Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

График передачи документов в архив — это основной нормативный документ, регулирующий сроки и порядок перевода дел из текущего делопроизводства организации в ее архив (или в государственный архив при ликвидации). Грамотное составление графика — залог соблюдения законодательства об архивном деле, сохранности документа и возможности его быстрого поиска при необходимости.

Нормативная правовая база

Деятельность по формированию и применению графиков передачи документов регулируется следующими ключевыми актами:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 15, 16, 22) — основные требования к срокам хранения и передаче;
Приказ Росархива от № 176 «Об утверждении Типовых перечней управленческой документации…» (для коммерческих и некоммерческих организаций) — определяет сроки хранения конкретных видов дел.
Приказ Росархива от № 236 (для федеральных органов власти) — утверждение типовых перечней и графиков.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Документы организации. Правила формирования дела» — правила оформления дел перед сдачей.
Приказ Минкультуры России от № 558 (в ред. от 2020 г.), утверждение Инструкции по порядку передачи документов в архивы (для госорганов, но принципы применимы и к другим организациям).

Виды графиков передачи

В зависимости от статуса организации и этапа жизненного цикла документов, выделяют:

График передачи документов в архив организации (внутренний)

Составляется ежегодно для перевода дел из управленческого архива (или от структурных подразделений) в архив организации для постоянного или временного хранения. Это основной рабочий документ архивариуса.

График передачи документов в государственный архив

Составляется в случаях:

Ликвидации организации (передача всех документов).
Реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование).
Истечения сроков хранения документов, подлежащих уничтожению (передача на учет в госархив перед кассировкой).
Передачи документов постоянного хранения (обычно через 10 лет после завершения дела, если иное не установлено типовым перечнем).

График передачи при смене носителя (оцифровка)

Если организация переводит документы на электронные носители с последующим уничтожением бумажных оригиналов (в соответствии с Приказом Минцифры России от № 1029), составляется отдельный график/акт на передачу оригиналов в архив до уничтожения или на передачу электронных копий в электронный архив.

Структура и обязательные реквизиты графика

Согласно архивным стандартам, график передачи документов в архив организации оформляется в виде таблицы и должен содержать следующие колонки (реквизиты):

Порядковый номер записи.
Индекс дела (шифр дела по номенклатуре дел организации).
Наименование дела (точно такое же, как на корешке и в номенклатуре).
Даты дела (начальная и конечная дата документов в деле, например: – ).
Срок хранения (в годах: временный — 1, 3, 5, 10, 50, 75; или постоянный). Указывается в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
Год окончания срока хранения (рассчитывается как: год завершения дела + срок хранения).
Объем дела (в листах или в единицах хранения/томах).
Срок передачи в архив (конкретная дата или квартал года, когда дело должно быть сдано).
Примечания (например: «До оцифровки не сдавать», «Дело не закрыто», «Ликвидация организации»).

Процедура составления и утверждения графика

Этап 1: Подготовительный (анализ номенклатуры)

Архивариус (или ответственный за архивное дело сотрудник) работает с утвержденной номенклатурой дел организации. Номенклатура — это перечень видов документов с установленными сроками хранения. График составляется строго на основе номенклатуры. Нельзя установить срок хранения или передачи, отличный от номенклатуры.

Этап 2: Формирование списка дел к сдаче

В график включаются дела, которые к 31 декабря отчетного года:

Завершены (последний документ поставлен на учет, дело пронумеровано, сшито, озаглавлено).
Истек срок их хранения в структурном подразделении (обычно 1 год после завершения, если иное не прописано во внутреннем распоряжении).

Этап 3: Согласование

Проект графика согласовывается с:

Руководителем организации (или уполномоченным заместителем).
Главным бухгалтером (по бухгалтерским и налоговым документам — критически важно для подтверждения сроков хранения 5/6/10 лет).
Юридическим отделом / ДПО (по вопросам персональных данных, коммерческой тайны).

Этап 4: Утверждение

График утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. В приказе указывается: «Утвердить график передачи документов в архив организации на 20__ год». График является приложением к приказу.

Этап 5: Исполнение и контроль

В течение года архивариус контролирует сдачу дел по срокам графика. По факту сдачи составляется Акт приема-передачи документов в архив организации (форма не закреплена законом, разрабатывается самостоятельно), который подписывается сдающим (ответственным подразделения) и принимающим (архивариусом) лицами.

Сроки передачи документов в архив организации

Закон (125-ФЗ) устанавливает общий принцип: документы передаются в архив организации по истечении года, следующего за годом их создания (завершения дела).

Пример: Дело за 2023 год завершено . Оно должно быть передано в архив организации не позднее .

Важные нюансы:

Внутренние распоряжения организации могут установить более ранние сроки сдачи (например, ежеквартально или в течение полугода после завершения), но не более поздние.
Дела постоянного хранения и дела со сроком хранения более 10 лет передаются в архив организации в установленные графиком сроки, а затем (через 10 лет после завершения) — в государственный архив.
Документы, по которым идет судебный спор, проверка или аудит, в архив не сдаются до снятия ограничений (в графе «Примечания» ставится отметка).

