Экспертно‑проверочная комиссия (ЭПК) – это коллегиальный орган, создаваемый при государственных архивах Российской Федерации для осуществления экспертизы ценности документов, отбора материалов на включение в Архивный фонд РФ и определения особо ценных (в т.ч. уникальных) документов. Ниже представлен подробный обзор состава, порядка формирования и основных функций ЭПК государственного архива.

Нормативная база

Деятельность ЭПК регламентируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Положение об экспертно‑проверочной комиссии федерального государственного архива (утверждено Приказом Росархива);
• Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ;
• Перечни типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения.

Эти документы определяют цели и задачи, а также порядок формирования состава комиссии.

Цели и задачи ЭПК

Основные задачи комиссии:

1. Экспертиза ценности документов, поступающих на постоянное или длительное хранение;
2. Отбор и включение конкретных дел в состав Архивного фонда РФ;
3. Определение особо ценных и уникальных документов;
4. Согласование годовых разделов описей дел постоянного хранения (в т.ч. для кредитных организаций и иных источников комплектования госархива);
5. Установление отметок ЭПК в номенклатуре дел и перечнях типовых документов (например, увеличение срока хранения).

Состав ЭПК государственного архива

Состав комиссии формируется из представителей архивного органа, экспертов в области документоведения, истории, права и других смежных дисциплин, а также специалистов по работе с конкретными видами документов.

Руководящий состав

• Председатель ЭПК – обычно руководитель государственного архива или его заместитель, уполномоченный на руководство работой комиссии;
• Заместители председателя – могут назначаться из числа ведущих архивистов или специалистов по отдельным направлениям (например, по документам постоянного хранения, по уникальным фондам);
• Секретарь ЭПК – обеспечивает организационное и документальное сопровождение заседаний, ведение протоколов, подготовку материалов к рассмотрению.

Экспертная часть

Эксперты приглашаются на основании их профессиональной компетентности и могут включать:

• Старших архивистов‑методистов (специалисты по номенклатуре дел, описям, комплектованию);
• Историков и архивистов‑исследователей (для оценки исторической и культурной ценности документов);
• Юристов (для проверки соответствия документов законодательным требованиям, особенно при работе с фондами государственных и муниципальных органов);
• Специалистов по отдельным видам документов (например, по финансово‑экономическим, кадровым, техническим документам);
• Представителей научных учреждений или вузов, если требуется экспертиза уникальных научных рукописей.

Количественный состав

Точное число членов комиссии устанавливается положением о конкретном архиве, но обычно варьируется от 7 до 15 человек, включая председателя, его заместителей и секретаря. При необходимости состав может быть расширен за счет привлечения внешних экспертов на конкретные заседания.

Порядок формирования и утверждения состава

1. Инициатива формирования – исходит от руководителя государственного архива;
2. Подбор кандидатов – проводится архивным отделом кадров совместно с методическим отделом; учитываются квалификация, опыт работы, отсутствие конфликта интересов;
3. Согласование кандидатур – предложенный список направляется на утверждение вышестоящему органу (например, Федеральному архивному агентству или управлению по делам архивов субъекта РФ);
4. Утверждение приказом – после получения согласия издается приказ о создании ЭПК, в котором указываются ФИО членов, их должности и функции;
5. Регистрация и оповещение – приказ доводится до сведения всех структурных подразделений архива и размещается на официальном сайте учреждения.

Состав комиссии может быть изменен по решению руководителя архива (например, в связи с ростом объема работы или заменой экспертов). Любые изменения оформляются приказом и доводятся до сведения заинтересованных сторон.

Функции и полномочия ЭПК

ЭПК осуществляет свою деятельность в рамках следующих полномочий:

• Рассматривает представленные на согласование описи дел постоянного и длительного хранения;
• Дает заключения о включении документов в Архивный фонд РФ или об отказе в включении;
• Устанавливает отметки ЭПК в номенклатуре дел и перечнях типовых документов (например, увеличение срока хранения до 10 лет и более);
• Определяет особо ценные и уникальные документы, рекомендуя их включение в специальные фонды (например, фонд «Уникальные документы»);
• Участвует в подготовке методических рекомендаций и нормативных актов по комплектованию и хранению документов;
• Может проводить экспертизу спорных вопросов, связанных с определением срока хранения или принадлежностью документов к определенному виду.

Все решения ЭПК оформляются протоколами заседаний, которые имеют юридическую силу и служат основанием для последующих действий архивного органа (внесение изменений в номенклатуру, формирование описей, передача документов на хранение).

Взаимодействие с другими органами

ЭПК государственного архива тесно взаимодействует с:

• Центральной экспертно‑проверочной комиссией (ЦЭК) при Федеральном архивном агентстве – для согласования вопросов межархивного значения;
• Экспертно‑проверочными комиссиями уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ (ЭПК уполномоченного органа) – при рассмотрении документов, образующихся в деятельности региональных и муниципальных органов;
• Ведомственными архивами и архивами организаций – при комплектовании документов негосударственной части Архивного фонда РФ;
• Научными и образовательными учреждениями – при проведении экспертизы уникальных научных и культурных документов.

Такой межведомственный подход обеспечивает единообразие подходов к оценке ценности документов и соблюдение требований федерального архивного законодательства.

Пример из практики

В 2024 году ЭПК государственного архива г. Москвы рассмотрела представленные на согласование годовые разделы описей дел постоянного хранения от нескольких крупных кредитных организаций. После экспертизы комиссия:

• Утвердила 12 описей, включив их в Архивный фонд РФ;
• Установила отметку ЭПК в номенклатуре дел для 3 видов документов, увеличив срок их хранения с 5 до 15 лет;
• Рекомендовала выделить в отдельный фонд уникальный набор кредитных договоров 1990‑х гг., обладающий значительной исторической ценностью.

Решения ЭПК были оформлены протоколом № 7/2024 и направлены в организации‑источники для последующего исполнения.

Состав экспертно‑проверочной комиссии государственного архива представляет собой сбалансированный коллегиальный орган, объединяющий руководство архива, опытных архивистов‑методистов, специалистов по отдельным видам документов и, при необходимости, внешних экспертов. Четко регламентированный порядок формирования, утверждения и деятельности комиссии обеспечивает:

• Объективную экспертизу ценности документов;
• Соблюдение требований архивного законодательства;
• Эффективное комплектование и сохранение Архивного фонда Российской Федерации;
• Повышение доверия со стороны организаций‑источников документов к архивным процедурам.

Понимание структуры и функций ЭПК необходимо всем участникам документооборота в государственных и муниципальных органах, кредитных организациях и иных учреждениях, осуществляющих комплектование документов в государственные архивы.

Статья подготовлена на основе нормативных актов, методических рекомендаций и практических материалов, доступных на дату .