В эпоху цифровизации культурного наследия создание единых электронных платформ становится приоритетной задачей для архивного дела. Государственная информационная система «Архивы Ульяновской области» (АИС «Архивы Ульяновской области»), это ключевой цифровой ресурс‚ обеспечивающий удаленный доступ к архивным фондам региона‚ оптимизирующий работу учреждений и предоставляющий гражданам удобные инструменты для поиска исторических документов и сведений о родословной.

Общие сведения и назначение системы

АИС «Архивы Ульяновской области» разработана для интеграции информационных ресурсов государственных и муниципальных архивов региона в единое информационное пространство. Основной оператор системы — ОГБУ «Государственный архив Ульяновской области»‚ техническая поддержка и разработка программного обеспечения осуществляются компанией ООО «Альт-Софт» (продуктовая линейка KAISA).

Основные цели системы:

• Обеспечение открытого доступа к архивной информации для неопределенного круга лиц через сеть Интернет.
• Автоматизация внутренних архивных процессов: учета фондов‚ описания дел‚ выдачи‚ учета пользователей.
• Создание единой электронной базы описей и дел для межархивного поиска.
• Сохранение оригиналов документов за счет предоставления пользователям цифровых копий.
• Повышение прозрачности и качества предоставления государственных услуг в архивной сфере.

Официальный адрес портала: https://ulian.kaisa.ru/

Ключевые функциональные модули портала

Интерфейс системы построен на модульном принципе‚ что позволяет пользователям с разным уровнем подготовки эффективно решать свои задачи.

Единый поиск по фондам (Федеральный и региональный реестры)

Центральный элемент портала — мощный поисковый движок‚ позволяющий выполнять:

• Быстрый поиск: по ключевым словам‚ фамилиям‚ географическим названиям‚ датам.
• Расширенный поиск: с использованием атрибутов архивной документации (номер фонда‚ описи‚ дела‚ хронологические границы‚ шифр дела).
• Поиск по персоналиям: специализированный индекс имен собственных (физические лица‚ организации‚ географические объекты)‚ что критически важно для геноалогических исследований.

Электронные описи и просмотр цифровых копий

На портале представлены более 18 000 отсканированных образов описей дореволюционного и советского периодов. Пользователь может:

1. Открыть полный текст описи в браузере.
2. Листать сканы страниц описи (формат JPEG/PDF) для верификации данных.
3. При наличии оцифрованных дел, переходить к просмотру изображений документов внутри дела (предметный поиск).

Личный кабинет пользователя

После регистрации (подтверждение через Госуслуги или email) доступны расширенные функции:

• Формирование и отправка запросов на выдачу документов/справок в электронном виде.
• Отслеживание статуса выполнения запроса (принят‚ в работе‚ готов‚ отправлен).
• Сохранение истории поисковых сессий и закладок на интересующие дела.
• Оплата платных архивных услуг через интегрированные платежные шлюзы.

Модуль «Вопрос-Ответ» и обратная связь

Реализован сервис обращения к архивистам-консультантам. Гражданин может задать вопрос по поиску документов‚ уточнить реквизиты дела или попросить о методической помощи. Администрация архива проводит регулярные замеры удовлетворенности граждан качеством услуг (анкетирование на портале).

Состав документальных фондов в АИС

Система охватывает фонды Государственного архива Ульяновской области‚ а также центров документации новейшей истории и муниципальных архивов области. В открытом доступе описи по фондам:

Дореволюционный период (XVIII — начало XX в.)

• Фонд 21: Симбирское губернское по делам об обществах присутствия МВД (1869–1903 гг.) — ценнейший источник по истории местного самоуправления‚ судебной реформы 1864 г.‚ земской статистике.
• Фонд Инспектора народных училищ Симбирской губернии 1-го района Казанского учебного округа — документы по истории народного образования‚ списки учителей‚ учеников‚ состояния школьных зданий.
• Документы губернских учреждений: губернского правления‚ земства‚ казенной палаты‚ духовного консистория.

Советский период (1917–1991 гг.)

• Органы Советской власти: губком‚ облком‚ исполкомы Soviets.
• Промышленные предприятия: автомобильный завод (УАЗ)‚ авиазавод‚ приборостроительные заводы, протоколы собраний‚ планы производства‚ кадровые дела.
• Сельское хозяйство: фонды МТС‚ совхозов‚ колхозов (учет земли‚ состав домохозяйств).

Документы Великой Отечественной войны и трудового фронта

Особое внимание уделяется фондам 1941–1945 гг. В 2010 году акция «Пусть живые запомнят‚ и пусть поколения знают» позволила значительно пополнить архив личными документами‚ фотографиями‚ письмами с фронта‚ подаренными жителями области из семейных архивов. В рамках Всероссийской акции «Поезд Победы» архив размещал выставку «Волжская рокада — трудовой подвиг народа»‚ материалы которой также отражены в информационной системе.