Особенности графика при ликвидации/реорганизации организации

Это наиболее ответственный вид графика. Он составляется один раз и охватывает всю архивную фондовую документацию.

Ключевые отличия:

Основание: Решение о ликвидации / реорганизации, Приказ ликвидационной комиссии.
Состав: Включаются все дела без исключения (как хранящиеся в архиве организации, так и находящиеся в работе у подразделений).
Сроки: Устанавливаются ликвидационной комиссией, но должны обеспечивать передачу в госархив до момента исключения организации из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Согласование с госархивом: Проект графика (вместе с описями) направляется в территориальный государственный архив (или Росархив для федеральных органов) на экспертизу и согласование заранее (обычно за 1-3 месяца). Без согласования госархив не примет документы.
Форма: Часто требуется заполнение по форме, установленной Приказом Минкультуры № 558 (Приложение № 2) или формой конкретного госархива.

Типичные ошибки при составлении графика

Ошибка	Последствия	Как избежать
Расхождение с номенклатурой дел (другие сроки, другие названия)	Нарушение закона, отказ госархива в приеме, проблемы при проверках Росахива/прокуратуры	Сверять каждую строку графика с актуальной номенклатурой
Включение в график незавершенных дел	Нарушение принципа целостности дела, невозможность оформления корешки	В график включать только дела с проставленным «Конец» на корешке
Отсутствие приказа об утверждении графика	График не имеет юридической силы, сдача дел — добровольная/хаотичная	Обязательно издавать приказ/распоряжение руководителя
Игнорирование документов с истекшим сроком хранения (подлежащих уничтожению)	Захламление архива, риск утечки данных, нарушение 152-ФЗ	В графике отдельным блоком выводить дела к уничтожению с отметкой «К кассировке»
Несвоевременное согласование с госархивом при ликвидации	Срыв сроков ликвидации, штрафы, невозможность закрыть ЕГРЮЛ	Начать подготовку описей и графика за 6-12 месяцев до планируемой ликвидации

Электронные документы и графики передачи

С переходом на электронное делопроизводство (СЭД, 1С:Документооборот, Directum и др.) понятие «передача в архив» трансформируется:

В СЭД: Передача — это смена статуса дела/документа на «В архиве» / «Архивный» с установлением атрибутов хранения. Физического перемещения нет, но график (план архивации) в системе обязателен для автоматического перевода статусов.
Гибридный архив: Если бумажные оригиналы сдаются в архив, а копии хранятся в СЭД, график составляется на бумажные носители. В акте приема-передачи фиксируется наличие электронных копий.
Оцифровка с уничтожением оригиналов: График передачи оригиналов в архив составляется на этапе подготовки к оцифровке (оригиналы временно хранятся в архиве до проверки качества сканов и подписания акта оцифровки).

Ответственность за нарушение сроков и правил передачи

Нарушение законодательства об архивном деле влечет ответственность:

Административная (КоАП РФ ст. 13.19-13.21): Штрафы на должностных лиц (от 500 до 5000 руб.), на юрлиц (от 3000 до 50 000 руб.) за нарушение сроков передачи, правил хранения, уничтожения документов без экспертизы.
Дисциплинарная (ТК РФ ст. 192): Замечание, выговор для виновных сотрудников (архивариуса, руководителей подразделений).
Гражданско-правовая: Убытки, причиненные организации утратой документов (например, невозможность защититься в суде, штрафы налоговой).
Уголовная (УК РФ ст. 293, халатность): В случае тяжких последствий (утрата документов постоянного хранения, архивных фондов).

Чек-лист: График готов к утверждению

Перед подачей на подпись руководителю проверьте:

[ ] График составлен на актуальной номенклатуре дел (утвержденной приказом за текущий год).
[ ] Включены все завершенные дела за отчетный период (нет «провалов» по индексам).
[ ] Сроки хранения и год окончания рассчитаны верно.
[ ] Наименования дел идентичны номенклатуре и корешкам.
[ ] Указаны реальные сроки сдачи (квартал/месяц), позволяющие архивариусу принять документы равномерно.
[ ] Выделены дела к уничтожению (с отметкой «К кассировке», ссылкой на акт экспертизы).
[ ] Учтены дела, не подлежащие сдаче (суды, проверки), с пометками.
[ ] Проект согласован главным бухгалтером и юристом (визы на проекте или по почте).
[ ] Подготовлен проект приказа об утверждении графика.

График передачи документов в архив, это не просто бюрократическая формальность, а ключевой инструмент управления документооборотом и минимизации рисков организации; Регулярное (ежегодное) составление графика, его строгое исполнение и контроль со стороны руководства гарантируют, что в любой момент (при налоговой проверке, судебном споре, аудите или ликвидации) организация сможет предоставить любой документ в установленные законом сроки. Инвестиции в правильную архивную политику всегда окупаются отсутствием штрафов и судебных поражений.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов по архивному делу в вашей организации рекомендуется консультироваться с профессиональным архивариусом или юристом, специализирующимся на архивном законодательстве.