Архивное дело в Российской Федерации, это строго регламентированная сфера, обеспечивающая сохранность документированного наследия страны. Основой построения архивной системы является Архивный фонд РФ — совокупность всех архивных документов, независимо от их местоположения, формы собственности и вида носителя информации. Понимание принципов классификации архивов и документов необходимо для архивистов, исследователей, юристов и сотрудников организаций, ведущих делопроизводство.

Понятие и структура Архивного фонда РФ

Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и нормативным актам Росархива, Архивный фонд РФ представляет собой единую систему, которая не дробляется на части и является основной классификационной и учетной единицей.

Ключевой принцип: Архивный фонд РФ не подлежит дроблению. Любой документ, созданный на территории страны или за ее пределами российскими организациями/гражданами, относится к этому единому фонду.

Три ступени классификации Архивного фонда РФ

В архивной науке (архивоведении) принято выделять три последовательные ступени классификации документов Архивного фонда РФ:

1. Первая ступень — Классификация архивов (по форме собственности, ведомственному признаку, историческому периоду).
2. Вторая ступень — Классификация документов в пределах архива (группировка по фондам и коллекциям).
3. Третья ступень — Систематизация дел в пределах фонда (внутренняя структура фонда: описи, дела, единицы хранения).

Первая ступень: Классификация архивов (Виды архивов)

Это верхний уровень иерархии. Деятельность всех архивов регулируется федеральным законодательством. Основные виды архивов, формирующие Архивный фонд РФ:

По форме собственности на архивные документы

• Государственные архивы — хранят документы федеральной власти, органов власти субъектов РФ, местного самоуправления (муниципальные архивы часто выделяют в отдельную категорию, но по форме собственности это госсобственность).
• Негосударственные архивы — архивы общественных организаций, религиозных объединений, коммерческих организаций, частных лиц.

По ведомственному признаку (подчиненности)

• Федеральные архивы (подчинены Росархиву или иным федеральным министерствам/ведомствам): ГАРФ, РГАНИ, РГАЭ, РГВИА, ЦГА КМО и др.
• Архивы субъектов РФ (краевые, областные, республиканские государственные архивы).
• Муниципальные архивы (городские, районные архивы органов местного самоуправления).
• Ведомственные архивы — формируются в процессе деятельности государственных органов, организаций, учреждений до передачи документов на государственное хранение. Это «рабочие» архивы текущего делопроизводства.

По историческому периоду (хронологический признак)

Данная классификация критически важна для поиска документов в государственных архивах:

• Дореволюционный период (до 1917 г.) — документы дореволюционных учреждений, дворянских родов, духовных ведомств, заводов и фабрит. Хранятся в государственных исторических архивах.
• Советский период (1917–1991 гг.) — документы партийных, советских, комсомольских, профсоюзных органов, государственных предприятий. Хранятся в государственных архивах новейшей истории, архивах социально-политической истории.
• Современный период (с 1991 г. по н.в.), документы органов власти РФ, муниципальных образований, современных организаций.

Вторая ступень: Классификация документов в пределах архива

После определения вида архива происходит научная группировка документов по наиболее существенным признакам. Согласно нормативной документации (в т.ч. разделу 6 типовых инструкций), классификация документов в пределах ведомственного (и государственного) архива, это их группировка по фондам и архивным коллекциям.

Архивный фонд — основная единица классификации

Архивный фонд — это совокупность документов, созданных одним лицом (организацией, учреждением, частным лицом) в процессе его деятельности. Фонд является неделимой единицей: дроблению не подлежит. Название фонда обычно отражает полное наименование создателя (например, Ф. 123 «Московский губернский земский суд»).

Архивная коллекция

Архивная коллекция — это искусственно собранная совокупность документов, объединенных по какому-либо признаку (тематическому, хронологическому, типовым), но имеющих разных создателей. Примеры: коллекция фотографий, коллекция наградных документов, коллекция печатей и штампов, предметная коллекция.

Дополнительные признаки группировки (для учета и доступа)

Помимо фондов и коллекций, документы Архивного фонда РФ группируются для целей учета и обеспечения доступа:

• По степени ценности (историческая, научная, практическая) — определяет сроки хранения.
• По категориям доступа к документам (открытые, ограниченного доступа, секретные) — регламентируется законодательством о гостайне, персональных данных, архивном деле.

