• Наименование: Государственное бюджетное учреждение Тюменской области «Государственный архив Тюменской области» (ГБУТО ГАТО)
• Адрес: 625035, Тюменская область, г. Тюмень, ул. Республики, 100 (основной корпус)
• Электронная почта (для официальных запросов через АИС): gbuto_gato@obl72.ru
• Сайт: Официальный сайт АО «Электронный паспорт ГАТО» / Портал ГИС УИАД.

Перспективы развития

Развитие Электронного архива Тюменской области идет в трех ключевых направлениях:

• Распознавание текстов (OCR/HTR): Внедрение технологий интеллектуального распознавания рукописных и печатных текстов (в т.ч. дореволюционного шрифта) для полнотекстового поиска.
• Интеграция с федеральными платформами: Расширение взаимодействия с Национальным архивным агентством, Минюстом и Агентством электронного управления (АЭУ) для обеспечения бесшовного межведомственного обмена данными (например, через Информационную систему онлайновой записи).

Электронный архив Тюменской области — это не просто база данных сканов, а полноценная экосистема для удаленной работы с документами. Благодаря раннему старту (2010 г.) и системному подходу к инфраструктуре, пользователи уже сегодня имеют доступ к описям четырех госархивов и растущему массиву оцифрованных дел. Главные вызовы будущего — масштабирование оцифровки уникальных фондов личного состава и дореволюционного периода, а также внедрение ИИ для поиска по рукописным текстам.