Эффективная организация труда в архивных учреждениях немыслима без обоснованных норм времени․ Они служат основой для планирования загрузки сотрудников, расчета штатного расписания, определения стоимости платных архивных услуг и оценки производительности труда․ В данной статье подробно рассматривается текущая нормативная база, структура нормативов и особенности их применения в архивной практике Российской Федерации․

Правовая основа и ключевые нормативные акты

Формирование системы нормирования труда в архивах регулируется Трудовым кодексом РФ (ст․ 159, 160) и специальными нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства (Росархива)․ Ключевым документом на текущий момент является:

• Приказ Росархива от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами»․

Данный приказ вступил в силу с 1 сентября 2022 года и заменил собой ранее действовавшие нормативы (в частности, Приказ Росархива от ), приведя их в соответствие с современными реалиями, включая переход на 40-часовую рабочую неделю (в соответствии с Законом РФ от 25․09․92 № 3543-1) и широкое внедрение информационных технологий․

Исторический контекст и развитие нормативов

Разработка нормативных сборников велась поэтапно:

1. 1994 год: Постановление Минтруда РФ № 72 утвердило «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по описанию архивных документов и научно-справочному аппарату к документам архива»․ Разработку проводил Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Роскомархива под методическим руководством Центрального бюро нормативов по труду․
2. 2007 год: Утверждены нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (Приказ Росархива от )․ Включали нормы на работы с применением ЭВМ и программного комплекса «Архивный фонд»․
3. 2022 год (текущая редакция): Приказ № 111 систематизировал и актуализировал все предыдущие наработки с учетом перехода на электронное документооборот и новые формы использования документов․

Структура типовых норм времени (Приказ № 111)

Нормативный сборник, утвержденный Приказом № 111, имеет структурированную организацию и охватывает все основные направления архивной деятельности․ Нормы времени устанавливаются в минутах на единицу измерения работы (на 1 дело, 1 лист, 1 единицу хранения и т․д․)․

Основные разделы нормативов:

Прием и учет документов

• Прием документов от образующих организаций (инвентаризация, осмотр, составление актов)․
• Государственная регистрация фондов (присвоение индексов, ведение учетных журналов)․

Научно-обработка фондов (Описание и НСА)

Это самый трудоемкий блок работ․ Нормы дифференцированы по сложности документов:

• Раскладка дел по годам и организациям․
• Описание дел: установлены нормы на описание дел разной сложности (простые, средней сложности, сложные) с учетом объема дела (число листов)․
• Составление научно-справочного аппарата (НСА): указателей именных, географических, предметных, хронологических, обзоров по фонам, путеводителей․
• Экспертиза документов на предмет секретности и ценности․

Хранение и обеспечение сохранности

• Раскладка дел по местам хранения (стационарные стеллажи, компактные стеллажи)․
• Санитарная чистка дел и листов (механическая, ручная)․
• Ремонт и восстановление документов (различные виды ремонта: склеивание, дублирование, переплет)․
• Пакетирование и консервирование․
• Климатические и газовые обработки фондов․

Информационно-технологические работы (с применением ПЭВМ и АИС)

В современной редакции выделен отдельный блок норм на работы, выполняемые с использованием автоматизированных информационных систем (АИС), в т․ч․ программного комплекса «Архивный фонд» (или аналогичных систем учета):

• Ввод данных в электронные описи и базы данных (запись реквизитов дела, аннотаций)․
• Сканирование и оцифровка документов (подготовка к сканированию, сканирование, постобработка изображений, привязка к метаданным)․
• Верификация и контроль качества электронных копий․
• Формирование электронных архивных копий и передача в хранилища (например, в ФГИС «Электронный архив»)․

Использование документов и предоставление услуг

• Поиск и выдача документов в читальный зал (внутреннее использование)․
• Выдача копий документов (ксерокопирование, печать из ЭК, заверение копий)․
• Написание справок, выписок, ответов на архивные запросы (письменные, устные, электронные)․
• Подготовка публикаций документов и справочников по документам архива (комплексные нормы)․
• Оказание платных архивных услуг (поиск сведений для граждан, оформление архивных справок)․

Комплексные нормы времени

Для определенных этапов работ, представляющих собой цикл последовательных операций, установлены комплексные нормы времени (например, на подготовку публикаций документов, создание путеводителей по фонам)․ Они позволяют планировать трудозатраты на целый проект, а не на отдельные операции;

