Единица хранения – это базовый элемент систематизации архивных документов внутри архивного фонда. Она представляет собой самостоятельный объект учёта, который может включать один документ, несколько документов, переплетённую книгу, папку, микрофильм, электронный файл или любой другой носитель, на котором находятся архивные материалы.
Правовое регулирование
Основные нормативные акты, определяющие понятие и порядок формирования единицы хранения:
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (ФАР, Приказ Росархива № 77 от ).
- Приказ Минкультуры РФ № 19 от (ред. от ) – «Единицы учёта архивных документов».
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства по применению вышеуказанных правил.
В соответствии с пунктом 45 указанных правил единицей систематизации архивных документов в пределах архивного фонда является единица хранения.
Классификация единиц хранения
В зависимости от формы и содержания, единицы хранения делятся на несколько групп:
- Документные единицы – отдельный лист, листы в папке, отдельный акт.
- Папочные единицы – папка, переплетённая книга, дело (сочетание нескольких документов, объединённых по теме).
- Коллективные единицы – архивные коллекции, объединяющие документы разных форматов (например, фотоматериалы + листы).
- Электронные единицы – файлы, базы данных, электронные архивные системы.
- Специальные группы – документы по личному составу, научно‑технические документы, рукописи, медицинские карты, акты проверок и др., которые систематизируются обособленно.
Составные элементы единицы хранения
Каждая единица хранения состоит из набора обязательных и необязательных реквизитов, фиксируемых в учётных документах (описи, реестре, карточке учёта).
| Элемент | Описание | Обязательность |
|---|---|---|
| Номер фонда | Уникальный идентификатор архивного фонда, к которому относится единица. | Обязательно |
| Номер описи (дела) | Код, связывающий единицу с конкретной описью (опись дел, опись документов). | Обязательно |
| Архивный шифр | Составная часть архивного номера, отражающая классификацию по теме, времени, формату. | Обязательно |
| Дата начала периода, охватываемого единицей (для объединённого фонда – дата создания самого раннего документа). | Обязательно | |
| Дата ликвидации (самый поздний документ) | Дата окончания периода (для объединённого фонда – дата ликвидации самого позднего документа). | Обязательно |
| Тип носителя | Бумажный, микрофильм, электронный, аудио‑видео и др. | Обязательно |
| Количественные показатели | Количество листов, карт, файлов, копий фонда пользования, страховых копий. | Обязательно |
| Содержание (краткое описание) | Краткое резюме содержания документа или группы документов. | Обязательно |
| Статус хранения | Постоянный, временный (свыше 10 лет), короткосрочный, в пользовании. | Обязательно |
| Примечания | Дополнительные сведения (условия доступа, ограничения, наличие копий). | Необязательно |
Процедура формирования единицы хранения
- Идентификация документов – определение, какие материалы образуют самостоятельный блок (по теме, дате, формату).
- Назначение архивного шифра – формирование кода согласно классификатору (например, Ф-1/2023/001).
- Формирование описи – внесение сведений о единице в опись дел (номер, количество листов, сроки хранения).
- Регистрация в учётной базе – ввод всех реквизитов в автоматизированную систему централизованного государственного учёта (включая показатели «единицы хранения», «страховые копии», «копии фонда пользования»).
- Физическое размещение – помещение единицы в соответствующий архивный ящик, полку, сервер или микрофильм.
- Контроль и актуализация – периодическая проверка состояния, обновление сведений о перемещении, изъятии или уничтожении.
Учёт и отчётность
В учётных документах фиксируются следующие показатели:
- Общее количество единиц хранения в фонде (по состоянию на определённую дату).
- Разбивка по типу носителя и сроку хранения.
- Количество единиц, имеющих страховые копии и копии фонда пользования.
- Показатели, необходимые для формирования обобщённых показателей централизованного государственного учёта (см. пункт 2.3 Регламента ФАР).
Примеры единиц хранения
6.1 Папка «Дела кадрового отдела за 1990‑1995 гг.»
- Тип носителя: бумага.
- Шифр: Ф‑12/1990‑1995/КД.
- Содержит: личные карточки, приказы, табели учёта рабочего времени.
- Срок хранения: постоянный;
- Количественные показатели: 45 дел, 1 200 листов, 2 страховые копии.
6.2 Электронный файл «Отчёт о проверке 2022‑2023.pdf»
- Тип носителя: электронный (PDF).
- Шифр: Э‑03/2023/ПР.
- Содержит: результаты проверки, приложения, подписи.
- Срок хранения: постоянный.
- Учетные реквизиты: хранится в системе ЭДО, имеет резервную копию.
Выбытие и уничтожение единиц хранения
Процедура отражения выбытия единицы хранения в учётных документах включает:
- Составление акта выбытия (указывается причина: передача, уничтожение, возврат).
- Обновление описи – в графе «количество единиц хранения» указывается уменьшение.
- Внесение изменения в автоматизированную учётную базу (обновление статуса «выбыло»).
- Сохранение копий (страховых/фонда пользования) в соответствии с нормативными требованиями.
Масштабы архивного фонда России
По данным Федерального архивного агентства, объём Архивного фонда Российской Федерации превышает 600 млн единиц хранения на различных носителях, что эквивалентно более 8,5 тысячам километров архивных полок. В отдельных регионах (например, в Казахстане) ежегодно добавляется около 400 тыс. единиц хранения.
Единица хранения – фундаментальный элемент архивного учёта, определяющий как физическую, так и электронную структуру архивного фонда. Правильное формирование, документирование и систематизация единиц хранения обеспечивает:
- Точность и полноту учёта архивных материалов;
- Удобство поиска и доступа к документам;
- Соблюдение нормативных требований по срокам хранения и защите информации;
- Эффективность управления архивным фондом в условиях цифровизации.
Следуя установленным правилам и методическим рекомендациям, архивисты способны поддерживать высокие стандарты сохранности и доступности исторических и управленческих документов.