Дата публикации:

Содержание

1. Нормативная база
2. Виды доверенностей для работы в архиве
3. Требования к оформлению доверенности
4. Образец доверенности
5. Пошаговая процедура получения доступа к архивным документам
6. Удалённый доступ и электронные сервисы
7. Досудебное обжалование отказа в предоставлении услуги

Государственные архивы Российской Федерации хранят уникальные документы, необходимые для научных исследований, генеалогии, оформления пенсионных и социальных выплат, а также для подтверждения прав на имущество. Доступ к этим материалам регулируется строго: помимо личного заявления и документа, удостоверяющего личность, часто требуется доверенность, подтверждающая право представителя действовать от имени доверителя.

В данной статье подробно рассматривается, как правильно оформить доверенность для работы в государственном архиве, какие сведения должны быть включены в документ, и какие шаги необходимо предпринять, чтобы избежать отказа в предоставлении государственной услуги.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие использование доверенностей в архивных учреждениях, содержатся в следующих нормативных актах:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок доступа к архивным документам.
• Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения федеральными государственными архивами запросов и обращений на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий» (зарегистрирован в Минюсте России , рег. № 75583) – устанавливает требования к документам, подтверждающим полномочия представителя.
• Статья 24 Федерального закона «Об архивном деле» – гласит, что доступ к документам предоставляется на основании согласия гражданина или его наследников, выраженного в заявлении, а также при наличии доверенности, удостоверенной в порядке, установленном законодательством РФ.
• Положения о нотариальном удостоверении доверенностей (ГК РФ, ст. 185‑189) – определяют форму и порядок заверения доверенности нотариусом.

Кроме того, отдельные архивы (например, Архивный фонд Санкт‑Петербурга) могут предъявлять дополнительные требования, указанные в их внутренних регламентах.

Виды доверенностей для работы в архиве

В зависимости от цели визита и категории запрашиваемых документов доверенность может быть:

1. На получение справок и выписок – например, справки о трудовом стаже, заработной плате, составе семьи.
2. На доступ к личным документам – метрические книги, дела о рождении, браке, смерти, а также личные письма и фотографии.
3. На получение копий архивных дел – выписки из фондов предприятий, организаций, партийных и комсомольских органов.
4. На удалённый доступ через ГИС удаленного использования архивных документов – доверенность, позволяющая представителю пользоваться электронной системой архива.
5. На подачу и сдачу документов в архив – при ликвидации организации, передаче фондов на хранение.

Каждый вид доверенности должен чётко указывать перечень действий, которые уполномочено выполнять доверенное лицо.

Требования к оформлению доверенности

Для того чтобы доверенность была принята в государственном архиве, она должна соответствовать следующим критериям:

• Форма – простая письменная форма, заверенная нотариусом (нотариальная доверенность). В некоторых случаях допускается доверенность, удостоверенная иным образом (например, через органы местного самоуправления), но нотариальное заверение считается наиболее надёжным.
• Обязательные реквизиты:
  • Дата и место составления (если дата отсутствует – доверенность считается недействительной).
  • Полные ФИО доверителя и представителя, их паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан).
  • Перечень конкретных действий, которые представитель вправе совершать (например: «получать справки о трудовом стаже за 1980‑1990 гг;»).
  • Срок действия доверенности (можно указать «бессрочно» или конкретную дату окончания).
  • Подпись доверителя и печать нотариуса.
• Специфика для архива – в тексте доверенности рекомендуется указать:
  • Наименование государственного архива, в котором планируется работа (например, «Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)» или «Архивный фонд Санкт‑Петербурга»).
  • Перечень запрашиваемых документов или их категорий (справки, выписки, копии дел, поэтажные планы и т.д.).
  • Указание, что представитель действует «в интересах доверителя» и имеет право получать архивные справки, выписки и иные документы.
• Язык – документ должен быть составлен на русском языке.

Несоблюдение любого из перечисленных пунктов может привести к отказу в предоставлении услуги.

Образец доверенности на получение архивных справок

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретные нужды. Все выделенные части следует заменить на актуальные данные.

ДОВЕРЕННОСТЬ
г. _____________ «___» __________ 202__ г.

