В процессе жизнедеятельности каждого человека важнейшую роль играет его трудовая история. От правильности оформления и сохранности трудовых документов зависят размер будущей пенсии, получение социальных гарантий и льгот. Однако время не стоит на месте: предприятия ликвидируются, реорганизуются, меняют форму собственности. В таких ситуациях документы, подтверждающие стаж и заработок, не исчезают бесследно. Для их сохранения созданы специализированные учреждения — государственные архивы трудовых документов.
Что такое государственный архив трудовых документов?
Государственный архив трудовых документов (часто именуемый архивом документов по личному составу), это специализированное архивное учреждение, основная цель которого заключается в хранении, учете, комплектовании и использовании документов ликвидированных организаций. Эти документы содержат информацию о трудовой деятельности и трудовых отношениях граждан, обеспечивая защиту их социальных прав и гарантий.
В соответствии с федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», при ликвидации или реорганизации предприятия его документы, в т.ч. трудовые книжки и личные дела сотрудников, передаются на государственное или муниципальное хранение. Там они продолжают сохраняться в регламентированный законом срок, который составляет 75 лет.
Какие документы хранятся в архиве?
В государственные архивы трудовых документов передается обширный массив бумаг, имеющих значение для подтверждения стажа и заработной платы. К основным видам таких документов относятся:
- Приказы по личному составу (о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпусков).
- Личные карточки сотрудников (форма Т-2).
- Личные дела работников (особенно часто хранятся на руководителей, специалистов и лиц, имеющих ученые степени).
- Лицевые счета по начислению заработной платы.
- Трудовые книжки (невостребованные сотрудниками при увольнении).
- Книги списочного состава и табели учета рабочего времени.
В какие архивы обращаться?
Система архивов в России распределена по территориальному и ведомственному принципу. В зависимости от того, в каком городе и в какой организации работал гражданин, зависит выбор учреждения для направления запроса.
Архивы Санкт-Петербурга
В Северной столице функции хранения трудовых документов ликвидированных предприятий выполняет Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб). С самого начала своей деятельности архив принял на хранение документы не только государственных, но и негосударственных предприятий, прекративших свою работу.
Архивы Москвы
В Москве вопросами сохранности трудовой истории занимается ГБУ «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы». В соответствии с уставом этого учреждения, его главная задача, обеспечение социальных прав граждан путем хранения и выдачи информации из документов ликвидированных организаций столицы.
Федеральные архивы
Если гражданин работал в учреждениях и ведомствах высших органов власти, то для подтверждения стажа следует обращаться в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ). Туда же направляются запросы, связанные с работой в федеральных министерствах и ведомствах прошлых лет.
Как получить архивные документы и справки?
Граждане РФ имеют право на бесплатное получение архивных справок, выписок и копий документов, подтверждающих их трудовую деятельность. Архивные учреждения выдают следующие виды документов:
- Архивная справка — официальный документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов тех документов, на которых она основана.
- Архивная выписка — дословное воспроизведение части текста документа, относящегося к запросу.
- Архивная копия, точное воспроизведение текста или изображения документа.
- Информационное письмо, документ, информирующий о наличии или отсутствии в архиве запрашиваемых сведений.
Чаще всего граждане запрашивают справки для оформления трудовой пенсии (о заработной плате, трудовом стаже, переименовании организации).
Способы подачи запроса
Чтобы получить необходимые документы, гражданин может:
- Обратиться лично в архивное учреждение.
- Направить письменный запрос по почте.
- Воспользоватся электронной почтой или официальным сайтом архива.
- Подать обращение через Многофункциональные центры (МФЦ).
Важное замечание: Архивы не восстанавливают утраченные трудовые книжки. Они лишь выдают архивные справки, которые имеют равную юридическую силу с трудовой книжкой при оформлении пенсии или подтверждении стажа.
Как найти нужный архив?
Информацию о том, где находится архив трудовых книжек в конкретном городе, лучше всего уточнять в местной администрации или региональном управлении архивами. Бумажные справочники могут быть устаревшими, так как места расположения учреждений иногда меняются.
Однако современные технологии значительно упрощают задачу. Сегодня поиск архивных документов о трудовой деятельности стал гораздо проще благодаря внедрению информационных систем. Существует Общероссийская справочно-информационная система «База данных по местам хранения документов по личному составу». Это постоянно пополняемая картотека, которая помогает гражданам и архивистам быстро определять, в каком именно архиве (федеральном, региональном или муниципальном) хранятся документы того или иного ликвидированного предприятия.
Государственные архивы трудовых документов играют важнейшую роль в защите конституционных прав граждан на социальное обеспечение. Благодаря их кропотливой работе по сохранению документов по личному составу, каждый человек может восстановить свою трудовую биографию, подтвердить заработок для начисления пенсии и реализовать свои социальные гарантии, даже если предприятие, на котором он трудился, давно прекратило свое существование.