Дата публикации: 10 июля 2026 г.

Содержание

1. Что такое источники комплектования?
2. Нормативно‑правовая база
3. Классификация источников комплектования
4. Формирование и ведение списков источников
5. Процедура комплектования архивов
6. Документооборот (бумажный и электронный)
7. Обязанности участников процесса
8. Проблемные зоны и пути их решения

Что такое источники комплектования?

Согласно статье 23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ источники комплектования – это юридические и физические лица‚ чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Архив обязан вести учёт каждого источника‚ фиксируя как бумажные‚ так и электронные носители.

Нормативно‑правовая база

Комплектование государственных архивов регулируется совокупностью нормативных актов‚ среди которых:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 2023 г.).
• Приказы и методические рекомендации Росархива (Росархив – высший орган управления архивным делом в РФ).
• Региональные нормативные акты‚ определяющие порядок формирования списков источников в муниципальных архивах.
• Гражданско‑правовые договоры‚ заключаемые с негосударственными организациями и гражданами.

Классификация источников комплектования

Государственные органы и органы местного самоуправления

Включаются в списки обязательном порядке. К ним относятся:

• Федеральные органы исполнительной власти;
• Субъекты Российской Федерации (региональные администрации‚ губернаторы);
• Муниципальные органы (городские и сельские администрации‚ советы депутатов).

Негосударственные организации

Включаются в списки на основании договоров о передаче архивных документов. К таким организациям относятся:

• Частные предприятия;
• Общественные объединения‚ фонды‚ благотворительные организации;
• Учреждения образования‚ науки и культуры‚ не являющиеся государственными.

Физические лица (граждане)

Граждане могут стать источниками комплектования‚ если их личные документы (например‚ дневники‚ письма‚ фотоматериалы) передаются в архив в рамках:

• Договоров о передаче личных архивов;
• Сделок дарения‚ завещания‚ а также в результате судебных решений.

Специальные категории

К отдельным группам относятся:

• Военно‑служащие и органы обороны (особый порядок из‑за секретности);
• Органы‚ работающие в сфере ядерной энергетики и радиационной безопасности;
• Организации‚ создающие документы‚ подлежащие обязательному хранению в архиве (например‚ бухгалтерская и налоговая отчетность).

Формирование и ведение списков источников комплектования

Кто составляет списки?

Списки формируют:

• Государственные архивы (федеральные‚ региональные‚ муниципальные);
• Росархив – утверждает общие методики и контролирует их соблюдение.

Содержание списка

Для каждой организации‑источника в списке указываются:

1. Полное наименование (для юридических лиц) или ФИО (для физических лиц);
2. ИНН/КПП (для юридических лиц) или паспортные данные (для физических лиц);
3. Тип документов‚ подлежащих передаче (делопроизводственная‚ бухгалтерская‚ электронная и т.д.);
4. Периодичность передачи (ежемесячно‚ раз в квартал‚ по завершении проекта);
5. Форма передачи (бумажный носитель‚ электронный архив‚ облачное хранилище);
6. Дата заключения договора (если требуется) и срок его действия.

Обновление списков

Списки пересматриваются не реже одного раза в три года. При изменении организационной структуры‚ реорганизации или ликвидации источника список корректируется в течение 30 дней.

Процедура комплектования архивов

Планирование

Каждый архив разрабатывает годовой план комплектования‚ в котором указываются сроки и объёмы передачи документов от каждого источника.

Подготовка документов к передаче

Источники обязаны:

• Соблюдать правила классификации и описания документов (по ГОСТ 7.0‑2003 и ГОСТ 7.0‑2008);
• Обеспечить сохранность оригиналов (для бумажных носителей) и целостность файлов (для электронных);
• Подготовить сопроводительные акты (акт приёма‑передачи‚ акт о состоянии документов).

Передача и приёмка

Процесс состоит из нескольких этапов:

1. Транспортировка (для бумажных документов) или передача через защищённый канал (для электронных файлов);
2. Регистрация в журнале приёма‑передачи архивом;
3. Проверка соответствия переданных материалов плану комплектования;
4. Формирование наблюдательного дела – карточки‑описания источника в архивном учёте.

Оформление в архивном фонде

После приёмки документы распределяются по подразделениям фонда (дела‚ серии‚ фонды) и индексируются в автоматизированных системах (ЭРА‚ АРМ «Архив»);

Документооборот (бумажный и электронный)

Бумажный носитель

Для бумажных документов характерны:

• Формат хранения – архивные коробки‚ папки‚ файлы;
• Условия микроклимата (температура + 18 °C‚ относительная влажность 45 %);
• Контроль доступа (только уполномоченные лица).

Электронный носитель

Электронные архивные документы хранятся в:

• Локальных серверных хранилищах с резервным копированием;
• Облачных платформах‚ одобренных Росархивом (например‚ «ГосАрхив‑Электронный»);
• Системах электронного документооборота (ЭДО) с цифровой подписью.

Требования к электронным документам включают:

1. Формат файлов (PDF/A‑2‚ TIFF‚ XML);
2. Наличие метаданных (дата создания‚ автор‚ классификатор);
3. Контроль целостности (контрольные суммы‚ хеш‑функции).

Обязанности участников процесса

Проблемные зоны и пути их решения

Неполнота и задержки в передаче документов

Причины: отсутствие внутренней регламентации в организациях‚ недостаточная информированность о сроках.

Решения:

• Внедрение автоматизированных систем контроля (ERP‑модули «Архив»);
• Проведение обучающих семинаров для сотрудников государственных органов;
• Установление штрафных санкций за систематические просрочки (по статье 23‑ФЗ).

Трудности при электронном комплектовании

Проблемы: несовместимость форматов‚ отсутствие цифровой подписи‚ уязвимости в кибербезопасности.

Решения:

• Стандартизация форматов (PDF/A‑2‚ XML‑архив);
• Обязательное использование квалифицированной электронной подписи;
• Регулярные аудиты ИТ‑инфраструктуры архивов.

Управление наблюдательным делом

Трудоёмкость ручного ввода данных в наблюдательное дело.

Решения:

• Переход на электронный реестр источников (веб‑портал Росархива);
• Интеграция с государственными реестрами (ЕГРЮЛ‚ ЕГРП) для автоматического обновления сведений.

Источники комплектования – фундаментальная составляющая системы архивного дела в России. Чёткое определение категорий источников‚ строгий порядок формирования и ведения их списков‚ а также соблюдение нормативных требований позволяют обеспечить полноту‚ достоверность и сохранность Архивного фонда Российской Федерации. Современные вызовы‚ связанные с цифровизацией и ростом объёмов информации‚ требуют постоянного совершенствования методик‚ внедрения новых ИТ‑решений и повышения ответственности всех участников процесса.

Только совместными усилиями государственных органов‚ негосударственных организаций и граждан можно гарантировать‚ что историческое и правовое наследие страны будет надёжно сохранено для будущих поколений.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными данными на и может использоваться в учебных‚ научных и практических целях.