В эпоху цифровизации культурного наследия доступ к архивным документам стал значительно проще и удобнее. Электронный читальный зал (ЭЧЗ) ОГКУ «Государственный архив Костромской области» (ГАКО) — это мощный информационный ресурс, открывающий двери в историю костромского края широкому кругу пользователей: от профессиональных историков и генеалогов до школьников и студентов. В данной статье мы подробно рассмотрим возможности портала, порядок работы с ним, состав фондов и важные нюансы, о которых необходимо знать перед началом исследований.
Общая информация об архиве и портале
Государственный архив Костромской области является главным хранилищем документов региона. Электронный читальный зал создан на базе Автоматизированной информационной системы «Читальный зал» (АИС «Читальный зал»). Эта система обеспечивает полный цикл взаимодействия пользователя с архивом в дистанционном режиме.
Реквизиты и контакты учреждения:
- Полное наименование: Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Костромской области» (ОГКУ ГАКО).
- Адрес хранения (читальный зал): 156026, г. Кострома, ул. Молочная гора, 6а.
- Юридический адрес / Администрация: Костромская область, Кострома, улица Северной правды, 24.
- Председатель: Морозов Виктор Дмитриевич.
- Телефоны: (4942) -1-40-75, 31-34-53.
- Электронная почта: dkkoadm44.ru (внимание: проверяйте актуальный адрес на официальном сайте).
- Официальный сайт архива: www.dkko.ru.
Основные функции АИС «Читальный зал»
Система не просто хранит сканы документов, это полноценный инструмент управления исследовательской работой. Ключевые функции:
- Регистрация пользователей: Создание личного кабинета для доступа к расширенным функциям.
- Заказ выдачи дел: Формирование заявок на просмотр оригиналов или цифровых копий.
- Запись на посещение: Бронирование рабочего места в физическом читальном зале (график работы читального зала доступен на сайте).
- История посещений и заказов: Персональный календарь событий, где автоматически фиксируются все визиты и заказы.
- Просмотр фондов (Описи): Бесплатный доступ к структуре фондов и описям для предварительного поиска нужных дел.
Состав документов в Электронном читальном зале
Главная ценность ЭЧЗ, оцифрованные массивы документов, наиболее востребованные генеалогами и местными историками. На портале доступны цифровые копии следующих категорий:
- Метрические книги (рождение, брак, смерть) — основной источник для восстановления родословных.
- Исповедные ведомости, уникальные документы дореволюционного периода, содержащие сведения о составе прихожан, их возрасте и исповеди.
- Ревизские сказки — переписи подушного населения XVIII – первой половины XIX века.
- Иные фондовые документы, прошедшие стадию оцифровки.
Важно! Оцифрованные документы выкладываются в ЭЧЗ по мере их готовности. Процесс подготовки к сканированию трудоемок: документы проходят расшивку, прессовку, обеспыливание и консервацию. Это занимает продолжительное время, поэтому отсутствие нужного года или села в базе не означает отсутствие дела в архиве — оно может находиться в очереди на оцифровку или доступно только в оригинале в читальном зале.
Поиск и навигация по порталу
Ранее поиск документов был сложной задачей, однако сейчас на сайте ЭЧЗ работает полнотекстовый поиск по документам. Это значительно ускоряет работу: можно искать по фамилиям, названиям населённых пунктов, типам документов и годам.
Как найти нужную опись (бесплатно):
- Зарегистрируйтесь/войдите в АИС «Читальный зал».
- Перейдите во вкладку «Фонд описей» (обычно находится в меню слева).
- Просмотрите структуру фондов: выберите нужный фонд -> опись -> дело.
- За просмотр описей деньги архив не берет, это бесплатно. Плата взимается только за доступ к цифровым изображениям страниц дел (платный удаленный доступ) или за выдачу оригиналов в зале.
