ЭПК – аббревиатура, обозначающая Электронный правовой комплекс (иногда – Электронный архивный комплекс) государственного архива. Это совокупность нормативных, технических и организационных средств, направленных на автоматизацию процессов создания, хранения, обработки и предоставления доступа к архивным документам в электронном виде.

Исторический контекст и правовая база

Создание и развитие ЭПК в России тесно связано с реформированием архивного дела, начатым в начале 2000‑х годов. Ключевые нормативные акты, формирующие правовую основу ЭПК, включают:

1. Приказ Федерального архивного агентства от 25 февраля 2019 г. № 30 «Об утверждении Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа».
2. Федеральный закон № 629‑ФЗ от 10 октября 2025 г. «Об утверждении формы и порядка ведения электронной похозяйственной книги» (в рамках которого упоминается необходимость интеграции архивных данных).
3. Приказ Министерства сельского хозяйства России от 27 сентября 2023 г. № … «Об утверждении формы и порядка ведения электронных бухгалтерских и архивных регистров».

Эти документы фиксируют обязательность перехода от бумажных носителей к цифровым, а также определяют порядок создания, хранения и доступа к электронным архивным материалам.

Что входит в состав ЭПК?

ЭПК представляет собой комплекс из нескольких взаимосвязанных подсистем:

• Электронный архивный реестр (ЭАР) – база данных, в которой фиксируются метаданные всех архивных единиц (дата создания, автор, тип документа, уровень доступа и т.д.).
• Система управления документами (СУД) – обеспечивает загрузку, классификацию, индексацию и хранение самих файлов (PDF, DOCX, изображения, аудио‑ и видеоматериалы).
• Электронная похозяйственная книга (ЭПК) – специализированный модуль, фиксирующий финансово‑хозяйственные операции, связанные с архивным обслуживанием (закупка материалов, обслуживание серверов, лицензии и пр.).
• Портал открытого доступа – веб‑интерфейс, через который пользователи (учёные, журналисты, граждане) могут искать и просматривать архивные материалы в соответствии с их уровнем доступа.
• Система электронного подписания и шифрования – гарантирует юридическую силу и конфиденциальность электронных документов.

Основные функции ЭПК

ЭПК решает ряд задач, которые ранее выполнялись вручную или с помощью разрозненных программных средств:

1. Автоматизация приёма и регистрации документов. При поступлении нового материала система автоматически присваивает уникальный идентификатор, формирует метаданные и размещает файл в соответствующем хранилище.
2. Контроль доступа и защита информации. На основе ролей (архивариус, исследователь, публичный пользователь) система ограничивает просмотр и изменение документов.
3. Поиск и навигация. Интегрированный поисковый движок поддерживает полнотекстовый поиск, фасетный фильтр по датам, тематикам, типам документов.
4. Сохранность и долговечность. Данные реплицируются в нескольких дата‑центрах, применяются стандарты ISO 27001 и ГОСТ Р 7.0;100‑2018 «Электронные архивные документы».
5. Отчётность и аналитика. Система генерирует статистику использования, отчёты о состоянии хранилища, а также поддерживает формирование электронных похозяйственных книг.

Технологическая реализация

Для построения ЭПК в государственных архивах обычно используют следующие технологические решения:

• СУБД PostgreSQL или Oracle для хранения метаданных.
• Облачные хранилища (например, Microsoft Azure Government или отечественная платформа КиберЛаб) для файловых данных.
• Системы документооборота 1С:Документооборот в интеграции с архивным модулем.
• Сервисы электронного подписания КриптоПро CSP и Электронная подпись ФСТЭК.
• Веб‑интерфейсы на основе React + Node.js или Angular для портала открытого доступа.

Преимущества внедрения ЭПК

Проблемы и вызовы при внедрении

Несмотря на очевидные плюсы, переход к ЭПК сопровождается рядом сложностей:

• Техническая совместимость. Не все старые архивные системы поддерживают стандарты открытого обмена (XML, METS, MODS).
• Кадровый фактор. Требуется обучение архивариусов работе с новыми ИТ‑инструментами.
• Бюджетные ограничения. Закупка серверов, лицензий и обеспечение кибербезопасности требует значительных инвестиций.
• Юридические нюансы. Не все нормативные акты полностью учитывают электронный формат, что иногда приводит к двойному ведению (бумажный + электронный).
• Сопротивление изменениям. Традиционная культура работы с бумажными документами может тормозить процесс цифровизации.

Практический пример: Центральный архив федерального органа государственной власти

В соответствии с Приказом ФАА от 25 февраля 2019 г. Центральный архив был создан как структурное подразделение, отвечающее за:

1. Хранение и обеспечение доступа к документам федеральных органов.
2. Внедрение и поддержание ЭПК, включая электронную похозяйственную книгу.
3. Создание лицевых счетов для владельцев земельных участков (ЗУ) с ВРИ – ЛПХ, что позволяет фиксировать их права в электронном виде.

С 1 января 2024 г. в архиве функционирует Электронная похозяйственная книга, интегрированная с ЭПК, что обеспечивает полную прозрачность финансовых операций, связанных с обслуживанием архивных фондов.

Перспективы развития ЭПК

В ближайшие 5–10 лет ожидаются следующие тенденции:

• Искусственный интеллект. Автоматическое распознавание текста (OCR) и классификация документов с помощью нейросетей.
• Блокчейн‑технологии. Для создания неизменяемых журналов операций и подтверждения подлинности архивных записей.
• Микросервисы и API. Открытый доступ к архивным данным для сторонних разработчиков (например, для создания образовательных платформ).
• Унификация форматов. Переход к международным стандартам (ISO 14721 – OAIS) для обеспечения совместимости с зарубежными архивными системами.

Как начать работу с ЭПК в вашем архиве?

Если вы планируете внедрить ЭПК, рекомендуется следовать пошаговому плану:

1. Анализ текущего состояния. Оцените объёмы бумажных и электронных документов, существующие ИТ‑системы.
2. Разработка концепции. Сформулируйте цели, определите необходимые подсистемы и бюджет.
3. Выбор платформы. Сравните готовые решения (1С:Документооборот, ЭДО‑системы) и возможность кастомной разработки.
4. Подготовка нормативных актов. Утвердите внутренние положения о работе с ЭПК, согласуйте их с ФАА.
5. Обучение персонала. Проведите тренинги для архивариусов, ИТ‑специалистов и руководителей.
6. Пилотный запуск. Оцифруйте ограниченный набор фондов, протестируйте все функции.
7. Полномасштабное внедрение. Расширьте систему на все подразделения, подключите электронную похозяйственную книгу.
8. Мониторинг и оптимизация. Регулярно собирайте обратную связь, обновляйте программное обеспечение и корректируйте процессы.

ЭПК государственного архива – это не просто технологический проект, а стратегический шаг к сохранению исторической памяти в цифровую эпоху. Он обеспечивает:

• Надёжную сохранность документов;
• Прозрачность и подотчётность государственных органов;
• Удобный и быстрый доступ для исследователей и граждан;
• Возможность интеграции с другими государственными информационными системами.

При правильном планировании, поддержке со стороны руководства и инвестировании в обучение персонала ЭПК станет фундаментом современной архивной политики России.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.