Государственный архив актов гражданского состояния (ЗАГС‑архив) – это специализированный фонд государственных архивов, в котором хранятся оригинальные книги записи актов гражданского состояния (АКТ‑книги) и метрические книги, собранные из первых экземпляров записей о рождении, браке, смерти и других гражданско‑правовых событиях.
Исторический контекст
Первые официальные архивные документы в России появились в начале XVIII века. 10 марта 1720 года Пётр I подписал Генеральный регламент (Устав), в котором было предписано вести государственные архивы и вводить должность архивариуса. С тех пор архивное дело стало неотъемлемой частью государственного управления.
В сфере актов гражданского состояния система архивирования начала формироваться в советский период, а после 1991 года – в рамках современной правовой базы РФ.
Появление актовых книг
- С 1926 года в органах записи актов гражданского состояния (ЗАГС) начали вести актовые книги – официальные регистры, в которых фиксировались все события, подпадающие под действие Гражданского кодекса.
- С 1928 года в государственных архивах начали сохраняться первые переданные книги. По состоянию на 2026 год в архивах находятся документы, охватывающие более 90 лет истории страны.
Правовая основа
Деятельность по передаче актовых и метрических книг в государственные архивы регулируется несколькими нормативными актами:
- Федеральный закон «Об архивном деле» (№ 129‑ФЗ от ) – определяет статус архивных фондов и порядок их формирования.
- Постановление Правительства РФ от 21 августа 2006 г. № 513 «Об утверждении методики распределения субвенций из федерального бюджета на содержание государственных архивов» – устанавливает финансовую основу.
- Приказ Федерального архивного агентства «О порядке передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния» – фиксирует сроки и порядок передачи.
Сроки передачи
| Тип документа | Срок передачи в архив |
|---|---|
| Актовые книги (первые экземпляры) | Через 75 лет со дня составления записей (по большинству регионов) либо 100 лет (в ряде субъектов РФ, например, Чувашская Республика) |
| Метрические книги | Через 75 лет со дня их составления |
| Вторые экземпляры записей (1921‑1978 гг.) | Передаются в архив сразу после их создания, так как они не являются оригиналами |
Таким образом, в 2026 году в архивах находятся книги, датированные 1926‑1950‑ми годами, а более новые (с 1979 года) находятся в архивах только после истечения установленного срока.
Содержание архивных фондов
В государственных архивах хранятся следующие виды документов:
- Актовые книги – записи о рождении, браке, разводе, смерти, усыновлении и др.;
- Метрические книги – церковные книги, в которых фиксировались метрики (рождений, браков, смертей) до 1918 года и в некоторых регионах после;
- Книги записей актов, составленные консульскими учреждениями СССР и РФ, а также органами ЗАГС при военных комендатурах за границей (1921‑1978 гг. – вторые экземпляры, с 1979 г. – первые);
- Справки и выписки, выданные на основании архивных записей.
Региональные особенности
Примеры региональных архивов, где хранятся актовые книги:
- Российский государственный исторический архив Дальнего Востока – метрические книги церквей Камчатского, Хабаровского, Амурского, Магаданского, Сахалинского и Еврейской автономных областей (1885‑1922 гг.);
- Государственная служба Чувашской Республики – книги ЗАГС за 1921‑1925 годы готовятся к передаче в Государственный исторический архив;
- Объединённый государственный архив Челябинской области – книги записей актов гражданского состояния, охватывающие более 100 лет истории региона;
- Архивы Санкт‑Петербурга – книги, поступающие в архив после 100 лет с даты их создания.
Порядок передачи и хранения
Как происходит передача?
- Орган ЗАГС готовит актовую (или метрическую) книгу к передаче – проверяет целостность, отсутствие повреждений и наличие полного комплекта страниц.
- Составляется акт передачи, в котором указываются даты создания записей, срок их хранения и реквизиты получающего архива.
- Книга передаётся в архивный фонд в соответствии с установленными нормативами (обычно в течение 30 дней после истечения срока).
- В архиве книга получает уникальный архивный номер, вносятся сведения в Государственную информационную систему удаленного использования архивных документов (ГИС УИАД), что обеспечивает возможность поиска и выдачи справок.
Условия хранения
Архивные помещения отвечают требованиям по температуре (18‑20 °C), влажности (45‑55 %) и защите от света, влаги и механических повреждений. Книги хранятся в специальных архивных коробках, снабженных индексационными листами.
Доступ к архивным материалам
Граждане, исследователи и генеалогические общества могут получать сведения из архивов ЗАГСа:
- По заявлению с указанием полного имени, даты и места рождения, брака или смерти;
- Через Электронный ЗАГС – единый государственный реестр записей актов гражданского состояния (ЕГР‑ЗАГС), запущенный 1 октября 2018 года, где доступны цифровые копии более новых записей;
- В рамках ГИС УИАД – онлайн‑каталог, позволяющий искать документы по региону, периоду и типу акта.
При наличии достаточных данных архив выдает повторные свидетельства или справки‑выписки из оригинальных актовых записей.
Значение государственных архивов актов гражданского состояния
Архивные фонды ЗАГСа играют важную роль в нескольких направлениях:
- Историческая память – позволяют проследить демографические процессы, миграцию, изменения в структуре семьи.
- Юридическая защита – оригиналы актов служат доказательной базой в судах, при оформлении наследства, смене фамилии и др.
- Генеалогия – предоставляют уникальные сведения для построения семейных деревьев.
- Научные исследования – используют социологи, демографы и историки для анализа общества.
Празднование Дня архивов
10 марта ежегодно в России отмечается День архивов. Дата выбрана в честь подписания Пётром I первого государственного акта – Генерального регламента в 1720 году, который заложил основы архивного дела в стране.
Перспективы развития
В ближайшие годы планируется:
- Полная оцифровка всех актовых и метрических книг, переданных в архивы, с последующим размещением в открытом доступе (с учётом требований о защите персональных данных);
- Интеграция архивных данных с ЕГР‑ЗАГС для ускорения выдачи справок и уменьшения бумажного документооборота;
- Развитие региональных порталов доступа, позволяющих искать документы по месту рождения, брака или смерти без посещения архива.
Государственный архив актов гражданского состояния – это фундаментальная часть национального архивного фонда, обеспечивающая сохранность важнейших записей о жизни каждого гражданина. Благодаря чётко установленным правовым нормам, срокам передачи (75‑100 лет) и современным технологиям доступа, архивные документы продолжают служить интересам государства, общества и отдельных людей, сохраняя память о прошлом и облегчая решение юридических вопросов в настоящем.
Дата актуализации: 09:02:19