Электронный архив – это современная система хранения, обработки и предоставления доступа к документам в цифровом виде. В Новосибирской области данный сервис реализован в рамках государственной программы по цифровизации публичного сектора и направлен на упрощение работы государственных органов, бизнеса и граждан.

Содержание

1. Что такое электронный архив?
2. Законодательная база
3. Структура и компоненты системы
4. Ключевые услуги и функции
5. Как получить доступ?
6. Преимущества для разных групп пользователей
7. Текущие проблемы и вызовы
8. Перспективы развития

Что такое электронный архив?

Электронный архив Новосибирской области – это централизованная информационная система, в которой хранятся:

• Государственные и муниципальные документы (законы, постановления, акты, отчёты);
• Документы органов исполнительной власти, судебных инстанций и органов местного самоуправления;
• Архивные материалы, переведённые в цифровой формат (сканы, метаданные, электронные подписи).

Система обеспечивает долговременное хранение, защиту от несанкционированного доступа и быстрый поиск нужных документов.

Законодательная база

Работа электронного архива регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от № 149‑ФЗ;
3. Приказ Минкультуры России № 115 от «Об утверждении Положения об электронных архивах».
4. Региональные нормативные акты Новосибирской области, в частности Постановление Правительства Новосибирской области № 123‑О от «О создании и функционировании электронного архива Новосибирской области».

Эти документы определяют порядок формирования, хранения, доступа и уничтожения архивных материалов в электронном виде.

Структура и компоненты системы

Электронный архив состоит из нескольких ключевых подсистем:

Хранилище данных

База данных, построенная на надёжных решениях (например, PostgreSQL + ZFS), где сохраняються файлы и их метаданные; Данные реплицируются в нескольких дата‑центрах для обеспечения отказоустойчивости.

Модуль управления документами (DMS)

Позволяет:

• Регистрация новых документов;
• Назначение классификаторов и меток;
• Контроль версий и электронных подписей.

Поисковый движок

Основан на технологии Elasticsearch, обеспечивает быстрый полнотекстовый поиск по содержимому и метаданным.

Система контроля доступа (RBAC)

Реализует ролевую модель доступа: гражданин, сотрудник госоргана, архивист, администратор. Каждый уровень имеет свои права чтения/записи.

Пользовательский портал

Веб‑интерфейс, адаптированный под ПК и мобильные устройства, где пользователи могут искать, просматривать и скачивать документы.

Ключевые услуги и функции

• Поиск и просмотр документов – быстрый поиск по названию, дате, номеру, ключевым словам.
• Скачивание в оригинальном формате (PDF, DOCX, XLSX, TIFF).
• Подписка на оповещения – e‑mail или SMS‑уведомления о появлении новых документов в выбранных разделах.
• Электронная подпись – возможность подписать документ онлайн с помощью квалифицированного сертификата.
• API доступа – REST‑интерфейсы для интеграции с корпоративными системами и порталами.
• Сервис «Запрос в архив» – формирование официальных запросов на предоставление документов, требующих особого доступа.

Как получить доступ?

Для граждан

1. Перейдите на официальный портал archive.nsk.gov.ru.
2. Нажмите кнопку «Войти через Госуслуги» или «Регистрация».
3. Пройдите процедуру подтверждения личности (SMS‑код, электронная подпись).
4. После входа получите доступ к публичным документам и можете оформить запросы на закрытые материалы.

Для сотрудников государственных органов

1. Получите учетную запись у своего ИТ‑отдела (логин/пароль + токен).
2. Войдите в систему через Единый портал государственных услуг (ЕПГУ).
3. В зависимости от роли (архивист, аналитик, руководитель) вам будут доступны соответствующие функции.

Для юридических лиц и исследовательских организаций

Необходимо оформить договор о предоставлении доступа к специализированным разделам архива. После подписания договора вы получаете API‑ключ и инструкцию по использованию.

Преимущества для разных групп пользователей

Текущие проблемы и вызовы

• Качество оцифровки – часть старых документов имеет низкое разрешение, что затрудняет OCR‑поиск.
• Защита персональных данных – необходимость соблюдения ФЗ‑152 «О персональных данных» при работе с документами, содержащими личную информацию.
• Интеграция с другими системами – необходимость унификации форматов и протоколов обмена данными.
• Обучение персонала – требуеться постоянное повышение квалификации архивистов и ИТ‑специалистов.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

1. Полная автоматизация процесса оцифровки с использованием искусственного интеллекта (распознавание рукописного текста, классификация документов).
2. Внедрение блокчейн‑технологий для обеспечения неизменяемости записей и подтверждения подлинности.
3. Расширение API‑интерфейсов и открытие «публичных наборов данных» для разработчиков.
4. Создание мобильного приложения с офлайн‑режимом доступа к часто используемым документам.
5. Интеграция с национальной системой «Единый государственный реестр документов» (ЕГРД).

Электронный архив Новосибирской области – это важный элемент цифровой инфраструктуры региона, который упрощает доступ к официальным документам, повышает прозрачность работы органов власти и способствует развитию бизнеса и науки. При правильном использовании и дальнейшем совершенствовании система способна стать образцом для остальных субъектов Российской Федерации.

Ключевые слова: электронный архив, Новосибирская область, цифровой архив, электронный документооборот, открытые данные, государственная информационная система.

© 2026 Официальный портал электронного архива Новосибирской области. Все права защищены.