Особенности применения норм времени

Типовый характер и корректировка

Утвержденные нормы являются типовыми․ Согласно трудовому законодательству и методическим рекомендациям, архивы имеют право (и в некоторых случаях обязаны) устанавливать местные нормы времени с учетом конкретных условий труда:

• Степени ухудшенности/сортированности поступивших документов․
• Особенностей комплектации персонала (квалификация)․
• Технического оснащения рабочих мест (наличие сканеров, ПО, компактных стеллажей)․
• Специфики фондов (документы дореволюционного периода, техническая документация, фото/аудио/видеодокументы, электронные документы)․

Нормы выработки

Параллельно с нормами времени (трудозатраты в минутах на единицу) устанавливаются нормы выработки (объем работы в единицах за смену/час)․ Они обратны нормам времени и используются для:

• Планирования объемов работы на квартал/год․
• Оценки загрузки сотрудников (плановой загрузки в %)․
• Расчета сдельной оплаты труда (если применяется сдельная система)․

Учет времени на отдых и нужды (ВОН)

Нормы времени устанавливаются на операционное время (чистое рабочее время)․ При расчете штатной численности или плановых заданий необходимо учитывать время на отдых и личные нужды (обычно 4–7% от операционного времени в зависимости от условий микроклимата и тяжести труда), а также время на подготовку/завершение рабочего места, получение заданий и т․д․ (обслуживающее время)․

Значение норм для архивной практики

Кадровое планирование и штатное расписание

Основой для расчета потребности в архивистах, научных сотрудниках, реставраторах, операторах АИС является годовой план работ, переведенный в трудозатраты (человеко-часы) с применением норм времени․ Это позволяет обоснованно защищать штатные единицы перед учредителями и министерствами финансов․

Оценка эффективности и КПИ

Нормы позволяют внедрять систему ключевых показателей эффективности (KPI) для архивистов: плановое задание в единицах хранения (делах, листах) на месяц/квартал с последующим сравнением факт/план․

Формирование цены платных услуг

Государственные и муниципальные архивы оказывают платные услуги (поиск сведений, выдача копий, заверение); Себестоимость услуги рассчитывается на основе затрат рабочего времени (по нормам времени) с начислением страховых взносов и накладных расходов․ Без утвержденных норм невозможно правомерно установить тарифы на платные услуги․

Статистическая отчетность

Данные о выполненных работах (объемы описанных дел, оцифрованных листов, выданных справок) формируются в отчетах Росархива (формы федерального статистического наблюдения) именно в натуральных единицах, заложенных в базе норм времени․

Перспективы развития нормирования

Современный этап развития архивного дела диктует новые вызовы для системы нормирования:

• Электронные документы и АЭД: Актуализация норм на прием, описание, хранение и использование наборов электронных документов, верификацию электронных подписей, миграцию форматов․
• Искусственный интеллект и машинное обучение: Внедрение ИИ для автоматического распознавания текста (OCR/HTR), классификации документов, извлечения метаданных требует пересмотра норм на ввод данных (с ручного на ввод-верификацию)․
• Удаленная работа: Корректировка норм обслуживающего времени и режимов труда для сотрудников, работающих с электронными копиями дистанционно․
• Интеграция с ФГИС «Электронный архив»: Учет трудозатрат на передачу архивных копий и метаданных в федеральную систему․

Система норм времени работ, выполняемых в архивах, закрепленная Приказом Росархива от № 111, является фундаментальным инструментом управления архивным учреждением․ Она обеспечивает единство подходов к планированию, финансированию и оценке качества архивных процессов во всей системе государственных и муниципальных архивов РФ․

Ключевым условием эффективного использования норм является их грамотная адаптация к локальным условиям конкретного архива (введение местных норм), регулярный мониторинг выполнения плановых заданий и своевременное реагирование на изменения технологий обработки документов․ Только в таком случае нормирование перестает быть формальной бюрократической процедурой и становится реальным рычагом повышения производительности труда и качества сохранения документального наследия․

Справочная информация: Основные документы: Приказ Росархива от № 111; Постановление Минтруда РФ от № 72; ТК РФ (гл․ 21)․ Текст Приказа № 111 с приложением (перечень норм) доступен на официальном сайте Росархива и в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант)․