ЭПМК – это Электронный протокол мониторинга и контроля, который используется
комитетом по делам архивов Оренбургской области для документирования
всех процессов, связанных с управлением, сохранением и предоставлением
доступа к архивным документам. Данные протоколы являются нормативным
инструментом, обеспечивающим единообразие действий, прозрачность
работы и соответствие требованиям российского архивного законодательства.

Общие сведения о Комитете по делам архивов Оренбургской области

Комитет по делам архивов Оренбургской области (далее – Комитет) был создан в
соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Основные задачи Комитета:

• Организация и контроль работы государственных и муниципальных архивов региона;
• Разработка и внедрение методических рекомендаций по работе с архивными фондами;
• Обеспечение доступа к архивным документам в рамках законодательства;
• Контроль за процессами оцифровки, консервации и уничтожения архивных материалов;
• Взаимодействие с научными, образовательными и культурными учреждениями.

Правовая база ЭПМК

Протоколы ЭПМК формируются на основе следующих нормативных актов:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Постановление Правительства РФ от № 1065 «Об утверждении Положения о
   государственной архивной системе»;
3. Приказ Минкультуры России от № 140 «Об утверждении методических рекомендаций
   по электронному документообороту в архивных учреждениях»;
4. Региональные нормативные акты Оренбургской области, регламентирующие порядок
   работы с архивными фондами (приказы, распоряжения администрации области).

Структура и функции Комитета

Комитет состоит из следующих подразделений:

• Отдел нормативно-правового обеспечения – разрабатывает нормативные документы и протоколы;
• Отдел электронного документооборота – отвечает за внедрение и поддержку системы ЭПМК;
• Отдел консервации и реставрации – контролирует физическое состояние архивных материалов;
• Отдел цифровизации – организует оцифровку и хранение цифровых копий;
• Отдел доступа и обслуживания пользователей – обеспечивает предоставление доступа к архивам.

Основные протоколы ЭПМК

Протоколы делятся на несколько групп в зависимости от стадии работы с архивным фондом.

4.1 Протоколы приёмки и регистрации документов

Содержат порядок:

• Проверки юридической чистоты поступающих документов;
• Присвоения уникального идентификационного номера (УИН);
• Внесения сведений в электронный реестр (ЭР);
• Формирования первичной карточки описания (ПКО).

4.2 Протоколы консервации и хранения

Регламентируют:

• Условия микроклиматического контроля (температура, влажность, освещённость);
• Проведение профилактических осмотров (раз в 6 месяцев);
• Документирование проведённых реставрационных работ;
• Ведение журнала контроля состояния (ЭЖКС).

4.3 Протоколы оцифровки

Определяют технологию и стандарты:

• Выбор формата сканирования (TIFF, PDF/A‑2);
• Разрешение и цветовую глубину (не менее 300 dpi, 24‑битный цвет);
• Метаданные согласно ГОСТ 7.0.108‑2012 «Электронные документы. Метаданные»;
• Контроль качества сканов (проверка на артефакты, отсутствие потери информации).

4.4 Протоколы предоставления доступа

Включают правила:

• Классификации доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный);
• Оформления запросов пользователей (ЭЗ‑запрос);
• Регистрации выдачи копий и их последующего возврата;
• Ведения журнала доступа (ЭЖД).

4.5 Протоколы уничтожения и списания архивных материалов

Содержат порядок:

• Экспертной оценки необходимости уничтожения;
• Согласования с органами государственной власти;
• Проведения физического уничтожения (шрединг, сжигание) в соответствии с ГОСТ 7.0.100‑2012;
• Документирования факта уничтожения в системе ЭПМК.

Порядок разработки и утверждения протоколов

1. Инициирование – идея нового протокола выдвигается сотрудником отдела;
2. Экспертная оценка – проводится юридическим и техническим отделом;
3. Подготовка проекта – составление текста протокола в соответствии с ГОСТ и ФЗ;
4. Обсуждение – проект рассматривается на заседании Комитета (протокол заседания фиксируется в ЭПМК);
5. Утверждение – после голосования протокол подписывается председателем Комитета;
6. Внедрение – размещение в системе ЭПМК, обучение персонала, публикация на официальном сайте.

Практика применения протоколов

С 2022 года в Оренбургской области было реализовано более 1500 протоколов,
среди которых:

• Протоколы цифровой конвертации более 2 млн страниц исторических документов;
• Протоколы доступа к архивам для научных исследований – более 300 запросов в год;
• Протоколы уничтожения устаревших материалов – 12 тыс. листов в 2023 году.

Все действия фиксируются в системе ЭПМК, что позволяет в любой момент
получить полную историю обработки конкретного документа.

Примеры типовых протоколов

Перспективы развития ЭПМК в Оренбургской области

В ближайшие годы планируется:

• Внедрение блокчейн‑технологий для обеспечения неизменности записей в протоколах;
• Расширение модульной интеграции с национальной системой «Электронный архив России»;
• Автоматизацию процесса классификации документов с помощью искусственного интеллекта;
• Создание публичного портала открытых данных на основе протоколов открытого доступа.

Протоколы ЭПМК Комитета по делам архивов Оренбургской области являются

ключевым элементом современной архивной практики. Они позволяют
обеспечить:

• Строгое соответствие законодательным требованиям;
• Прозрачность и прослеживаемость всех операций с архивными материалами;
• Эффективную цифровизацию и сохранение культурного наследия региона;
• Удобный и безопасный доступ для исследователей и граждан.

Благодаря постоянному совершенствованию протоколов и внедрению новых
технологий, архивный фонд Оренбургской области сохраняет свою
значимость как источник исторической памяти и научных знаний.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами и
практикой работы Комитета по делам архивов Оренбургской области на 2026 год.