Назначение документа: Должностная инструкция (далее – ИНСТРУКЦИЯ) определяет правовой статус, основные задачи, права, ответственность и требования к квалификации хранителя фондов архива. ИНСТРУКЦИЯ разработана в соответствии с Приказом Росархива от 13 февраля 2001 № 12, а также с современными нормативными актами в сфере архивного дела.

Общие положения

• Наименование должности: Хранитель фондов архива.
• Подразделение: Архивохранилище (структурное подразделение, отвечающее за физическое хранение архивных фондов).
• Непосредственный руководитель: Главный хранитель фондов архива.
• Основание назначения: Приказ руководителя организации.
• Трудовая функция: Обеспечение сохранности, учёта и надлежащего физического состояния архивных документов, а также соблюдение требований пожарной безопасности и режима охраны.

Цели и задачи должности

Хранитель фондов архива отвечает за:

1. Поддержание архивных фондов в надлежащем физическом состоянии.
2. Контроль за соблюдением нормативных условий и режимов хранения документов.
3. Ведение учёта движения фондов в архивохранилище.
4. Обеспечение выполнения требований пожарной безопасности и охраны.
5. Участие в специальной обработке и консервации документов.

Функциональные обязанности

Учёт и контроль движения фондов

• Вести журнал учёта поступления и выдачи архивных документов.
• Обеспечивать своевременное отражение всех операций в автоматизированных системах (ЕАИС, СЭД).
• Проводить периодическую сверку учётных данных с реальными фондами.

Обеспечение сохранности документов

• Контролировать соблюдение температурного и влажностного режимов в помещениях архивохранилища.
• Осуществлять осмотр фондов на предмет повреждений, плесени, вредителей.
• Проводить профилактические мероприятия (вентиляция, осушение, обработка антисептиками).
• Организовывать и контролировать процесс специальной обработки (консервация, реставрация) при необходимости.

Пожарная безопасность и охрана

• Следить за исправностью систем пожарной сигнализации, автоматических систем тушения и средств пожаротушения.
• Проводить инструктаж персонала по действиям в случае пожара.
• Обеспечивать соблюдение режима доступа к архивохранилищу (контроль пропусков, видеонаблюдение).

Документационное обеспечение

• Подготавливать и оформлять акт приёма‑передачи фондов.
• Составлять отчёты о состоянии фондов (ежемесячные, квартальные, годовые).
• Вести документацию по проведённым консервационным мероприятиям.

Взаимодействие с другими подразделениями

• Сотрудничать с отделом цифровизации при подготовке документов к оцифровке.
• Согласовывать работы по перемещению фондов с отделом логистики.
• Консультировать сотрудников и пользователей архива по вопросам условий хранения.

Права

Хранитель фондов архива имеет право:

• Запрашивать и получать от подразделений организации необходимые документы и сведения для выполнения своих обязанностей.
• Вносить предложения по улучшению условий хранения и учёта фондов.
• Требовать от руководства обеспечения необходимыми ресурсами (оборудование, материалы, средства защиты).
• Участвовать в совещаниях и рабочих группах, связанных с архивным делом.
• Отказаться от выполнения действий, противоречащих нормативным требованиям и правилам охраны труда;

Ответственность

Хранитель фондов несёт ответственность за:

• Нарушение установленного режима хранения и, как следствие, порчу архивных документов.
• Несоблюдение правил пожарной безопасности и охраны, что может привести к ущербу имуществу и информации.
• Недостоверность учётных записей и несвоевременное отражение операций в учётных системах.
• Невыполнение предписаний главного хранителя фондов и руководства организации.
• Нарушение трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка.

Требования к квалификации

• Образование: высшее профессиональное образование в области архивоведения, библиотековедения, истории, консервации или смежных дисциплин.
• Опыт работы: не менее 2 лет в сфере архивного дела, предпочтительно в работе с фондовыми материалами.
• Профессиональные навыки:
  • Знание нормативных правовых актов в сфере архивного хранения (ФЗ «Об архивном деле», Положение об архивохранилище и др.).
  • Умение работать с автоматизированными системами учёта (ЕАИС, СЭД).
  • Базовые знания консервации и специальной обработки документов.
  • Навыки работы с измерительным оборудованием (термометры, гигрометры, датчики ДКТ).
  • Знание правил пожарной безопасности и охраны.
• Личностные качества: ответственность, внимательность к деталям, способность к работе в режиме многозадачности, коммуникабельность.

Порядок взаимодействия

Хранитель фондов взаимодействует с:

1. Главным хранителем фондов – по вопросам контроля и согласования мероприятий.
2. Заведующим архивохранилищем – по вопросам организации работы хранилища.
3. Отделом цифровизации – при подготовке документов к сканированию.
4. Отделом охраны и пожарной безопасности – по вопросам обеспечения режима охраны и пожарной безопасности;
5. Пользователями архивных фондов – для предоставления информации о состоянии и условиях доступа к документам.

Формы и образцы документов

В рамках исполнения обязанностей хранитель фондов использует следующие формы:

• Журнал учёта движения фондов.
• Акт приёма‑передачи архивных документов.
• Отчёт о состоянии фондов (ежемесячный/квартальный).
• Протоколы проверки пожарной безопасности и охраны.
• Заявки на проведение консервационных работ.

Показатели эффективности (KPI)

Для оценки работы хранителя фондов применяются следующие ключевые показатели:

1. Точность учёта (доля ошибок в журнале движения фондов) – не более 0,5 %.
2. Соблюдение температурно‑влажностного режима – 95 % времени в установленных границах.
3. Отсутствие инцидентов, связанных с пожарной безопасностью – 0 за отчётный период.
4. Своевременность подготовки отчётов – 100 % в установленные сроки.
5. Количество проведённых профилактических осмотров – не менее 12 раз в год.

Заключительные положения

Данная инструкция вступает в силу с момента её утверждения руководителем организации и подлежит пересмотру в случае изменения нормативных актов, организационной структуры или технологических процессов архивного дела.

Контроль за исполнением ИНСТРУКЦИИ осуществляет главный хранитель фондов архива.

При необходимости внесения изменений в инструкцию подготовка и согласование соответствующего проекта осуществляется в порядке, установленном внутренними регламентами организации.

Дата актуализации: 11 июля 2026 г.