Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан (далее – ГА ДЛС РТ) – специализированное подразделение Государственного архива Республики Татарстан, которое занимается сбором, хранением, систематизацией и предоставлением доступа к документам, отражающим личный состав населения региона за весь период его существования.

Содержание статьи

1. История создания и развития архива
2. Структура и подчинённые подразделения
3. Основные функции и задачи
4. Фонд документов
5. Доступ к архивным материалам
6. Электронные сервисы и цифровизация
7. Контактные данные и часы работы
8. Часто задаваемые вопросы

История создания и развития архива

В 1994 году в рамках реформы архивного дела в России и в Татарстане был создан Центр хранения документов по личному составу Республики Татарстан. Его задача – собрать все документы, связанные с населением: метрические книги, списки призывников, списки избирателей, справки о прохождении службы, документы о семейных связях и др.

С 2000‑х годов центр был реорганизован и включён в структуру Государственного архивного учреждения Республики Татарстан (ГБУ ГА РТ). С 2016 года архив официально носит название Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан, что отражает его специализацию и статус в системе государственных архивов России.

Важным событием в истории архива стало участие в культурных и образовательных проектах, например, в январе 2021 г. в Государственном комитете Республики Татарстан по архивному делу прошла творческая встреча школьников с писателем Фаритом Яхиным, в ходе которой были переданы личные документы на хранение в архив.

Структура и подчинённые подразделения

Государственный архив документов по личному составу входит в состав Государственного архивного учреждения Республики Татарстан (ГБУ ГА РТ), которое является автономной некоммерческой организацией, подчинённой правительству республики.

• Отдел сбора и приёма документов – отвечает за прием новых материалов, их классификацию и регистрацию.
• Отдел описания и каталогизации – формирует описательные карточки, электронные каталоги и справочники.
• Отдел консервации и реставрации – обеспечивает физическую сохранность бумажных и фотоматериалов.
• Отдел обслуживания запросов – работает с пользователями, оформляет выдачу копий и справок.
• Отдел цифровых технологий – реализует проекты сканирования, создания электронных баз и онлайн‑доступа.

Основные функции и задачи

Согласно уставу ГА ДЛС РТ, основные функции включают:

1. Сбор и централизованное хранение документов, отражающих личный состав населения.
2. Обеспечение их сохранности и консервации в соответствии с международными стандартами.
3. Создание и поддержание описательных и поисковых каталогов.
4. Предоставление доступа исследователям, историкам, genealogist‑ам, а также гражданам, нуждающимся в справках.
5. Осуществление научно‑исследовательской деятельности, участие в выставках и просветительских проектах.
6. Цифровизация фондов и внедрение электронных сервисов.

Фонд документов

Фонд ГА ДЛС РТ насчитывает более 10 миллионов единиц хранения. Ключевые категории:

• Метрические книги (рождений, браков, смертей) – с 18 века по 1990‑е годы.
• Списки призывников и военнослужащих – первая мировая война, Вторая мировая война, послевоенный период.
• Избирательные списки – с 1917 года, включая выборы в Верховный Совет СССР, в Государственную Думу РФ и в парламент Татарстана;
• Документы о семейных связях – генеалогические справки, акты усыновления, брачные договоры.
• Справки о прохождении службы в органах государственной власти и правоохранительных органах.
• Уникальные документы – личные письма, дневники, фотокарточки, связанные с известными личностями (например, документы о родственных связях Ганнибалов и фон Данштернов).

Все документы находятся в Республиканском реестре уникальных документов, что облегчает их поиск и обеспечивает дополнительную защиту.

Доступ к архивным материалам

Государственный архив документов по личному составу открывает доступ к материалам в нескольких формах:

Офлайн‑доступ

• Посещение архивного зала по предварительной записи.
• Работа с оригиналами или микрофильмами под контролем архивного специалиста.
• Получение копий (печать, фотокопия) за отдельную плату.

Онлайн‑доступ

• Электронный каталог archives.tatarstan.ru, где можно искать по ФИО, дате, типу документа.
• Сервис «Запрос онлайн» – заполнение формы, после чего архив отправляет скан или копию по электронной почте.
• База «Республиканский реестр уникальных документов», доступная через портал Госуслуги.

Специальные запросы

Для получения справок, необходимых в судебных или административных делах, необходимо оформить запрос в письменной форме с указанием цели использования документа. При необходимости архив может предоставить официальную справку с печатью.

Электронные сервисы и цифровизация

С 2018 года архив активно сотрудничает с компанией ООО «Архивные Информационные Технологии», реализуя проекты по сканированию и созданию цифровых копий:

• Сканирование метрических книг в формате PDF/A.
• Создание открытой базы данных «Татарская генеалогия», доступной исследователям.
• Внедрение системы управления архивными документами (СУД) на базе «Электронный архив России».

Все цифровые материалы находятся под защитой системы Электронный архив РФ, что гарантирует их долговременное хранение и возможность удалённого доступа.

Контактные данные и часы работы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как оформить запрос на получение копии метрической книги?

Заполнить форму «Запрос на копию архивного документа» на сайте archives.tatarstan.ru.
Указать ФИО, даты, место рождения/брака/смерти.
Прикрепить документ, подтверждающий интерес (например, заявление суда).
Оплатить услуги копирования (стоимость указана в тарифах архива).

Можно ли получить доступ к архиву дистанционно?

Да. Через сервис «Запрос онлайн» можно получить скан нужного документа в течение 3‑5 рабочих дней после подтверждения запроса.

Какие документы считаются «уникальными» и требуют отдельного согласования?

Уникальными признаются оригиналы редких писем, личные дневники известных личностей, фотоматериалы, не подлежащие публичному распространению без согласования с правообладателем.

Как узнать, есть ли в архиве сведения о моих предках?

Для предварительного поиска достаточно ввести фамилию, имя и примерный период жизни в электронный каталог. Если результаты найдены, архив свяжется с вами для уточнения деталей.

Можно ли использовать архивные материалы в научных публикациях?

Да, при условии указания полного библиографического описания и получения согласия архива на публикацию (обычно требуется подписать лицензионное соглашение).

Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан – это уникальный ресурс, который хранит в себе историю миллионов людей, проживающих в регионе. Благодаря систематическому подходу к сбору, консервации и цифровизации, архив обеспечивает доступ к ценнейшим материалам как для профессиональных исследователей, так и для обычных граждан, желающих узнать о своих корнях.

Если вы хотите узнать больше о своих предках, подготовить справку для официальных целей или просто изучить историю Татарстана, ГА ДЛС РТ готов предоставить необходимую помощь и поддержку.