Дата актуализации:  г.

Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна в архиве?

Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. В большинстве случаев оригинал находится у работодателя, а работник имеет право получить копию для предъявления в различные инстанции (банк, органы миграции, суд, архив и др.).

Для архивных целей копия трудовой книжки используется:

• для подтверждения стажа и квалификации при оформлении пенсионных прав;
• при передаче личных дел в государственный архив (например, при переезде организации);
• в качестве доказательства трудовой занятости в судебных разбирательствах;
• для получения кредитов, загранпаспортов и иных государственных услуг.

Правовая база

Оформление и выдача копии трудовой книжки регулируются следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – работодатель обязан выдать копию по письменному заявлению работника.
2. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документы делопроизводства. Копии документов. Требования к оформлению» – определяет порядок заверения копий.
3. Приказ Минтруда России от № 428н «Об утверждении формы заявления о выдаче копии трудовой книжки».

Кто может запросить копию?

Запросить копию трудовой книжки может только сам работник (или его законный представитель). При этом необходимо предоставить:

• паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
• письменное заявление (образец ниже);
• при необходимости – доверенность.

Пошаговая инструкция по получению копии для архива

Шаг 1. Подготовка заявления

Заявление должно быть подписано работником и содержать следующую информацию:

 
 В [наименование организации]
 От [Ф.И.О. полностью]
 Заявление
 Прошу выдать копию моей трудовой книжки (№ ___) для предоставления в архив.

 Причина: ________________________________
 (например, передача личного дела в государственный архив)

 Подпись ______________________
 
 

Шаг 2. Подача заявления в кадровый отдел

Кадровик регистрирует заявление, проверяет личность заявителя и наличие оригинала трудовой книжки.

Шаг 3. Составление копии

Копию делают на бумаге формата А4, используя копировальный аппарат с высоким разрешением (не менее 300 dpi). На каждой странице копии ставится отметка «Копия верна».

Шаг 4. Заверение копии

Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016, заверение копии должно включать:

• подпись и фамилию, имя, отчество лица, заверяющего копию (обычно руководитель отдела кадров);
• должность заверяющего;
• печать организации;
• дату заверения;
• надпись «Копия верна» в правом нижнем углу каждой страницы.

Пример оформления заверения (образец 2026 г.):

 
 ________________________
 Иванов И.И., директор
 Печать организации
 «Копия верна», 
 
 

Шаг 5. Передача копии в архив

Копию передают в архив в оригинальном виде (не в электронном виде), вместе с сопроводительным письмом, в котором указывается:

• наименование архива;
• цель передачи (например, «для включения в личное дело сотрудника»);
• контактные данные лица, ответственного за передачу.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи заявителя. Без подписи заявление считается недействительным.
• Неправильное оформление заверения. Если не указана должность заверяющего или нет печати, архив может отклонить документ.
• Копия сделана на низкокачественном аппарате. Плохая читаемость записей в трудовой книжке приводит к необходимости повторного копирования.
• Не указана причина выдачи. В заявлении обязательно должна быть указана цель получения копии (например, «для архива»).

Образцы документов

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Вариант 2026 г.

 
 В ООО «Пример»
 От Петрова А.С.
 Заявление
 Прошу выдать копию моей трудовой книжки (№ 123456) для предоставления в архив.

 Причина: передача личного дела в Государственный архив Краснодарского края.

 Подпись ______________________
 
 

Образец заверения копии трудовой книжки

 
 Копия верна
 ________________________
 Сидоров В.В., начальник отдела кадров
 Печать организации
 
 
 

Сопроводительное письмо в архив

 
 Государственному архиву
 Краснодарского края
 от ООО «Пример»

Уважаемые коллеги!

 В соответствии с постановлением Правительства РФ от № 123‑р
 передаем копию трудовой книжки сотрудника Петрова А.С. (№ 123456)
 для включения в его личное дело.

 Ответственное лицо: Сидоров В.В., тел. 8‑999‑123‑45‑67, e‑mail: sid@primer.ru

 С уважением,
 ______________________
 Директор ООО «Пример» Иванов И.И.
 
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию без заявления?

Нет. По ст. 62 ТК РФ копию трудовой книжки можно выдать только по письменному заявлению работника.

Сколько времени занимает оформление копии?

Согласно практике большинства организаций, копию готовят в течение трёх рабочих дней после получения заявления.

Можно ли заверить копию электронным способом?

Для архивных целей требуется бумажный документ с оригинальной подписью и печатью. Электронное заверение допускается лишь в случае, если архив принимает документы в электронном виде и имеет соответствующий регламент.

Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?

В случае утери оригинала работник обращается в отдел кадров с заявлением о восстановлении трудовой книжки. До получения нового оригинала можно использовать заверенную копию, подтверждающую трудовую историю.

Оформление копии трудовой книжки для архива – процесс, требующий строгого соблюдения законодательных требований и стандартов ГОСТ. Правильный порядок действий включает подготовку заявления, создание качественной копии, её заверение подписью, должностью и печатью, а также передачу в архив с сопроводительным письмом.

Соблюдая указанные рекомендации, вы избежите задержек и сможете быстро предоставить архиву достоверный документ, подтверждающий трудовую историю сотрудника.

Статья подготовлена на основе открытых источников (интернет‑ресурсы 2022‑2026 гг.) и актуальных нормативных актов РФ.