Вопрос о получении диплома из архива возникает у многих выпускников, которые потеряли оригинал диплома, нуждаются в копии для трудоустройства, поступления в аспирантуру или оформления доверенности. В статье подробно рассмотрим, какие документы нужны, как правильно оформить заявление, где и в какие сроки можно получить архивный диплом.
Содержание
- Что такое архивный диплом и когда он нужен?
- Правовая база и нормативные акты
- Кто имеет право подавать заявление?
- Перечень обязательных документов
- Образец заявления (шаблон)
- Порядок подачи и получения диплома
- Получение диплома по доверенности
- Стоимость и сроки
- Часто задаваемые вопросы
Что такое архивный диплом и когда он нужен?
После окончания высшего учебного заведения оригиналы дипломов и приложений к ним хранятся в личном деле выпускника в архиве вуза. При утере, порче или необходимости предоставить документ третьим лицам (работодателю, миграционной службе, суду) можно запросить:
- дубликат диплома;
- архивную справку, подтверждающую факт обучения и выдачу диплома;
- копию (скан) диплома для отправки по электронной почте.
Запрос делается в архивный отдел вуза, через МФЦ, портал Госуслуг или по доверенности.
Правовая база и нормативные акты
Основные документы, регулирующие выдачу дубликатов и архивных справок:
- Федеральный закон ФЗ‑273 от № 273‑ФЗ;
- Приказ Минобрнауки России от № 1173 «Об утверждении порядка выдачи дубликатов документов об образовании»;
- Внутренние регламенты конкретных вузов (например, Алтайский государственный технический университет, Сибирский федеральный университет, Санкт‑Петербургский горный университет).
Во всех нормативных актах указано, что дубликат выдается на основании личного заявления в течение 30 дней со дня получения вуза.
Кто имеет право подавать заявление?
Заявление может подать:
- само лицо, указавшее в дипломе свои ФИО;
- его законный представитель (родитель, супруг) – только при наличии нотариально заверенной доверенности;
- организация (работодатель, учебное заведение), если в заявлении указана цель получения документа и приложена доверенность от выпускника.
Для иностранных граждан возможна подача заявления через консульство РФ за границей.
Перечень обязательных документов
Ниже перечислены типовые документы, которые запрашиваются в большинстве вузов. Обязательно уточняйте список в архивном отделе вашего вуза, так как требования могут различаться.
| № | Документ | Комментарий |
|---|---|---|
| 1 | Заявление (в свободной форме или по образцу) | Подписывается заявителем; в случае доверенности – подпись доверенного лица. |
| 2 | Копия паспорта | Страницы с личными данными и пропиской. |
| 3 | Нотариально заверенная доверенность (если заявитель не присутствует) | Доверенность хранится в личном деле владельца диплома. |
| 4 | Копия диплома (если имеется) | Помогает ускорить поиск в архиве. |
| 5 | Квитанция об уплате госпошлины (если предусмотрена) | Размер пошлины обычно 200–500 руб. |
| 6 | Согласие на обработку персональных данных | Стандартный документ, часто включён в заявление. |
Образец заявления (шаблон)
Ниже – типовой текст заявления, который можно адаптировать под любой вуз.
В _______________________ (полное название вуза) К ректору / заместителю ректора От: _______________________ (ФИО полностью) Адрес: _______________________ Телефон: ___________________ Электронная почта: ___________ Заявление Прошу выдать мне дубликат диплома о высшем образовании (номер диплома __________, выданного __________ года) и приложение к нему (если имеется) из архивного фонда университета. Причина обращения: _______________________________ (утрата, порча, необходимость в официальных документах и т.п.). Прилагаю: 1. Копию паспорта. 2. Нотариально заверенную доверенность (если заявление подаёт другое лицо). 3. Копию диплома (если имеется). 4. Квитанцию об уплате госпошлины. 5. Согласие на обработку персональных данных. Срок выдачи дубликата прошу установить в соответствии с действующим регламентом (не более 30 дней). _______________________ (подпись) _____________
Для подачи через электронные сервисы (портал Госуслуг, электронную почту вуза) достаточно сканировать заявление и приложить все документы в формате PDF.