Новейшая история и современность

Принимаются на хранение:

• Фотографии с видами и событиями города Ульяновска разных лет.
• Личные документы ветеранов локальных войн и вооруженных конфликтов‚ заслуженных жителей города.
• Документы и фото о работе городских предприятий‚ учреждений и организаций (муниципальное хранение).

Технологическая платформа и стандарты

Система построена на программном комплексе KAISA (Комплексная Автоматизированная Информационная Система Архивов) разработки ООО «Альт-Софт».

Технические особенности:

• Архитектура: Веб-ориентированная (Thin Client)‚ доступна из любого современного браузера без установки дополнительного ПО.
• Стандарты описания: Соответствие ГОСТ Р 7.0.99-2018 (Описание фондов)‚ ИСАД(Г) (Международный стандарт архивного описания).
• Метаданные: Использование Dublin Core для обеспечения интероперабельности с федеральными ресурсами (Единый государственный архивный фонд‚ портал «Архивы России» — archives.gov.ru).
• Безопасность: Соответствие требованиям 152-ФЗ «О персональных данных»‚ защита каналов связи (TLS 1.2+)‚ разграничение прав доступа на уровне ролей (читатель‚ архивист‚ администратор).
• Цифровое хранилище: Долговременное хранение электронных документов с контролем целостности (хеш-суммы)‚ миграция форматов для предотвращения устаревания.

Практическое руководство: Как пользоваться системой

Шаг 1: Вход на портал

Перейдите по адресу ulian.kaisa.ru. Главная страница содержит новости архива‚ баннеры текущих выставок и акций‚ а также строку быстрого поиска.

Шаг 2: Поиск информации о предке/объекте

1. Введите фамилию‚ название организации или toponym в строку поиска.
2. Используйте фильтры слева: «Тип документа» (опись‚ дело‚ единица хранения)‚ «Хронология»‚ «Архив-хранитель».
3. В результатах обратите внимание на колонку «Цифровые копии» — значок сканера означает‚ что дело можно просмотреть онлайн.

Шаг 3: Работа с описью

Клик по номеру описи открывает её структуру (деревовидный список дел). При клике на дело отображается карточка с реквизитами: шифр‚ название‚ даты‚ количество листов‚ условие доступа (открыт/закрыт/ограничен).

Шаг 4: Заказ справки или копии документа

1. Авторизуйтесь в Личном кабинете (рекомендуется через ЕСИА/Госуслуги для идентификации личности).
2. В карточке дела нажмите «Заказать справку» или «Заказать копию».
3. Заполните форму: укажите цель (установление прав‚ родословная‚ научное исследование)‚ выберите форму получения (электронно/по почте/самовывоз).
4. Оплатите услугу (если платная) и дождитесь уведомления о готовности.

Политика обработки персональных данных и правовой режим

Администрация ОГБУ «Государственный архив Ульяновской области» строго соблюдает законодательство:

• ФЗ-152 «О персональных данных»: Публикация в открытом доступе сведений о частной жизни граждан (паспортные данные‚ адреса‚ медицинские тайны) за последние 75 лет (срок закрытости по 97-ФЗ «Об архивном деле в РФ»‚ ст. 15) запрещена. В описях такие данные маскируются или доступ к ним ограничен (только в читальне по предъявлению паспорта).
• Авторское право: Цифровые копии документов‚ находящихся в общественном достоянии (срок действия исключительного права истек)‚ доступны свободно. Для документов с сохраняющимся правом (фото‚ письма живых авторов) действуют ограничения на скачивание и распространение.

Перспективы развития АИС

Дорожная карта развития системы на ближайшие годы включает:

• Массовое оцифрование дел: Приоритет, метрические книги‚ ревизские сказки‚ списки призывников (военно-учетные документы), самые востребованные серии для геноалогии.
• Внедрение ИИ-технологий: Распознавание рукописного текста (HTR — Handwritten Text Recognition) для полнотекстового поиска по тексту дел‚ а не только по заголовкам описей.
• Мобильное приложение: Разработка нативного клиента для iOS/Android с функцией офлайн-кэширования избранных дел.
• Интеграция с МФЦ и ЗАГСами: Реализация сценария «Жизненные ситуации» — автоматическое формирование архивного запроса при обращении гражданина в МФЦ за справкой об архивном документе.

Контакты и реквизиты организатора

Если вы не нашли нужную информацию в АИС или нуждаетесь в консультации архивиста:

АИС «Архивы Ульяновской области» представляет собой зрелый‚ функциональный и постоянно развивающийся инструмент‚ который радикально изменил подход к работе с документальным наследием региона. Перевод описей в электронный вид (более 18 тысяч единиц) и внедрение электронного документооборота сделали исторические источники доступными для исследователей из любой точки мира‚ а для жителей области — значительно сократили сроки получения социально-значимых справок. Система служит образцом внедрения федеральных стандартов на региональном уровне и продолжает оставаться главной «цифровой дверью» в историю Симбирска-Ульяновска.

Статья подготовлена на основе открытых данных портала ulian.kaisa.ru и официальных отчетов ОГБУ «ГА Ульяновской области» за 2020–2026 гг. Актуально на .