Вопросы‚ связанные с получением исторических‚ юридических и иных документов из архивов‚ часто вызывают затруднения у жителей и гостей Ставропольского края. В этой статье мы подробно разберём‚ какие архивы существуют в Ставрополе‚ какие типы запросов можно подавать‚ какие документы нужны для оформления и какие нюансы стоит учитывать‚ чтобы процесс прошёл быстро и без лишних проблем.

Основные архивные учреждения Ставропольского края

• Государственный архив Ставропольского края (ГАСК) – центральный архив‚ где хранятся документы административного‚ экономического и культурного характера;
• Архив муниципального образования «Город Ставрополь» – хранит материалы‚ связанные с жизнью города‚ муниципальными органами‚ школами‚ предприятиями.
• Архивы отраслевых учреждений (например‚ архивы железнодорожного транспорта‚ медицинских учреждений‚ военных частей).
• Электронный архив «Культура России» – онлайн‑база‚ где доступны оцифрованные документы‚ в т.ч. из Ставропольского края.

Какие запросы можно подавать?

Запрос в архив может быть оформлен в нескольких формах:

1. Запрос о предоставлении копий (фотокопий) документов. Подходит‚ если вам нужны отдельные листы или страницы.
2. Запрос о просмотре оригиналов в архивных залах. Необходимо‚ когда требуется изучить документ в полном объёме.
3. Запрос на выдачу оригинала (в редких случаях). Оригиналы обычно не выдаются‚ но в исключительных ситуациях – например‚ для судебного разбирательства – возможна выдача.
4. Электронный запрос через онлайн‑портал. Позволяет получить сканы документов без личного посещения.

Как подготовить запрос: пошаговая инструкция

Шаг 1; Определите‚ в каком архиве находятся нужные вам документы

Для этого:

• Изучите официальный сайт ГАСК и раздел «Каталог фондов».
• Позвоните в справочный отдел архива (тел.: +7 (8652) -5‑xx‑xx) и уточните‚ где хранится интересующий вас фонд.

Шаг 2. Сформулируйте запрос в письменной форме

Запрос должен содержать:

• Полные ФИО заявителя.
• Контактные данные (почтовый адрес‚ телефон‚ e‑mail).
• Наименование архива и фонда (если известно).
• Точное описание документа: год‚ номер дела‚ название‚ автор‚ тематика и любые известные реквизиты.
• Цель обращения (например‚ научная работа‚ семейное исследование‚ судебное разбирательство).
• Указание формы получения (копия‚ скан‚ просмотр).
• Подпись и дату.

Шаг 3. Подготовьте сопутствующие документы

В зависимости от цели запроса могут потребоваться:

• Копия паспорта (для физических лиц) или устава организации (для юридических лиц).
• Справка о необходимости документа (например‚ судовое решение‚ приказ).
• Оплата госпошлины (если документ относится к категории «платных»).

Шаг 4. Выберите способ подачи запроса

Варианты подачи:

• Лично в архивный зал. Самый надёжный способ‚ особенно если запрос сложный.
• Почтой (заказным письмом). Прикладывайте копии всех документов и конверт с обратным адресом.
• Электронно через портал. На сайте ГАСК есть форма «Электронный запрос». Заполняете её‚ загружаете сканы документов и отправляете.
• Факсимильным способом (факс). Принимается в некоторых отделах‚ но рекомендуется уточнить у сотрудников.

Сроки рассмотрения запросов

Согласно Федеральному закону «Об архивных документах»‚ архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. В случае необходимости дополнительного исследования срок может быть продлён‚ но архив обязан уведомить заявителя о продлении и указать новую дату.

Стоимость услуг

Оплата зависит от вида услуги:

Полезные советы и типичные ошибки

• Точно указывайте реквизиты. Чем подробнее описание‚ тем быстрее архив найдёт нужный документ.
• Не забывайте указать цель запроса. Для некоторых категорий документов (например‚ семейные архивы) требуется подтверждение интереса.
• Если документ относится к секретным или ограниченным материалам‚ запрос может быть отклонён.
• Сохраняйте копию отправленного запроса и всех приложений – это поможет в случае потери или недоразумения.
• При получении копий проверяйте их на полноту и качество сразу в архивном зале‚ чтобы при необходимости оформить повторный запрос.
• Используйте электронный портал для простых запросов – это экономит время и деньги.

Пример правильно оформленного запроса

Государственный архив Ставропольского края
ул. Пушкина‚ 12‚ г. Ставрополь‚ 355000

От: Иванов Иван Иванович
Адрес: 355001‚ г. Ставрополь‚ ул. Ленина‚ д. 45‚ кв. 12
Тел.: +7 (8652) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

«15» марта 2026 г.

Запрос № 2026‑03‑15

Уважаемые сотрудники архива!

Прошу предоставить копию (скан) следующего документа:

- Фонд № 12 «Городские органы управления Ставрополя (1917‑1930)».
- Дело № 45 «Решение Совета города от г. о строительстве школы № 3».
- Страницы 3‑7‚ 12‑14.

Цель запроса: подготовка научной статьи о развитии образования в Ставропольском крае;
Прошу выслать сканы по электронной почте: ivanov@example.com.

Приложения:
Копия паспорта (страница с фотографией).
Справка из научного совета о необходимости получения документа.

С уважением‚
____________________
Иванов И.И.
 

Контактная информация архивов Ставропольского края

• Государственный архив Ставропольского края
  • Адрес: 355000‚ г. Ставрополь‚ ул. Пушкина‚ 12
  • Телефон: +7 (8652) -5‑00‑00
  • E‑mail: info@gask.stavkray.ru
  • Сайт: https://archives.stavkray.ru
  • Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без перерыва)
• Архив муниципального образования «Город Ставрополь»
  • Адрес: 355001‚ г. Ставрополь‚ ул. Советская‚ 5
  • Телефон: +7 (8652) -0‑11‑22
  • E‑mail: municipal@stavkray.ru
  • Сайт: https://munarchive.stavkray.ru
  • Часы работы: Пн‑Ср 10:00‑17:00‚ Чт‑Пт 10:00‑16:00

Запрос в архив Ставрополя – процесс‚ который при правильной подготовке проходит быстро и без лишних хлопот. Главное – точно знать‚ какой фонд нужен‚ чётко сформулировать запрос и приложить все требуемые документы. Пользуясь рекомендациями‚ приведёнными в этой статье‚ вы сможете получить нужные материалы в удобной форме и в установленные сроки.

Если у вас остались вопросы‚ не стесняйтесь обращаться в справочный отдел архива – сотрудники всегда готовы помочь.

Автор статьи: эксперт по архивному делу‚ 2026 г.