Архивное дело в Российской Федерации (и в некоторых соседних государствах) построено на принципе иерархического управления: от федеральных органов власти до структурных подразделений отдельных организаций. Каждый уровень выполняет определённый набор функций, направленных на сохранение, комплектование, учёт и использование документального наследия.

Федеральный уровень

Федеральное архивное агентство (Росархив)

Согласно Указу Президента РФ от 22 июня 2016 г. № 293, Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим:

• выработку и реализацию государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;
• нормативно‑правовое регулирование архивной деятельности;
• федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле;
• оказание государственных услуг в области архивного дела;
• управление федеральным имуществом, связанным с архивным фондом.

Росархив также координирует работу органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, утверждает типовые положения о архивах организаций и методические рекомендации.

Исторический прецедент

Первым в истории России органом управления централизованным архивным делом стал Декрет от 1 июня 1918 г., который возложил на newly created орган функции управления архивным фондом страны.

Уровень субъектов Российской Федерации

Государственное управление архивным делом в регионах осуществляют уполномоченные органы исполнительной власти субъектов. Примером может служить:

• Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь – осуществляет специальные (исполнительные, контрольные, регулирующие и другие) функции в сфере архивного дела и делопроизводства в РБ;
• Главные управления юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов – органы архивного дела и делопроизводства в областях и городе Минске.

В структуре данных органов обычно присутствуют:

• отделы по комплектованию и учету архивных документов;
• отделы по обеспечению сохранности и использованию фондов;
• методические и информационные центры.

Муниципальный уровень

На уровне муниципальных образований функции управления архивами выполняют:

• отделы архивного дела в администрациях городов и районов;
• муниципальные архивы, которые могут быть выделены как самостоятельные структурные подразделения или входить в состав культурно‑образовательных учреждений.

Их задачи включают:

• хранение документов местного самоуправления;
• организацию доступа граждан к архивным материалам;
• подготовку документов к передаче на постоянное хранение в региональные или федеральные архивы.

Архивы организаций (предприятий)

Архив организации может функционировать в двух основных формах:

1. Самостоятельное структурное подразделение – общее руководство деятельностью архива возлагается на руководителя организации, а управление повседневной работой – на руководителя архива.
2. Часть другого подразделения (например, отдела делопроизводства или юридического отдела) – в этом случае функции архива распределяются между сотрудниками соответствующего подразделения.

Основные функции архива организации:

• Хранение документов Архивного фонда РФ, документов со сроком хранения свыше 10 лет (в т.ч. по личному составу), а также документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив;
• Комплектование – формирование фондов в соответствии с номенклатурой дел и типовыми списками документов;
• Учёт – ведение описей, карточек, электронных баз данных, обеспечение государственной и внутренней учёта документов;
• Подготовка к передаче – экспертиза ценности, оформление описей, упаковка и транспортировка документов в архивы постоянного хранения;
• Методическая и практическая помощь структурным подразделениям организации в работе с документами (разработка инструкций, проведение обучений, консультирование по вопросам составления номенклатуры дел);
• Участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• Информационное обеспечение органов государственного управления организации – предоставление справок, выписок, копий документов по запросам;
• Обеспечение сохранности – создание условий хранения (температурно‑влажностный режим, защита от света, пожаров, насекомых), проведение реставрационных и профилактических работ;
• Государственный учет документов Национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации.

Взаимодействие уровней управления

Эффективное функционирование архивной системы обеспечивается взаимодействием всех уровней:

• Росархив устанавливает общие нормативные требования, контролирует их выполнение и предоставляет методическую поддержку региональным и муниципальным органам;
• Региональные органы адаптируют федеральные нормы к местным условиям, осуществляют надзор за архивами организаций и муниципальными архивами, а также оказывают им практическую помощь;
• Архивы организаций выполняют оперативные функции по хранению и использованию документов, а также готовят материалы к передаче на более высокие уровни хранения.

Система управления архивами в Российской Федерации представляет собой многоуровневую структуру, где каждый орган имеет чётко определённый набор функций: от формирования государственной политики и нормативного регулирования на федеральном уровне до непосредственного хранения, комплектования и использования документов в архивах организаций. Понимание этих функций и их взаимодействия позволяет эффективно организовывать архивное дело как в государственных учреждениях, так и в коммерческих компаниях, обеспечивая сохранность documentalного наследия для нынешних и будущих поколений.