Государственный архив Тамбовской области (ГАТО) хранит более 100 лет документального наследия региона: метрические книги, ревизские сказки, акты гражданского состояния, материалы по воинской повинности, судебные дела, документы провинциальных и городских управлений и многое другое. Если вам необходимо получить копию любого из этих документов, следует правильно оформить запрос. В этой статье мы подробно разберём, какие документы доступны, какие сведения нужны от заявителя и как подать заявку как лично, так и онлайн;

Что хранит архив Тамбовской области

В фондах архива представлены следующие основные категории документов:

• Книги записей актов гражданского состояния (АКС) – свидетельства о рождении, браке, смерти (Коллекция Р‑5337).
• Метрические книги – записи о рождении, браке, смерти, перемещении населения (по районам и селам).
• Ревизские сказки – списки населения, налоговые и воинские обязательства (по годам 1917‑1918, 1920‑1930‑е).
• Документы провинциальных и городских управлений – Тамбовская провинциальная канцелярия, казённая палата, городская управа, губернское по крестьянским делам, рекрутское и воинское присутствие.
• Судебные и уголовные дела – материалы уголовных, гражданских и административных процессов.
• Литературные и культурные материалы – выставки, публикации о литературной жизни края с XVIII века до наших дней.
• Геодезические и чертёжные документы – карты, планы, чертежи (Тамбовская губернская чертежная).

Все эти фонды доступны для исследователей, генеалогов и всех, кто интересуется историей Тамбовской области.

Кому может быть полезен запрос

• Генеалогам, ищущим предков в метрических книгах и ревизских сказках.
• Историкам, изучающим административную структуру губерний и областей.
• Юристам и нотариусам, которым нужны оригиналы или копии актов гражданского состояния.
• Учёным и студентам, проводящим исследования по социологии, демографии, истории культуры.
• Гражданам, желающим подтвердить семейные данные для получения гражданства, пенсий и др.

Требуемый набор данных от заявителя

Для того чтобы запрос был рассмотрен, архив требует предоставить следующую информацию:

1. Фамилия, имя, отчество заявителя (полностью, как в официальных документах).
2. Почтовый адрес (включая индекс, страну, если запрос отправляется из-за рубежа).
3. Контактный телефон (для уточнений).
4. Электронный адрес (если запрос отправляется по e‑mail).
5. Тема запроса – чёткое указание, какие документы нужны (например: «Книга записей актов гражданского состояния Тамбовской губернии, 1905‑1912 гг., том 3»).
6. Хронологический диапазон – годы, за которые требуется информация.
7. Дополнительные сведения – место жительства, название населённого пункта, фамилия/имя предка и т.д., которые помогут архиву быстрее найти нужный материал.

Если какие‑то из пунктов неизвестны, укажите «неизвестно», но постарайтесь предоставить как можно больше контекста.

Как подать запрос

Онлайн‑запрос (по электронной почте)

Отправьте письмо на официальный адрес архива:

• E‑mail: gatoarh.tambov.gov.ru

Тема письма должна содержать слово «Запрос» и краткое описание (например, «Запрос: метрические книги 1910‑1918, село Слобода»). В теле письма разместите все пункты из раздела 3. Требуемый набор данных. При необходимости приложите скан копий удостоверения личности (паспорт) – архив может потребовать подтверждение личности.

Письменный запрос по почте

Если вы предпочитаете традиционный способ, отправьте запрос на адрес:

Письмо должно быть подписано и содержать все необходимые сведения (см. пункт 3). Прилагаемую копию паспорта рекомендуется отправлять в конверте отдельным листом.

Личный визит в архив

Если вам удобно посетить архив лично, вы можете подать запрос в читальном зале (вмещает до 15 человек). При входе предъявите документ, удостоверяющий личность, и заполните бланк заявки, который находится у стойки регистрации.

Часы работы архива:

• Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
• Сб: 10:00 – 14:00
• Вс: выходной

Обратите внимание, что в праздничные и выходные дни архив закрыт.

Стоимость и сроки выполнения запроса

Оплата производится наличными в кассе архива, банковским переводом или через платёжные системы (уточняйте реквизиты в ответном письме). После выполнения запроса архив направит вам оригиналы копий, сканы или уведомит о готовности к выдаче.

Полезные советы для ускорения процесса

• Уточняйте точные названия фондов и томов. В запросе указывайте, например, «Книга записей актов гражданского состояния Тамбовской губернии, том 3, 1905‑1912 гг.»
• Указывайте все известные варианты написания фамилий. В старых документах часто встречаются разные транслитерации.
• Если ищете предков в конкретном селе, добавьте название района и тип населённого пункта. (село, деревня, станица).
• Сохраняйте копию отправленного запроса. Это поможет в случае необходимости уточнений.
• Пользуйтесь онлайн‑каталогом ГИС УИАД. На сайте архива (если он появится) можно предварительно просмотреть доступные фонды.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документы дистанционно?

Да. Архив предоставляет сканы в формате PDF по электронной почте. Для этого в запросе укажите желаемый формат и согласуйте оплату.

Как узнать, есть ли нужный документ в фонде?

В запросе укажите максимально возможный диапазон лет и название населённого пункта. Архив проведёт поиск и сообщит о наличии/отсутствии материалов.

Что делать, если в документе обнаружены ошибки?

Обратитесь в архив с письменным заявлением о корректировке. При наличии официальных подтверждающих документов (например, справки из ЗАГСа) исправления могут быть внесены в копию.

Можно ли получить оригиналы актов гражданского состояния?

Оригиналы находятся в постоянном хранении и не выдаются. Вы получаете заверенную копию, которая имеет юридическую силу.

Как оформить запрос для нескольких предков?

Составьте один запрос, перечислив всех предков, указав их полные ФИО, годы жизни и места проживания. Это экономит время и средства.

Контактные данные архива

Запрос в Государственный архив Тамбовской области – это простой процесс, если заранее собрать все необходимые сведения и правильно оформить заявку. Архив готов помочь исследователям, генеалогам и всем интересующимся историей региона. Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете получить нужные документы быстро и без лишних осложнений.

Удачной работы с архивными материалами!