Электронный архив – это систематизированный набор электронных документов, включенных в архивный фонд Российской Федерации и подлежащих длительному (постоянному или временно‑ограниченному) хранению в соответствии с действующим законодательством. Ниже представлена подробная инструкция, как организовать и вести такой архив в организации.

Правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – определяет правовые основы создания, комплектования, хранения и использования архивных документов любой формы, включая электронные.
• Федеральный закон № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – регулирует порядок обработки, хранения и защиты информации, в т.ч; персональных данных.
• Приказ Росархива от № 77 «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ» – конкретизирует требования к оформлению описи электронных документов, их приёму и учёту.
• ГОСТ Р 54989‑2012 – устанавливает общие требования к электронным архивам (форматы, метаданные, резервное копирование).

Основные понятия

1. Архивный фонд – совокупность всех документов, включённых в архив, в т.ч. электронных.
2. Номенклатура дел – классификатор, на основе которого формируются дела, описы и описи электронных документов.
3. Опись электронных документов – документ, содержащий сведения о каждом электронном документе (наименование, дата, номер, срок хранения, метаданные).
4. Сроки хранения:
   • Постоянный (бессрочный) – более 10 лет.
   • Временный – до 10 лет включительно.

Этапы создания и ведения электронного архива

3.1 Планирование проекта

Перед запуском необходимо:

• Определить цели и задачи (сохранение юридической значимости, упрощение доступа, обеспечение безопасности).
• Сформировать команду проекта (руководитель, архивариус, ИТ‑специалист, юрист).
• Разработать бюджет (аппаратные средства, программное обеспечение, обучение персонала).
• Утвердить положение об электронном архиве организации – нормативный документ, регламентирующий порядок создания, ведения и использования архива.

3.2 Выбор и настройка технической платформы

Ключевые требования к системе электронного архива (СЭА):

• Поддержка электронных подписей и криптографической защиты.
• Возможность формирования и хранения метаданных (дата, автор, классификатор, срок хранения).
• Функция дублирования – каждый документ хранится минимум в двух экземплярах на разных носителях.
• Средства чтения, копирования, перезаписи и контроля целостности файлов.
• Механизмы резервного копирования и восстановления (минимум 3 копии: локальная, удалённая, облачная).

3.3 Формирование перечня документов

Согласно Приказу № 77, необходимо подготовить список видов документов, подлежащих архивному хранению:

1. Управленческая документация (приказы, распоряжения, протоколы).
2. Научно‑техническая документация (исследования, патенты).
3. Бухгалтерская и финансовая документация (договоры, счета‑фактуры, акты).
4. Персональные дела сотрудников (трудовые договоры, аттестации).
5. Документы, содержащие персональные данные (в соответствии с 149‑ФЗ).

3.4 Классификация и номенклатура дел

На основе номенклатуры дел формируются:

• Дела постоянного хранения.
• Дела временного хранения (до 10 лет).
• Описи дел по личному составу (приложение 5 к Правилам).

3.5 Приём и комплектование электронных документов

Процедура приёма включает:

1. Проверку соответствия формата (PDF/A, XML, TIFF и др.) требованиям ГОСТ 54989‑2012.
2. Нанесение электронной подписи уполномоченным лицом.
3. Заполнение карточки электронного документа – в ней указывается номер дела, к которому документ относится.
4. Регистрация в системе СЭА и присвоение уникального идентификатора (UID).

3.6 Оформление и утверждение описи

Опись оформляется в соответствии с пунктом 6.4.5 Правил:

• Указывается наименование документа, дата создания, номер и тип документа.
• Устанавливается срок хранения (постоянный/временный).
• Привязываются метаданные (ключевые слова, классификатор, ответственный).
• Опись подписывается уполномоченным архивариусом и утверждается руководителем.

3.7 Хранение и контроль состояния

Для обеспечения надёжности необходимо:

• Хранить документы на сертифицированных носителях (магнитные ленты, SSD, облачные хранилища).
• Проводить регулярные проверки целостности (контрольные суммы SHA‑256).
• Обеспечить контроль доступа – только уполномоченные сотрудники могут просматривать/изменять документы.
• Вести журнал операций (просмотр, изменение, копирование).

3.8 Доступ и использование архивных документов

Пользователи получают доступ в соответствии с их ролями:

• Читатели – только просмотр без возможности изменения.
• Редакторы – могут вносить исправления в метаданные, но не в содержимое;
• Администраторы – полный контроль над системой.

Запросы на выдачу документов оформляются через регламент доступа к архивным материалам, установленный в 125‑ФЗ.

3.9 Резервное копирование и восстановление

Рекомендуемая схема резервного копирования:

1. Ежедневное инкрементное копирование на локальный NAS.
2. Еженедельное полное копирование на внешнюю ленту.
3. Месячное копирование в облачное хранилище с шифрованием.

Тестовое восстановление проводится минимум раз в полугодие.

3.10 Аудит и контроль качества

Для подтверждения соответствия требованиям необходимо:

• Проводить внутренний аудит раз в год (проверка соответствия описи, сроков хранения, целостности файлов).
• При необходимости привлекать внешних экспертов (например, Росархив).
• Документировать результаты аудита и принимать корректирующие меры.

Ответственность и роли

Примерный порядок работы с электронным архивом (шаг за шагом)

1. Подготовка перечня документов – формируется список видов документов и их классификатор.
2. Создание номенклатуры дел – на её основе формируются дела постоянного и временного хранения.
3. Приём документов – проверка формата, подпись, заполнение карточки, регистрация в системе.
4. Комплектование дел – привязка документов к соответствующим делам.
5. Оформление описи – составление и утверждение описей электронных документов.
6. Хранение – размещение на сертифицированных носителях, настройка доступа.
7. Контроль и аудит – регулярные проверки целостности, соответствия сроков, журнал операций.
8. Резервное копирование – согласно схеме 3‑х уровней.
9. Выдача и использование – запросы через регламент, выдача копий, запись в журнал.
10. Уничтожение (если срок истёк) – документальное подтверждение уничтожения в соответствии с 125‑ФЗ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Сколько экземпляров документа должно быть в архиве?

Минимум два экземпляра – каждый на отдельном физическом носителе (см. Atlas‑soft, 2024).

6.2 Можно ли хранить в архиве документы, содержащие персональные данные?

Да, но необходимо соблюдать требования 149‑ФЗ: шифрование, ограниченный доступ, журнал операций.

6.3 Какой формат предпочтителен для долгосрочного хранения?

Для текстовых документов – PDF/A‑2/3; для изображений – TIFF без сжатия; для структурированных данных – XML с схемой.

6.4 Что делать, если срок хранения истёк?

Провести процедуру уничтожения (физическое уничтожение носителя или надёжное стирание) и оформить соответствующее решение руководства.

Ведение электронного архива – это комплексный процесс, требующий согласования юридических, организационных и технических аспектов. Соблюдение требований 125‑ФЗ, 149‑ФЗ, Приказа № 77 и ГОСТ 54989‑2012 гарантирует юридическую значимость документов, их сохранность и возможность быстрого доступа в любой момент.

При правильном планировании, чёткой регламентации и постоянном контроле ваш электронный архив станет надёжным инструментом поддержки бизнес‑процессов и выполнения государственных требований.

Дата актуализации: 01:08:27