Третья ступень: Систематизация дел в пределах фонда

Это стадия, предшествующая передаче дел из ведомственного архива на государственное хранение. Систематизация — это практическое осуществление классификации дел в пределах фонда, то есть их упорядочивание для формирования описей.

Этапы систематизации (по правилам ведомственного архива)

1. Раскладка дел по фондам — определение принадлежности каждого дела к конкретному фонду (создателю).
2. Выявление и выделение коллекций, если документы не образуют фонд (разные создатели, единая тема).
3. Внутренняя систематизация фонда — построение структуры описи (хронологическая, систематическая, хронолого-систематическая, алфавитная).
4. Нумерация дел — присвоение порядковых номеров в пределах описи.
5. Составление описей — основного поискового прибора.

Разница между раскладкой и систематизацией

• Раскладка — первичная сортировка документов/делов по фондам и коллекциям (ответ на вопрос: «Кто создатель?»).
• Систематизация — научная организация дел внутри уже выделенного фонда (ответ на вопрос: «Как устроена деятельность создателя?»).

Классификация документов ведомственного архива (Раздел 6 нормативных инструкций)

Ведомственный архив — это архив, формируемый в государственном органе, организации или учреждении для обеспечения их текущей деятельности. Классификация здесь имеет свою специфику, так как документы еще не переданы в госархив.

Группировка по фондам и коллекциям (п. 6.1.1)

В ведомственном архиве фонды формируются от структурных подразделений организации (отделов, управлений, филиалов) или от юридических лиц, входящих в состав холдинга/министерства.

Классификация по срокам хранения (Ценностная классификация)

Это ключевой инструмент ведомственного архива, реализуемый через Номенклатуру дел и Перечень типовых управленческих архивных документов.

• Постоянное хранение — документы исторической, научной, культурной ценности (передаются в госархив).
• Временное хранение, сроки от 1 до 75 лет (униляются после истечения срока по акту экспертизы).

Классификация по стадиям жизненного цикла

1. Текущие документы — используются в ежедневной работе (на столах, в 1С/ЭДО).
2. Архивные документы (в ведомственном архиве) — дела, завершенные по делу, оформленные, связанные, с номенклатурными номерами, переданные в архив организации.
3. Документы, переданные на государственное хранение — выход из ведомственного архива в состав Архивного фонда РФ (государственный архив).

Современные аспекты классификации (Цифровая трансформация)

На 2026 год классификация архивов РФ претерпевает изменения в связи с внедрением электронного документооборота (ЭДО) и федеральных информационных систем (ФИС).

Электронные архивы и Электронные архивные фонды

Появляется понятие электронного архивного фонда. Классификация сохраняет принципы (фонд, опись, дело/единица хранения), но единица хранения становится электронным файлом или набором файлов с электронной подписью (ЭП).

Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела (ЕГАИСАД / ФИС «Архивы»)

Ведется переход к единому реестру архивных фондов. Классификационные данные (фонды, описи, дела) загружаются в федеральную систему для обеспечения удаленного доступа пользователей.

Метаданные как инструмент классификации

В цифровой среде классификация опирается на профили метаданных (например, Dublin Core, РОССТАНДАРТ/ГОСТ Р 7.0.100-2018), позволяя автоматизировать поиск по атрибутам: создатель, дата, тема, вид документа, уровень доступа, срок хранения.

Резюме: Иерархия классификации в таблице

Классификация Архивного фонда РФ — это многоуровневая, научная система, обеспечивающая единство подходов к формированию, учету, хранению и использованию документов. От правильности определения вида архива (1-я ступень) и выделения фондов (2-я ступень) до качества систематизации дел (3-я ступень) зависит сохранность документального наследия и доступность информации для общества и государства.

В современных условиях ключевыми вызовами являются интеграция бумажной и электронной классификаций, унификация метаданных для федеральных информационных систем и обеспечение правового режима доступа к данным в цифровой среде. Знание данных принципов обязательно для архивистов, секретарей-делопроизводителей, руководителей организаций и всех участников документооборота.

Статья подготовлена на основе Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», Приказов Росархива, методических рекомендаций по архивному делу и данных открытых источников по состоянию на .