Я, Фамилия Имя Отчество доверителя, паспорт № ____________ выдан ____________, residing at _________________________________,
настоящим доверяю:

Фамилия Имя Отчество представителя, паспорт № ____________ выдан ____________, residing at _________________________________,

выполнять от моего имени следующие действия:

 
Получать в Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ) справки о трудовом стаже и заработной плате за период с 1975 по 1995 гг.;
 
Получать выписки из метрических книг (записи о рождении, браке, смерти) моих предков, указанных в приложении № 1;
 
Получать копии архивных дел фонда № ____________ (наименование фонда) по моему запросу;
 
Представлять мои интересы при получении архивных документов в читальном зале архива и при работе с электронной системой ГИС удаленного использования архивных документов.


Настоящая доверенность действительна до «___» __________ 202__ г. (или бессрочно).

Подпись доверителя: _____________________ (М.П.)

Нотариус: _____________________ (печать и подпись)

При необходимости к доверенности можно приложить список конкретных документов (приложение № 1) с точными наименованиями, номерами дел и датами.

Пошаговая процедура получения доступа к архивным документам по доверенности

1. Подготовка документов:
   • Паспорт доверителя и представителя.
   • Нотариально заверенная доверенность (см. образец выше).
   • Заявление на предоставление государственной услуги (можно заполнить на месте или скачать с сайта архива).
2. Обращение в архив:
   • Личное посещение читального зала или подача документов через электронный портал архива (если предусмотрено).
   • Предъявление паспорта представителя и доверенности сотруднику архива.
3. Регистрация заявки:
   • Сотрудник проверяет соответствие доверенности требованиям регламента.
   • При отсутствии замечаний выдаётся талон или электронное подтверждение о приёме заявки.
4. Получение документа:
   • После обработки запроса (сроки зависят от загруженности архива и типа документа) представитель получает справку, выписку или копию дела.
   • При получении необходимо расписаться в журнале выдачи документов.
5. Возврат документов (при необходимости):
   • Если документы были выданы во временное пользование, их следует вернуть в установленный срок.

Сроки рассмотрения запроса регламентируются Административным регламентом и обычно составляют от 3 до 10 рабочих дней для стандартных справок и до 30 дней для сложных архивных дел.

Удалённый доступ и электронные сервисы

С введением Государственной информационной системы удаленного использования архивных документов (ГИС удаленного использования архивных документов) представитель может получать некоторые справки и выписки без личного визита в архив. Для этого необходимо:

• Оформить нотариальную доверенность, в которой прямо указано право на использование ГИС.
• Зарегистрироваться на портале ГИС, загрузив скан‑копию доверенности и паспорт представителя.
• После подтверждения учётной записи подавать электронные запросы на получение документов.
• Полученные документы направляются в электронном виде (PDF) на указанный адрес электронной почты или в личный кабинет.

Важно: не все фонды доступны в удалённом режиме; доступ к особенно ценным или ограниченным материалам может быть предоставлен только в читальном зале.

Досудебное обжалование отказа в предоставлении услуги

Если архив отказал в приёме доверенности или выдаче документа, заявитель имеет право на досудебное обжалование согласно пункту 6.1 Административного регламента. Порядок действий:

1. Получить письменный мотивированный ответ архива (с указанием причины отказа).
2. Подготовить жалобу, в которой указать:
   • Наименование архива и дату отказа;
   • Номер и дату доверенности;
   • Сущность требования (какой документ запрашивался);
   • Аргументы, почему отказ неправомерен (ссылка на нормативные акты).
3. Направить жалобу в вышестоящую организацию – Федеральное архивное агентство (Росархив) либо в орган исполнительной власти, осуществляющий контроль за архивным делом.
4. Срок рассмотрения жалобы – не более 30 дней с даты её получения.

Если досудебное обжалование не привело к удовлетворению требования, можно обратиться в суд с иском о защите прав потребителя государственной услуги.

Доверенность – ключевой документ, позволяющий законно представлять интересы доверителя в государственных архивах РФ. Её правильное оформление (нотариальное заверение, указание полных реквизитов, чёткое перечисление полномочий и срока действия) существенно повышает шансы на успешное получение нужных справок, выписок и копий архивных дел.

Следуя представленным рекомендациям, используя приведённый образец и учитывая требования административного регламента, вы сможете минимизировать риски отказа в предоставлении государственной услуги и оперативно получить необходимую информацию из архивных фондов.

Помните: в случае возникновения сомнений всегда полезно заранее уточнить у сотрудников архива конкретные требования к доверенности, поскольку отдельные учреждения могут предъявлять дополнительные условия.

Статья подготовлена на основе открытых источников и нормативных актов, актуальных на .