Электронный архив БГУ – это современная информационная система, предназначенная для сбора, хранения, обработки и предоставления доступа к цифровым документам и научным материалам университета. Система обеспечивает открытый доступ к научным публикациям, архивным материалам, учебным ресурсам и административным документам, а также поддерживает внутренний документооборот.

История создания и этапы развития

• Начало деятельности – первые шаги по формированию электронного архива БГУ начались в начале 2000‑х годов, когда университет запустил Электронную библиотеку БГУ. Первоначально система хранила электронные копии изданий, выпущенных университетским издательством.
• 2010‑е годы – в рамках национального проекта по открытым репозиториям БГУ присоединился к Национальному агрегатору открытых репозиториев России, что расширило возможности международного доступа.
• 2018 год – запуск Электронного архива открытого доступа НИУ БелГУ. Система стала доступна не только внутри университета, но и внешним пользователям.
• 2020‑е годы – интеграция с платформой IBM Notes/Domino (ранее БОСС‑Референт) и внедрение модуля Логика как базовой СЭД (система электронного документооборота).
• 2023‑2024 годы – модернизация инфраструктуры, переход на облачные хранилища и внедрение технологий искусственного интеллекта для автоматической классификации и поиска документов.

Структура и основные компоненты

1. Электронная библиотека (ЭБ) – хранит полные тексты научных статей, диссертаций, монографий и учебных материалов.
2. Архив открытого доступа (Open Access Repository) – открытая часть архива, где размещаются публикации, доступные всем пользователям без ограничений.
3. Система электронного документооборота (СЭД) – обеспечивает внутренний документооборот, подпись электронных документов и их хранение в соответствии с нормативными требованиями.
4. Модуль аналитики и поиска – использует метаданные, индексацию и AI‑поиск для быстрого нахождения нужных материалов.
5. Интеграция с 1С:БГУ 8 – позволяет формировать электронные документы на основе регистров учета и сохранять их в архиве.

Технологическая платформа

Базовой системой (платформой) электронного архива является IBM Notes/Domino (ранее известная как БОСС‑Референт). Ключевые особенности:

• Поддержка распределённой архитектуры – архив работает в нескольких филиалах университета.
• Встроенные средства контроля доступа и аудита.
• Возможность интеграции с внешними системами (ORCID, Crossref, национальные агрегаторы).
• Поддержка электронных подписей в соответствии с белорусским законодательством.

Доступ и пользовательские возможности

4.1 Открытый доступ

Все материалы, размещённые в Open Access Repository, доступны без регистрации. Пользователи могут:

• Скачивать полные тексты статей и диссертаций.
• Осуществлять поиск по ключевым словам, авторам, тематикам.
• Экспортировать библиографические ссылки в формате RIS, BibTeX.

4.2 Внутренний доступ

Для сотрудников и студентов БГУ предусмотрен отдельный портал с авторизацией через LDAP. Здесь доступны:

• Документы административного характера (приказы, регламенты).
• Электронные версии учебных программ и методических материалов.
• Внутренние отчёты и аналитика.

4.3 Интеграция с 1С:БГУ 8

С помощью модуля 1С:БГУ 8 можно автоматически формировать электронные документы из регистров учёта, подписывать их электронной подписью и сохранять в архиве. Это упрощает бухгалтерию, кадровый учет и управление имуществом.

Преимущества электронного архива

Как начать работу с архивом

Шаг 1. Регистрация (для сотрудников и студентов)

1. Перейдите на портал archive.bsu.by.
2. Нажмите «Войти» и выберите способ аутентификации через LDAP (университетская учётная запись).
3. Подтвердите вход кодом, полученным в СМС или через мобильное приложение.

Шаг 2. Поиск и загрузка материалов

1. В строке поиска введите ключевые слова, имя автора или DOI.
2. Отфильтруйте результаты по типу документа (статья, диссертация, нормативный акт).
3. Нажмите «Скачать» или «Открыть в браузере».

Шаг 3. Добавление собственного контента

1. Выберите раздел «Мой профиль» → «Мои публикации».
2. Нажмите «Добавить документ», загрузите файл в формате PDF, DOCX или LaTeX.
3. Заполните метаданные (заголовок, авторы, аннотация, ключевые слова).
4. Отправьте на проверку модератору архива.
5. После одобрения материал станет доступен в открытом доступе (если выбрана соответствующая лицензия).

Нормативно‑правовая база

Электронный архив БГУ работает в соответствии с:

• Закон Республики Беларусь «О национальной системе электронных документов».
• Приказ Минцифры РБ № 123 от «Об утверждении требований к электронным архивам».
• Внутренними регламентами университета: «Положение об архивной работе», «Инструкция по использованию СЭД».

Перспективы развития

• Искусственный интеллект – автоматическая классификация и аннотирование новых публикаций.
• Микросервисная архитектура – переход от монолитной IBM Domino к гибкой облачной инфраструктуре (Kubernetes, Docker).
• Интеграция с международными репозиториями – Crossref, DOAJ, OpenAIRE.
• Поддержка блокчейн‑технологий для гарантии неизменности записей.
• Мобильные приложения – доступ к архиву через смартфоны и планшеты.

Электронный архив БГУ – это ключевой элемент цифровой трансформации высшего образования в Беларуси. Он объединяет научные публикации, учебные материалы и административные документы в единой, безопасной и удобной системе. Благодаря открытом доступу, университет усиливает свою международную репутацию, а внутренним пользователям предоставляются мощные инструменты для работы с документами. Постоянное развитие технологий и нормативной базы гарантирует, что архив будет оставаться актуальным и эффективным инструментом в течение многих лет.

Если вы хотите узнать больше или получить доступ к архиву, посетите официальный сайт Электронного архива БГУ и ознакомьтесь с инструкциями для пользователей.