Архивный отдел Администрации города Когалым — это ключевое структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документального наследия города, а также предоставляющее архивные услуги гражданам и организациям. В данной статье собрана актуальная информация о структуре, функциях, контактах и порядке обращения в архив на .
Общие сведения и статус
Архивный отдел является частью организационной структуры Администрации города Когалым (Ханты-Мансийский автономный округ — Югра, Тюменская область). Он осуществляет свои полномочия в соответствии с законодательством РФ в области архивного дела, уставами города и локальными нормативными актами администрации.
Основная миссия: обеспечение сохранности архивных документов, составляющих архивный фонд города, и предоставление доступа к ним пользователям.
Контактная информация и реквизиты
Ниже приведены официальные данные для связи и личного посещения, актуальные на момент публикации.
- Полное наименование: Архивный отдел Администрации города Когалым
- Почтовый адрес: 628481, Ханты-Мансийский автономный округ — Югра, Тюменская область, г. Когалым, ул. Дружбы Народов, д. 7
- Телефон справки / приемной: 7 (34667) -3-522
- Официальный веб-ресурс: Страница на сайте Администрации города Когалым (admkogalym.ru)
- Версия для слабовидящих: Доступна на официальном сайте (переключатель в шапке или по прямой ссылке с параметром
?ss=1)
Основные функции и полномочия
Деятельность Архивного отдела регламентируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и местными нормативными актами. К ключевым направлениям работы относятся:
- Формирование и учет архивных фондов: прием на хранение документов от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций, подлежащих ликвидации или реорганизации.
- Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), восстановление и консервация поврежденных документов.
- Научно-справочная работа: составление описей, путемников, указателей; ведение государственных реестров архивных фондов.
- Предоставление архивной информации: выдача архивных справок, выписок, заверенных копий документов гражданам и юридическим лицам.
- Консультационно-методическая помощь: помощь муниципальным организациям в организации делопроизводства и экспертизе документов на предмет исторической ценности.
- Информатизация: перевод архивных фондов на электронные носители, ведение электронных баз данных для ускорения поиска.
Состав архивных фондов (Типичный профиль)
Хотя точный перечень фондов на 2026 год уточняется непосредственно в архиве, структура фондов городского архива Когалыма традиционно включает:
- Документы органов местного самоуправления: постановления главы администрации, решения Думы, приказы и распоряжения администрации города (с момента образования города).
- Фонды ликвидированных и реорганизованных предприятий: документы бывших советских исполкомов, городских хозяйственных управлений, предприятий строительной отрасли (Когалым — центр нефтедобычи).
- Персонифицированные фонды: документы выдающихся жителей города, ветеранов труда, почетных граждан Когалыма.
- Коллекции: фотодокументы, кинофотофонофайлы, картографические материалы, печатная продукция (газеты «Когалымский рабочий» и др.), предметы документирования (знаки, медали, печати).
Важно: Для уточнения наличия конкретных дел (например, по трудовой биографии, наградным листам, земельным спорам) рекомендуется заранее связаться с архивистами по телефону 7 (34667) -3-522.
Порядок обращения за архивной справкой Кто может обратиться? - Граждане РФ (для подтверждения стажа, зарплаты, наград, места жительства и т.д.).
- Юридические лица (суды, нотариусы, банки, Пенсионный фонд, организации для внутренних нужд).
- Научные работники и студенты (при наличии направления/темы исследования).
Способы подачи заявления - Лично: по адресу ул. Дружбы Народов, д. 7 в часы приема посетителей (уточняйте по телефону).
- Почта России: заказным письмом с вложением перечня запрашиваемых данных и копией паспорта.
- Электронно: через форму обратной связи на официальном сайте admkogalym.ru (раздел «Обращения граждан» или страница Архивного отдела).
- Через Госуслуги (ЕПГУ/РПГУ): сервис «Получение архивной справки» (если подключен для данного органа).
Необходимые документы - Паспорт гражданина РФ (оригинал при личном обращении, нотариально заверенная копия, при почтовой отправке).
- Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — если данные в архиве под другой фамилией.
- Доверенность (нотариальная) — если справку получает представитель.
- Направление от организации, для юрлиц.
Сроки и стоимость
- Граждане РФ (для подтверждения стажа, зарплаты, наград, места жительства и т.д.).
- Юридические лица (суды, нотариусы, банки, Пенсионный фонд, организации для внутренних нужд).