Платный удаленный доступ: порядок оплаты и нюансы
Доступ к высококачественным сканам страниц метрических книг и ревизских сказок часто предоставляется на платной основе (в соответствии с тарифами архива). Процесс оформления имеет свои строгие правила:
Алгоритм действий:
- В личном кабинете формируется электронная заявка на платный удаленный доступ.
- Заявки обрабатываются сотрудниками архива только в будние дни.
- После согласования выдаются реквизиты для оплаты.
Критически важные моменты при оплате:
- Правильное заполнение реквизитов: Обязательно проверяйте КБК (Код по бюджетной классификации) и ОКТМО (Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований). Ошибки в этих полях приведут к тому, что платеж не зачислится автоматически.
- Квитанция: После оплаты обязательно прикрепите скан/фото квитанции в Электронном читальном зале (в соответствующем разделе заявки).
- Сроки подтверждения:
- С прикрепленной квитанцией — подтверждение происходит оперативно (в рабочее время).
- Без прикрепленной квитанции подтверждение платежа будет возможным только через 5–7 дней (время на прохождение платежа через банковские шлюзы и казначейство).
График работы и посещение физического читального зала
Несмотря на удаленный доступ, некоторые документы (неоцифрованные, в плохом состоянии, секретные) можно изучить только лично. Для этого нужно:
- Записаться через АИС «Читальный зал» на удобное время.
- Узнать актуальный график работы читального зала на сайте dkko.ru или по телефонам.
- Иметь при себе паспорт (для регистрации читательского билета при первом визите).
Публикации и научные ресурсы архива
Архив не только хранит документы, но и занимается их научной вводкой в оборот. На сайте и в читальном зале можно ознакомиться с публикациями, например:
«Рабочий контроль и национализация промышленности в Костромской губернии» — сборник архивных документов, освещающих борьбу рабочих масс и большевистской партии в 1917–1918 гг.
Такие издания помогают лучше понять контекст создания архивных документов.
Чек-лист для начинающего исследователя ЭЧЗ ГАКО
| Этап | Действие | Совет |
|---|---|---|
| 1 | Регистрация в АИС «Читальный зал» | Укажите действующий email и телефон для восстановления доступа. |
| 2 | Изучение вкладки «Фонд описей» | Бесплатно. Составьте список номеров фонда, описи, дела, которые нужны. |
| 3 | Поиск по документам | Попробуйте поиск по фамилии/селу перед заказом сканов. |
| 4 | Заказ платного доступа (если нужно) | Делайте в будни. Тщательно проверяйте КБК и ОКТМО в квитанции. |
| 5 | Оплата и прикрепление чека | Обязательно загрузите чек в систему! Экономит 5-7 дней ожидания. |
| 6 | Работа с материалами | Скачивайте/изучайте в личном кабинете. Обратите внимание на качество сканов. |
| 7 | Если документа нет в ЭЧЗ | Закажите выдачу оригинала в физическом читальном зале (ул. Молочная гора, 6а). |
Электронный читальный зал ГАКО, это современный, динамично развивающийся инструмент, который делает историю Костромской области доступной из любой точки мира. Ключ к успешной работе в нем — знание структуры фондов (вкладка «Фонд описей»), умение пользоваться поиском и строгое соблюдение правил оплаты платных услуг (прикрепление квитанции, верные реквизиты КБК/ОКТМО).
Помните, что оцифровка — процесс длительный. Если нужного документа нет в электронном виде, не отчаивайтесь: физический читальный зал по адресу ул. Молочная гора, 6а всегда открыт для вас в рабочее время. Планируйте визит заранее через АИС «Читальный зал», и ваши генеалогические или исторические расследования будут максимально эффективными.
Информация актуальна на дату публикации (основа — данные интернета от ). Перед визитом или оплатой рекомендуется уточнить актуальные тарифы, реквизиты и график работы на официальном сайте dkko.ru или по телефонам: (4942) -1-40-75, 31-34-53.