Порядок подачи и получения диплома
Личная подача в архивный отдел
- Соберите полный пакет документов (см. пункт 4).
- Заполните заявление по образцу.
- Подайте пакет в архивный отдел вуза (обычно находится в здании администрации).
- Получите расписку о приёме заявления.
- В течение 30 дней архивный отдел ищет оригинал в личном деле, готовит дубликат и выдаёт его вам (или отправляет по почте).
Подача через МФЦ или портал Госуслуг
- Зайдите на Госуслуги и найдите услугу «Выдача дубликата диплома».
- Заполните онлайн‑форму, загрузите сканы всех документов.
- Оплатите госпошлину онлайн.
- После проверки ваш запрос будет направлен в архивный отдел вуза.
- Получите готовый документ в МФЦ (по выбранному пункту выдачи) или курьером.
Подача по доверенности
- Доверенное лицо должно иметь нотариально заверенную доверенность и копию вашего паспорта.
- Все остальные документы (заявление, квитанция, копия диплома) предоставляются в том же виде, что и при личной подаче.
- Нотариальная доверенность хранится в личном деле владельца диплома, поэтому её копию обычно не требуют при выдаче дубликата.
Получение диплома по доверенности
Если вы не можете лично посетить вуз (находитесь в другом городе или за границей), оформляете доверенность у нотариуса. В заявлении указываете:
- ФИО доверенного лица;
- Срок действия доверенности (не менее 3 месяцев);
- Цель – получение дубликата диплома.
После получения дубликата доверенное лицо подписывает акт приёма‑передачи, а оригинал доверенности возвращается вам (обычно в том же конверте).
Стоимость и сроки
| Этап | Срок | Стоимость |
|---|---|---|
| Поиск оригинала в архиве | 5–10 рабочих дней | Бесплатно (внутренний процесс) |
| Оформление дубликата | 10–20 рабочих дней | 200–500 руб. (в зависимости от вуза) |
| Отправка курьером/почтой | по желанию заявителя | по тарифам почтовой службы |
Если запрос делается через МФЦ, к стоимости добавляется плата за обслуживание (около 150 руб.).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли получить диплом, если я закончил вуз более 20 лет назад?
Да. Архивные фонды хранят документы в течение всего срока их юридической силы. Главное – предоставить точные данные (год выпуска, специальность, номер диплома).
Что делать, если в архиве нет копии диплома?
В таком случае вуз может выдать справку о факте обучения и окончании, которая имеет официальную печать и подпись ректора. Эта справка признаётся в государственных органах как подтверждение образования.
Нужно ли платить госпошлину, если диплом выдается в рамках государственной программы?
В некоторых регионах (например, в рамках программы «Образование для всех») госпошлина может быть отменена. Уточняйте в архивном отделе вашего вуза.
Можно ли получить диплом в электронном виде?
Да. Многие вузы предоставляют скан оригинала в формате PDF с цифровой подписью. Такой документ принимается в государственных сервисах (Госуслуги, портал «Образование»).
Как ускорить процесс?
- Подготовьте полный пакет документов заранее.
- Укажите точный номер диплома (если помните).
- Оплатите госпошлину онлайн – это ускоряет проверку.
- Если нужен срочный дубликат, уточните возможность экспресс‑выдачи (иногда за отдельную плату).
Получение диплома из архива – достаточно простая процедура, если соблюдать порядок подачи заявления и собрать все необходимые документы. Главное – помнить, что оригиналы хранятся в личном деле выпускника, а дубликат выдаётся на основании личного заявления в течение не более 30 дней. При необходимости можно воспользоваться доверенностью, а также современными электронными сервисами (Госуслуги, МФЦ), что делает процесс ещё более удобным.
Если у вас остались вопросы, рекомендуем связаться напрямую с архивным отделом вашего вуза или посетить официальный сайт Госуслуг для уточнения актуальных форм и тарифов.
Дата публикации: