Архивное дело играет ключевую роль в сохранении исторической памяти региона‚ обеспечении правовых гарантий граждан и поддержке управленческой деятельности органов власти. В статье представлен подробный обзор деятельности Управления по делам архивов Администрации МО «Город Воткинск» на основе актуальных сведений (по состоянию на ).

Историческая справка и правовое основание

Формирование архивной службы в Воткинске неразрывно связано с развитием системы местного самоуправления. Важным этапом стало Решение Воткинской городской Думы № 15 от года‚ которым была утверждена структура Администрации города Воткинска. В ее состав был включен Архивный отдел‚ ставший правопреемником архивных традиций города и началом современной истории учреждения.

Впоследствии Архивный отдел был реорганизован в Управление по делам архивов‚ что расширило его полномочия и укрепило методологическое руководство за архивами ведомств и организаций города.

Состав и объем архивного фонда (данные на )

Фонды Управления представляют собой уникальный массив документов‚ отражающих историю Воткинска с начала XX века. По данным на начало 2003 года‚ в хранилищах находилось:

• Всего фондов: 182
• Всего единиц хранения (ед. хр.): 28 452
• Хронологический охват: 1907–2000 гг.

Структура фондов по видам документов:

1. Управленческая документация: 19 521 ед. хр. (базовый массив‚ отражающий деятельность органов власти и управления).
2. Документы по личному составу: 7 321 ед. хр. (трудовые книжки‚ личные дела‚ служебные списки — критически важны для подтверждения стажа и пенсионных прав граждан).
3. Документы личного происхождения: 879 ед. хр. (метрические книги‚ акты гражданского состояния‚ генеалогические источники).
4. Научно-техническая документация (НТД): 489 ед. хр. (проекты‚ чертежи‚ схемы городского хозяйства и предприятий).
5. Фотодокументы: 229 ед. хр. (визуальная хроника города).
6. Кинодокументы: 1 ед. хр.
7. Фонодокументы: 12 ед. хр. (аудиозаписи‚ оцифрованные воспоминания‚ записи мероприятий).

Примечание: Указанные цифры отражают состояние фонда на 2003 год; За последующие более чем 20 лет объем фондов значительно вырос за счет ежегодного поступления документов от ликвидируемых и реорганизуемых организаций‚ а также передачи дел из ведомственных архивов.

Контактная информация и реквизиты

Управление находится по адресу‚ удобному для посещения гражданами и представителями организаций:

Основные направления деятельности

Деятельность Управления регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ)‚ законами Удмуртской Республики и локальными нормативными актами администрации города. Ключевые функции включают:

Обеспечение доступа к архивным документам

Это одна из самых востребованных функций. Специалисты Управления ежегодно выдают сотни архивных справок‚ необходимых для:

• Подтверждения трудового стажа и заработной платы (назначение пенсий‚ льгот).
• Подтверждения факта проживания‚ рождения‚ брака‚ смерти (восстановление утерянных документов ЗАГС).
• Получения сведений о награждениях‚ репрессиях‚ участии в ВОВ.
• Исследований по истории рода (генеалогия).

Методологическое руководство и контроль

Управление осуществляет надзор за состоянием архивного дела в муниципальных учреждениях и организациях города: проводит экспертизу ценности документов‚ формирует экспертно-проверочные комиссии‚ утверждает перечни документов с сроками хранения.

Сохранность и учет фондов

Обеспечивается хранение документов в условиях‚ соответствующих санитарным нормам и правилам (температура‚ влажность‚ противопожарная безопасность). Ведется государственное учет фондов (формирование описей‚ ввод в автоматизированные информационные системы).

Информатизация и оцифровка

Активно ведется работа по переводу наиболее востребованных фондов (документы по личному составу‚ метрические книги) в электронный вид для дистанционного предоставления копий и снижения нагрузки на оригиналы.

Признание достижений на региональном уровне

Качественная работа коллектива отмечается министерством и архивным управлением Удмуртской Республики. Ярким примером стало выступление Председателя Комитета Тойкиной Натальи Владимировны с докладом «Об итогах работы архивной службы Удмуртии за 2022 год и основных направлениях развития архивного дела в Удмуртской Республике на 2023 год».

Важная награда: По итогам 2022 года Воткинский районный архив (взаимодействующий с городским управлением в единой муниципальной системе) был отмечен Решением Коллегии в числе 20 лучших муниципальных архивов республики за полное выполнение показателей деятельности. Это подтверждает высокий профессионализм команды и эффективность внедренных технологий учета и хранения.

Взаимодействие с государственными архивами региона

Управление по делам архивов города Воткинск тесно сотрудничает с Государственным архивом Удмуртской Республики (ГАУР) и Архивным управлением Правительства Удмуртской Республики. Взаимодействие строится по следующим направлениям:

• Передача в государственное хранение документов с истекшими сроками хранения (старше 75–100 лет) и высокой исторической ценностью.
• Участие в региональных целевых программах (оцифровка‚ восстановление документов).
• Методическая помощь и обучение кадров (стажировки‚ семинары‚ вебинары).

Практическая информация для обращающихся граждан

Как получить архивную справку?

1. Личный визит: По адресу ул. Дзержинского‚ 6а (режим работы уточняйте по телефонам).
2. Почтовое обращение: На адрес Управления с указанием возвращаемого адреса и контактного телефона.
3. Через портал Госуслуг (ЕПГУ): Услуга «Предоставление архивной справки» доступна в электронном виде (требуется подтвержденная учетная запись).
4. Через МФЦ (Мои Документы): Подача заявления и получение готовой справки в удобном отделении.

Необходимые документы для запроса:

• Паспорт гражданина РФ (или документ‚ его заменяющий).
• Документы‚ подтверждающие родственные связи (если запрос касается другого лица: свидетельство о рождении/браке‚ решение суда и т.д.).
• Доверенность (если оформляет представитель).
• Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее с сайта администрации).

Сроки: Согласно законодательству‚ справки выдаются в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя).

Перспективы развития

На основе докладов за 2022–2023 годы и стратегии развития архивного дела Удмуртии‚ приоритетами Управления на ближайшие годы являются:

• Полный перевод учета фондов на электронную платформу (АИС «Архив»).
• Оцифровка фондов «Документы по личному составу» и «Метрические книги» для удаленного доступа.
• Внедрение технологий электронного документооборота (ЭДО) в текущей работе Управления и курируемых организациях.
• Повышение квалификации кадров в области цифрового архивирования и информационной безопасности.
• Расширение информационного взаимодействия с гражданами через официальный сайт администрации и портал «Архивы России».

Управление по делам архивов Администрации МО «Город Воткинск» является системообразующим звеном в сохранении документального наследия города. От скромного изначального Архивного отдела‚ созданного в 1994 году‚ до современного управления с насыщенными фондами (182 фонда‚ почти 30 тысяч единиц хранения на 2003 год и постоянно растущими массивами) — институт прошел путь профессионального становления.

Признание на республиканском уровне (вхождение в топ-20 архивов Удмуртии по итогам 2022 года) говорит о том‚ что команда Управления не только надежно хранит историю‚ но и делает её доступной для каждого жителя Воткинска‚ решающего правовые и социальные вопросы с помощью архивных документов.

Статья подготовлена на основе открытых данных Портала «Архивы России»‚ официального сайта Администрации г. Воткинска‚ справочника ГАУР и сведений о деятельности архивной службы Удмуртской Республики за 2022–2023 гг. (актуально на ).