Фондирование — это фундаментальный архивный процесс, заключающийся в организации документов по исторически и (или) логически сложившимся комплексам — архивным фондам. Это ключевой этап формирования Архивного фонда Российской Федерации, обеспечивающий сохранность, учет и доступность документов. Согласно действующим Правилам (утв. Приказом Минкультуры России), фондирование производится в установленном порядке и является обязательным условием передачи документов на государственное хранение.
Нормативно-правовая основа
Деятельность по фондированию регулируется иерархией нормативных актов:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. Приказом Минкультуры России от № 23, с изм.).
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства (Росархива) по комплектованию, описанию, учету и использованию документов (в т.ч. личного происхождения).
Основные принципы фондирования
В российской архивной науке и практике фондирование строится на двух классических принципах:
Принцип происхождения (Provenance)
Документы объединяются в фонд исходя из источника их образования, фондообразователя (государственного органа, организации, физического лица). Документы разных фондообразователей не могут смешиваться в один фонд. Это гарантирует сохранение контекста создания документов.
Принцип первоначального порядка (Original Order / Respect des fonds)
Внутри фонда структура дел должна воспроизводить порядок, который сложился в процессе деятельности фондообразователя (номенклатура дел, регистрация, классификация). Нарушение этого порядка ведет к потере информационной ценности массива.
Этапы и место проведения фондирования
Процесс фондирования не ограничивается работой только внутри архива. Он проходит два основных этапа:
- На стадии формирования дел у фондообразователя (в источнике комплектования).
Здесь фондирование осуществляется в процессе делопроизводства на основе утвержденных номенклатур дел и графиков сроков хранения. Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) отбирают документы на постоянное хранение, формируя дела, которые уже имеют фондовую принадлежность. - В государственном архиве (при приеме и научной обработке).
Согласно п. 2.4 Правил, в архиве осуществляется работа по фондированию (перефондированию), определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов. Это необходимо, так как система федеральных органов исполнительной власти в 1990-е гг. подвергалась многочисленным реорганизациям, что усложняет определение правопреемственности фондов.
Специфика фондирования документов разных категорий
Документы государственных органов и ведомств
Особенность: частая реорганизация структуры власти (министерства, комитеты, агентства). Документы министерств и ведомств, существовавших до и после восстановления государственности России, составляют отдельные архивные фонды. При фондировании архивист должен устанавливать правопреемственность органов управления для корректного распределения дел по фондам.
Документы личного происхождения
Регулируются отдельными Методическими рекомендациями Росархива. Фондирование здесь строится вокруг личности фондообразователя. Прием документов в архив (п. 1.6 Рекомендаций) требует тщательной идентификации автора/собирателя. Систематизация ведется с учетом биографического и деятельностного контекста.
Документы на небумажных носителях
Фондирование распространяется на документы независимо от вида носителя (фото, аудио, видео, электронные файлы). Они включаются в состав Архивного фонда РФ на общих основаниях после экспертизы ценности.
Процедура экспертизы ценности и включения в Архивный фонд РФ
Не все документы, поступившие в архив, автоматически становятся частью Архивного фонда РФ. Включение происходит на основании экспертизы ценности, которую проводят:
- Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) специально уполномоченных органов РФ/субъектов РФ в области архивного дела;
- ЭПК государственных, муниципальных архивов совместно с фондообразователями.
Только после положительного заключения ЭПК документы получают статус архивных и подлежат фондированию (распределению по фондам, описанию, учету).
Перефондирование: понятие и основания
Перефондирование — это изменение фондовой принадлежности документов, уже находящихся в архиве. Оно проводится в случаях:
- Выявления ошибок первичного фондирования (документы ошибочно отнесены к чужому фонду).
- Уточнения хронологических границ фонда.
- Обнаружения новых сведений о фондообразователе (например, переименование органа, выявление правопреемника).
- Разъединения искусственно объединенных фондов или объединения раздробленных частей одного фонда.
Перефондирование требует оформления акта и внесения изменений в описи и справочно-поисковый аппарат.
Результаты фондирования: формирование архивной структуры
- Архивный фонд — документы одного фондообразователя (присваивается номер фонда).
- Объединенный архивный фонд — совокупность фондов, связанных общим признаком (отраслевой, территориальный, тип фондообразователя).
- Опись — единица учета фонда, отражающая внутреннюю структуру дел (по номенклатуре, хронологии, деловому процессу).
- Дело — основная единица хранения и учета, сформированная по принципу первоначального порядка.
Значение фондирования для обеспечения доступа
Качественное фондирование — залог эффективного использования документов. Оно обеспечивает:
- Возможность поиска документов по фондообразователю (через путеводители, информационные системы).
- Сохранность доказательной силы документов (непрерывность цепочки хранения).
- Правовое обоснование доступа (разграничение доступа часто устанавливается на уровне фонда или дела).
- Эффективное управление сроками хранения и утилизацией.
Фондирование, это не просто техническая сортировка бумаг, а научно-методологический процесс, требующий от архивиста глубоких знаний истории управления, архивоведения и законодательства. В условиях сложной истории российской государственности XX–XXI веков (реорганизации, смены наименований ведомств, создание новых типов органов власти) грамотное определение фондовой принадлежности и хронологических границ фондов остается приоритетной задачей государственных архивов для сохранения Архивного фонда Российской Федерации в его исторической подлинности и целостности.
Статья подготовлена на основании Правил организации хранения… (Приказ Минкультуры РФ от ), Методических рекомендаций Росархива, ФЗ-125 и справочной информации портала «Архивы России». Актуально на .