- Научные работники и студенты (при наличии направления/темы исследования).
Способы подачи заявления - Лично: по адресу ул. Дружбы Народов, д. 7 в часы приема посетителей (уточняйте по телефону).
- Почта России: заказным письмом с вложением перечня запрашиваемых данных и копией паспорта.
- Электронно: через форму обратной связи на официальном сайте admkogalym.ru (раздел «Обращения граждан» или страница Архивного отдела).
- Через Госуслуги (ЕПГУ/РПГУ): сервис «Получение архивной справки» (если подключен для данного органа).
Необходимые документы - Паспорт гражданина РФ (оригинал при личном обращении, нотариально заверенная копия, при почтовой отправке).
- Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — если данные в архиве под другой фамилией.
- Доверенность (нотариальная) — если справку получает представитель.
- Направление от организации, для юрлиц.
Сроки и стоимость
- Паспорт гражданина РФ (оригинал при личном обращении, нотариально заверенная копия, при почтовой отправке).
- Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — если данные в архиве под другой фамилией.
- Доверенность (нотариальная) — если справку получает представитель.
- Направление от организации, для юрлиц.
Сроки и стоимость
Согласно законодательству, срок подготовки архивной справки составляет до 30 календарных дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях продлевается до 60 дней с уведомлением заявителя).
Выдача справок гражданам для реализации пенсионных, трудовых, жилищных и иных социальных прав — бесплатная. За иные виды справок (справочная информация по коммерческим запросам, копии документов для судебных разбирательств и т.д.) может взиматься плата в соответствии с тарифами, утвержденными Администрацией города.
Режим работы (Рекомендуемый)
Внимание: Официальный сайт в предоставленном фрагменте не указывает точный график приема посетителей. Обычно архивные отделы администраций работают по стандартному графику:
- Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00 (перерыв на обед, обычно 13:00 – 14:00).
- Суббота, Воскресенье: Выходные дни.
- Санитарный день: Последняя пятница месяца (часто архив закрыт для посетителей).
Обязательно звоните по телефону 7 (34667) -3-522 перед визитом для подтверждения актуального графика и записи на консультацию.
Полезные советы для исследователей и граждан Советы по эффективной работе с архивом: - Подготовьте входные данные: ФИО (полностью), даты рождения/смерти, названия предприятий/организаций, годы работы, адреса проживания. Чем точнее запрос, тем быстрее результат.
- Уточняйте фондописание: Спросите архивиста, есть ли электронные базы данных или опубликованные путемники по нужному фонду (например, фонд городского исполкома, фонды НПФ «Югра» и т.д.).
- Цифровые копии: Уточните возможность получения скан-копий документов на электронный носитель или по e-mail (часто ускоряет процесс и бесплатно для социальных целей).
- Отказ в выдаче: Если в документе содержится сведения, составляющие государственную тайну или иную охраняемую законом тайну (персональные данные третьих лиц без согласия), доступ может быть ограничен до истечения сроков секретности (обычно 75 лет для персональных дел).
Советы по эффективной работе с архивом: - Подготовьте входные данные: ФИО (полностью), даты рождения/смерти, названия предприятий/организаций, годы работы, адреса проживания. Чем точнее запрос, тем быстрее результат.
- Уточняйте фондописание: Спросите архивиста, есть ли электронные базы данных или опубликованные путемники по нужному фонду (например, фонд городского исполкома, фонды НПФ «Югра» и т.д.).
- Цифровые копии: Уточните возможность получения скан-копий документов на электронный носитель или по e-mail (часто ускоряет процесс и бесплатно для социальных целей).
- Отказ в выдаче: Если в документе содержится сведения, составляющие государственную тайну или иную охраняемую законом тайну (персональные данные третьих лиц без согласия), доступ может быть ограничен до истечения сроков секретности (обычно 75 лет для персональных дел).
Архивный отдел Администрации города Когалым по адресу ул. Дружбы Народов, 7 является гарантом сохранения исторической памяти города и надежным партнером для граждан в защите их социально-правовых интересов. Благодаря работе архивистов тысячи когалымцев ежегодно получают подтверждение трудового стажа, наград, прав на жилье и восстанавливают родословные.
Для получения самой актуальной информации, записаться на прием или уточнить состав фондов, используйте официальный телефон 7 (34667) -3-522 или посетите раздел «Архивный отдел» на сайте admkogalym.ru.