Комплектование государственного архива – это систематический процесс формирования архивного фонда за счёт документов, поступающих от различных организаций и граждан. В Республике Беларусь источники комплектования определяются законодательством и методическими рекомендациями, которые регламентируют порядок их включения, оформления и ведения списков.
Нормативная база
- Закон Республики Беларусь от № 323‑З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» – основной правовой акт, в котором закреплено понятие «источник комплектования государственного архива» и установлено, что списки таких источников составляються и утверждаются государственными архивами.
- Правила работы государственных архивов Республики Беларусь (пункт 115, части первая‑третья) – детализируют порядок включения негосударственных организаций и граждан в списки источников комплектования на основании договора хранения.
- Методические рекомендации по составлению, оформлению и ведению списков организаций‑источников комплектования государственных архивов, разработанные БелНИИДАД (2022) – практическое руководство для архивов и организаций, содержащее образцы форм, порядок согласования и примеры заполнения.
- Постановления и приказы Министерства юстиции Республики Беларусь, Департамента по архивам и делопроизводству, а также локальные нормативные акты исполнительных комитетов областей и г. Минска, уточняющие процедуры ведения списков и формы отчётности.
Кто может являться источником комплектования?
Согласно законодательству, источником комплектования государственного архива могут быть:
- Государственные органы и организации (министерства, ведомства, местные исполнительные и распорядительные органы, учреждения образования, здравоохранения и культуры).
- Хозяйственные общества и другие коммерческие организации, если они заключили договор о хранении документов постоянного хранения с государственным архивом.
- Негосударственные организации (общественные объединения, религиозные конфессии, благотворительные фонды и др.) – включение возможно только с их согласия и на основании договора хранения.
- Граждане – физические лица могут стать источниками комплектования, передав документы личного происхождения (мемуары, переписка, фото‑ и видеоматериалы) на условиях договора хранения.
Важно отметить, что включение в список источников комплектования является добровольным для негосударственных организаций и граждан, но становится обязательным после подписания соответствующего договора.
Как определить, является ли организация источником комплектования?
Процедура определения включает несколько этапов:
- Первичный анализ деятельности организации – выявление видов документов, которые могут иметь постоянную историческую ценность (приказы, протоколы, финансовые отчёты, проектно‑сметная документация и т.д.).
- Согласование с государственным архивом – направление запроса в соответствующий архив (областной, республиканский или ведомственный) с предложением о включении в список источников.
- Внесение в официальный список источников комплектования – после подписания договора архив вносит организацию в утверждённый список, который публикуется на официальном сайте архива и в Национальном реестре правовых актов.
Для удобства проверки организации могут воспользоваться онлайн‑сервисами (например, SPOK.BY) или обратиться в отдел делопроизводства и формирования Национального архивного фонда, где ведутся списки источников комплектования.
Обязанности источников комплектования
После включения в список источников комплектования организация принимает на себя определённые обязательства:
- Формирование и передача документов постоянного хранения – отбор, подготовка (подшивка, описание, создание описей) и передача документов в государственный архив за счёт собственных средств.
- Ведение внутреннего учёта документов – организация должна вести реестр передаваемых документов, обеспечивать их доступность для архивных сотрудников и соблюдать условия договора хранения.
- Соблюдение сроков и форм передачи – документы передаются в соответствии с утверждённым графиком и в установленной форме (например, в электронном виде через ЭПК или в бумажном виде с сопроводительными письмами).
- Информирование архива о изменениях – при реорганизации, ликвидации или изменении профиля деятельности организация обязана уведомить архив о возможном влиянии на состав передаваемых документов.
Неисполнение этих обязательств может привести к исключению из списка источников комплектования и, в некоторых случаях, к применению мер ответственности, предусмотренных законодательством.
Примеры форм и документов, используемых в процессе комплектования
В методических рекомендациях БелНИИДАД и в нормативных актах приведены типовые формы, которые необходимо заполнять организациям‑источникам:
- Форма списка организаций‑источников комплектования архива организации – используется для внутреннего учёта и передачи в государственный архив.
- Форма паспорта архива организации – содержит сведения о структуре архива, объёме документов, условиях хранения и контактных данных ответственного лица.
- Форма письма о вступивших в законную силу приговорах в отношении осужденных призывников – пример специализированного документа, который может входить в состав передаваемого фонда.
- Форма плана работы архива организации – определяет ежегодные мероприятия по комплектованию, описанию и сохранению документов.
- Форма регистрационного штампа – применяется при оформлении передаваемых дел для фиксации даты и номера поступления в архив.
Все формы доступны в электронном виде на сайтах БелНИИДАД, Национального архива Республики Беларусь и в системе «Белформа».
Источники комплектования государственного архива Республики Беларусь играют ключевую роль в формировании национального архивного фонда. Чётко прописанная нормативная база, методические рекомендации и стандартные формы позволяют организациям эффективно взаимодействовать с архивными учреждениями, обеспечивая сохранность документов постоянного исторического значения. Понимание своих прав и обязанностей как источника комплектования помогает не только избежать правовых рисков, но и внести значительный вклад в сохранение культурного и документального наследия страны.
Для получения актуальной информации рекомендуется регулярно проверять обновления на официальных сайтах:
- Национальный архив Республики Беларусь (narb.gov.by);
- БелНИИДАД (belniiadad.by);
- Министерство юстиции Республики Беларусь (justice.gov.by).