Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

С развитием цифровых технологий всё больше организаций переходят на электронный документооборот (КЭДО). При этом возникает необходимость правильно формировать, хранить и выдавать электронные копии документов в архивной системе. В статье рассмотрены ключевые нормативно‑правовые акты, основные принципы хранения, требования к системам хранения электронных документов (СХЭД) и порядок выдачи архивных копий.

Нормативно‑правовая база

Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ) – устанавливает общие принципы работы с документами, включая электронные, обязывает организации обеспечивать сохранность документов в течение установленных сроков хранения.
Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (от ) – регламентирует юридическую силу документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Приказ Росархива № 77 – вводит новые требования к системам хранения электронных документов (СХЭД), определяет понятие электронный архивный документ (ЭАД) и устанавливает обязательные элементы его состава.
Локальные нормативные акты (положения об архиве организации, инструкции по работе с электронными документами) – уточняют порядок приёма, хранения и выдачи ЭАД.

Важно помнить, что при передаче документов в государственные и муниципальные архивы в электронном виде они должны полностью соответствовать требованиям Приказа № 77 и иным действующим нормативным актам; иначе такие документы не будут приняты на хранение.

Основные принципы хранения электронных документов

Надёжное хранение и защита от утечки/утраты – организация должна обеспечить физическую и логическую защиту носителей (ограничение доступа, антивирусную защиту, журналы аудита).
Резервное копирование – минимум две идентичные копии каждого электронного документа, записанные на разные носители и хранящиеся в физически удалённых местах.
Контроль целостности – использование контрольных сумм (хеш‑функций) и электронных подписей для подтверждения того, что документ не изменён с момента его внесения в архив.
Формирование описей и метаданных – каждый ЭАД сопровождается набором реквизитов (номер дела, дата создания, тип документа, сведения о подписи и т.д.), что обеспечивает поиск и учёт.
Соблюдение сроков хранения – электронные документы хранятся столько же, сколько и их бумажные аналоги, согласно нормативным актам и ведомственным перечням.

Требования к системам хранения электронных документов (СХЭД)

Согласно Приказу № 77, СХЭД должна обеспечивать:

Приём электронных документов в архив организации с проверкой соответствия формату, наличию обязательных реквизитов и электронной подписи.
Хранение мастер‑копий и рабочих копий не менее чем в двух экземплярах на разных носителях (например, магнитные ленты, оптические диски, защищённые облачные хранилища).
Обеспечение длительной доступности данных – periodic проверка носителей, миграция данных на новые форматы по мере устаревания технологий.
Ведение журнала операций (приём, изменение, выдача, уничтожение) с возможностью аудита;
Защита конфиденциальности – шифрование данных при хранении и передаче, управление правами доступа.

Электронный архивный документ (ЭАД) должен содержать:

Само содержание документа (файл в утверждённом формате – PDF/A, TIFF, XML и т.д.).
Электронную подпись (КЭП) ответственного лица, подтверждающую подлинность и целостность.
Метаданные: номер дела, дата создания, тип документа, сведения о подписи, хеш‑сумма, информация о носителе хранения.
Отметка о заверении копии (если документ выдаётся как заверенная копия).

Порядок приёма электронных документов в архив организации

Подготовка документа – перевод в архивный формат (PDF/A‑2/3), применение квалифицированной электронной подписи, формирование метаданных.
Контроль соответствия – проверка наличия всех обязательных реквизитов, контроль целостности (хеш), проверка подписи.
Регистрация в системе – внесение записи в электронный журнал архива, присвоение уникального идентификатора ЭАД.
Размещение на носителях – запись мастер‑копии и рабочей копии на разные носители, размещение в условиях, обеспечивающих требуемый уровень защиты;
Подтверждение приёма – выдача заявителю извещения о принятии документа на хранение с указанием номера дела и даты приёма.

Выдача электронных копий документов из архива

При запросе документа архив предоставляет:

Копию файла – идентичную мастер‑копии, записанную на запрашиваемый носитель (USB‑накопитель, защищённое облачное хранилище и т.д.).
Распечатку – при необходимости бумажную версию, заверяемую согласно внутренним регламентам.
Заверенную копию – файл, к которому применяется электронная цифровая подпись (ЭЦП) руководителя организации или уполномоченного лица, а также ставится отметка о заверении копии (реквизиты, подтверждающие юридическую силу).

Если документ подлежит уничтожению по истечении срока хранения, процедура аналогична бумажным документам: формируется акт об уничтожении, фиксируется в журнале, после чего копии стираются с носителей с использованием сертифицированных методов стирания (например, několократная перезапись).

Особенности при переходе на КЭДО

Переход на корпоративный электронный документооборот требует особого внимания к следующему:

Преемственность форматов – обеспечение возможности чтения старых файлов в новых версиях программного обеспечения.
Обучение персонала – знание требований к электронным подписям, работе с СХЭД и порядку обращения с архивными документами.
Интеграция с существующими системами – настройка обмена данными между СЭД (системой электронного документооборота) и СХЭД.
Регулярный аудит – проверка соответствия хранилища требованиям Приказа № 77 и ФЗ‑125.

Электронные копии документов в архиве представляют собой не просто цифровые analogues бумажных оригиналов, а сложные информационные объекты, требующие соблюдения строгих нормативных требований, надёжной технической инфраструктуры и квалифицированного персонала. Соблюдение принципов надёжного хранения, резервного копирования, контроля целостности и правильного оформления электронных подписей гарантирует юридическую значимость архивных документов и их доступность в течение всего установленного срока хранения.

Следуя изложенным рекомендациям и руководствуясь действующим законодательством (ФЗ‑125, ФЗ‑63, Приказ № 77), организации смогут эффективно внедрять и поддерживать электронный архив, минимизируя риски потери информации и обеспечивая её легитимное использование в будущем.