Дата актуализации:  08:14:56

Делопроизводство в центральном архиве – это система организационно‑правовых, технологических и методических мероприятий, направленных на создание, учет, хранение, использование и передачу архивных документов․ Данная инструкция определяет порядок выполнения всех этапов делопроизводства, а также фиксирует требования к оформлению номенклатуры дел, описей, передаче документов в государственный архив и их дальнейшему хранению․

Правовая база

В работе центрального архива учитываются следующие нормативные акты:

1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации (п․ 4․2․ Правил)․
2. Методические рекомендации по применению указанных правил (утверждены приказом Минюста РФ, а также аналогичные документы Министерства юстиции Республики Беларусь)․
3. Санитарно‑технический регламент СТБ 6․38‑2016 (вступил в силу ) – определяет требования к оформлению и хранению документов;
4. Новая редакция Инструкции по делопроизводству в государственных органах (вступила в силу )․
5. Приказы и методические рекомендации органов регионального уровня (например, Приказ Минрегиона России от  № 497)․

Основные принципы делопроизводства в центральном архиве

• Законность․ Все действия осуществляются в соответствии с действующим законодательством РФ и международными стандартами․
• Полнота и достоверность․ Документы фиксируются полностью, без искажений․
• Системность․ Оформление и учёт ведутся по единой номенклатуре и классификатору․
• Своевременность․ Передача дел в архив и их учет происходят в установленные сроки․
• Конфиденциальность и безопасность․ Охрана документов от несанкционированного доступа и физических угроз․

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел – это перечень дел, подлежащих передаче в архив, с указанием их классификационных признаков․ Требования к её составлению фиксируются в настоящей инструкции․

Порядок разработки

1. Определить виды документов, срок хранения которых не превышает 10 лет (п․ 4․2․ Правил)․
2. Сформировать перечень дел, включающих в себя:
   • Наименование дел;
   • Код классификатора;
   • Сроки хранения (периодический, постоянный);
   • Ответственное лицо за формирование дел;
   • Указание на возможность использования номенклатуры в качестве передающего документа․
3. Утвердить номенклатуру на уровне руководства архива․
4. Опубликовать её в положении об архиве и в инструкции по делопроизводству организации․

Пример строки номенклатуры

Код: 01․02․03
Наименование: Дела по организации и проведению научно‑технической обработки переписной документации
Срок хранения: 5 лет
Ответственный: начальник отдела архивного дела

Оформление и учёт дел

Для каждого делопроизводственного акта (поступление, перемещение, передача) оформляются соответствующие регистрационные формы․

Регистрационные журналы

• Журнал входящих документов․
• Журнал исходящих документов․
• Журнал передачи дел в архив (формы, утверждённые приказом Минюста РФ)․

Описание дел (описи)

Описи дел составляются в соответствии с методическими рекомендациями Министерства юстиции Республики Беларусь и включают:

1. Общие сведения (наименование, код, срок хранения)․
2. Содержание (перечень входящих и исходящих документов, их количество, даты)․
3. Оценка ценности (историческая, правовая, информационная)․
4. Указание на наличие ограничений по доступу․

Передача документов в архив

Передача дел в центральный архив осуществляется в три этапа:

1. Подготовка дел к передаче․ Формирование комплектов согласно номенклатуре, проверка полноты и соответствия требованиям․
2. Оформление передающего документа․ В качестве документа может выступать номенклатура дел (п․ 4․2․ Правил)․ Прилагаются описи и акты приёма‑передачи․
3. Регистрация в архиве․ В архивный журнал вносятся сведения о полученных делах, присваивается архивный номер, осуществляется первичная экспертиза ценности․

Хранение и охрана архивных документов

Хранение дел в центральном архиве регулируется следующими требованиями:

• Температурный режим 18 ± 2 °C, относительная влажность 45 ± 5 %․
• Защита от пыли, света, механических повреждений․
• Контроль доступа: только уполномоченные лица (по пропускам)․
• Регулярные проверки состояния документов (не реже одного раза в полгода)․
• Обеспечение пожарной и охранной безопасности (системы сигнализации, видеонаблюдения)․

Оформление описей дел (описы)

Описи дел являются ключевым элементом обеспечения доступа к архивным материалам․ При их составлении необходимо учитывать:

1. Структурный порядок (по дате, по тематике, по типу документов)․
2. Указание на оригиналы и копии, их физическое состояние․
3. Присвоение уникального идентификационного кода (УИК)․
4. Согласование описей с экспертной комиссией по оценке ценности․

Ответственность и контроль

За соблюдение настоящей инструкции отвечают:

Нарушения инструкций влекут за собой дисциплинарную, административную и, при необходимости, уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ․

Порядок обновления инструкции

Инструкция подлежит пересмотру при:

• Изменении законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства․
• Внедрении новых технологических решений (электронный архив, автоматизированные системы учёта)․
• Изменении структуры организации или её функций․

Процедура обновления:

1. Инициатива – предложение от отдела делопроизводства или руководства․
2. Экспертная оценка – юридический отдел и экспертная комиссия проверяют соответствие нововведениям․
3. Утверждение – приказом руководителя архива․
4. Информирование персонала – рассылка, обучение, размещение в официальных источниках․

Приложения

Приложение 1․ Образец номенклатуры дел

Приложение 2․ Формы журналов

• Журнал входящих документов (шапка: дата, номер, отправитель, тема, ответственный)․
• Журнал передачи дел в архив (шапка: дата, номер акта, номенклатура, количество, подписи)․

Приложение 3․ Образец акта приёма‑передачи

Акт приёма‑передачи дел в архив
Номер акта: __________
Передающая сторона: ______________________
Получающая сторона: ______________________
Перечень передаваемых дел (по номенклатуре):
________________________
________________________
․․․
Подписи:
____________________ (передающая сторона)
____________________ (принимающая сторона)