Получение сведений из архивов родильного дома (роддома) часто требуется для уточнения даты и времени рождения, восстановления семейных связей, оформления наследства или просто из интереса к генеалогии. Ниже представлена подробная инструкция с учётом действующего законодательства РФ, рекомендаций архивных служб и практических советов.

Правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в РФ» – регулирует порядок создания, хранения и предоставления архивных документов, в т.ч. медицинских.
• Федеральный закон № 152‑ФЗ от «О персональных данных» – определяет условия доступа к сведениям, содержащим персональные данные.
• Временное положение о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву (цены, сроки).

Согласно этим актам, архивные документы могут быть предоставлены бесплатно в рамках социально‑правовых вопросов, а также платно – за генеалогические запросы и копирование материалов.

Куда обращаться

1. Сначала – в сам роддом. В большинстве учреждений есть отдел «Документация и архив» (или «Отдел медицинской документации»). Их контактные данные обычно указаны на официальном сайте роддома.
2. Если в роддоме отказали или не ответили в течение 30 календарных дней, следует направить запрос в прокуратуру (отдел по защите прав граждан) с требованием направить запрос в архив роддома.
3. При необходимости можно обратиться в региональный государственный архив (например, в архив края/области), где хранятся переданные из роддома документы.
4. Для электронных запросов используйте портал «Электронная приёмная» исполнительных органов государственной власти вашего региона (пример – Санкт‑Петербург).

Какие документы нужны для запроса

Для получения информации о конкретном новорожденном (или группе новорожденных) вам понадобится собрать следующий пакет:

• Заявление (запрос) в письменной форме – оригинал и копия.
• Документ, удостоверяющий вашу личность (паспорт, СНИЛС).
• Если вы действуете от имени другого лица – доверенность (нотариальная) или свидетельство о родстве (свидетельство о рождении, браке).
• Подтверждение интереса (например, свидетельство о смерти, если запрос нужен для наследственных целей, или письмо из суда).
• Оплата услуг (если запрос платный) – квитанция или платёжное поручение.

Все документы рекомендуется заверить копиями (при необходимости – у нотариуса) и приложить к заявлению.

Как правильно оформить запрос

Ниже – образец заявления, который можно адаптировать под свои нужды.

В (наименование роддома)
От (ФИО заявителя)
Адрес: …
Телефон: …
Электронная почта: …

Заявление
о предоставлении архивных сведений

Я, (ФИО полностью), (дата рождения, место жительства), прошу предоставить копию (выписку, справку) из архивного фонда (название отдела, если известно) родильного дома (название роддома, адрес) по следующему (многим) параметрам:

ФИО ребёнка: __________________________
Дата (примерный период) рождения: __________ – __________
Пол ребёнка: __________
Наличие медицинского полиса (если известно): __________
Цель запроса: (указать: оформление наследства, генеалогическое исследование, уточнение даты рождения и т.п.)

В подтверждение моего права на получение указанных сведений прилагаю:
- Копию паспорта;
- Доверенность (если запрос от имени другого лица);
- Квитанцию об оплате (если требуется);
- Иные документы, подтверждающие интерес (например, справка из суда).

Согласно Федеральному закону №125‑ФЗ прошу предоставить запрашиваемые сведения в течение 30 дней со дня получения настоящего заявления. В случае отказа прошу указать причины отказа в письменной форме.

Обратите внимание:

• Если точной даты рождения неизвестна, укажите период (например, «июнь‑июль 1990 г.»).
• Указывайте конкретный отдел (если известен) – это ускорит поиск.
• В заявлении следует указать цель получения сведений – это обязательный пункт согласно 125‑ФЗ.

Подача запроса

1. Лично – принести оригиналы документов в отдел архивов роддома и получить расписку о получении.
2. По почте (рекомендовано) – отправить заказным письмом с уведомлением о вручении. Вложить копии всех документов.
3. Электронно – через портал «Электронная приёмная» (если ваш регион поддерживает такой сервис). При этом необходимо иметь подтверждённую учётную запись.

После подачи запроса архив обязан:

• В течение 5 рабочих дней выдать вам первичный ответ (принятие, уточнение данных, отказ).
• Если поиск и копирование требуют значительного времени, архив обязан письменно уведомить вас о промежуточных результатах.

Что делать, если ответ задерживается или отказан

• Срок ответа – законный срок рассмотрения запроса составляет 30 календарных дней. Если срок превышен, отправьте письмо‑напоминание (рекомендовано заказным письмом).
• Отказ в предоставлении – в случае отказа (например, из‑за отсутствия согласия субъекта персональных данных) архив обязан указать конкретные причины. Вы можете обжаловать отказ в прокуратуре или в суде в течение 30 дней.
• Обращение в прокуратуру – подготовьте копию вашего запроса и полученного отказа, приложите к заявлению в прокуратуру. Прокурор может направить запрос в роддом от вашего имени.

Стоимость услуг

Согласно Временному положению о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе:

• Предоставление информационного письма – бесплатно (социально‑правовые вопросы).
• Копирование архивных документов – от 30 до 150 рублей за лист в зависимости от формата (печать, скан).
• Экспресс‑выдача (в течение 3‑5 дней) – дополнительная плата (около 500‑1000 рублей).

Точные цены уточняйте в временном положении вашего регионального архива или на официальном сайте Росархива.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько лет хранятся документы в архиве роддома?

Согласно нормативным актам, медицинские документы сохраняются минимум 30 лет после смерти пациента или закрытия дела. В некоторых регионах срок может быть продлён до 50 лет.

Можно ли получить сведения о мертворожденном ребёнке?

Да, но такие сведения часто классифицируются как конфиденциальные. Потребуется согласие родителей (или их законных представителей) и подтверждение интереса.

Можно ли получить выписку в электронном виде?

Да. При подаче запроса через электронный портал вы можете указать формат получения – PDF‑файл на электронную почту. При этом требуется подтверждённая учётная запись и согласие на обработку персональных данных.

Что делать, если архив «не нашёл» нужный документ?

Запросите письменный акт о результатах поиска. Если документ действительно отсутствует, архив обязан указать причину (утрата, уничтожение, передача в другой архив).

Можно ли ускорить процесс?

Да. При наличии срочного основания (например, судебный процесс) приложите копию судебного приказа. За ускоренный поиск может взиматься дополнительная плата.

Полезные ссылки и контакты

• Портал государственных услуг РФ – подача электронных запросов.
• Официальный сайт Росархива – информация о ценах и порядке предоставления услуг.
• Контактный телефон регионального архива (пример): +7 (495) -23‑45‑67.
• Электронная приёмная прокуратуры вашего региона – prokuratura.gov.ru.

Подать запрос в архив роддома – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения юридических формальностей. Следуя описанному выше алгоритму, вы сможете:

• Собрать полный пакет документов.
• Составить корректное заявление с указанием всех обязательных реквизитов.
• Получить ответ в законный срок или правильно обжаловать отказ.
• Сэкономить время и средства, используя электронные сервисы.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к юристу, специализирующемуся на архивном и медицинском праве, или к сотрудникам архивного отдела вашего роддома;

Удачной работы с архивом!