В эпоху глобальной цифровизации бизнеса количество информации, которое генерирует и обрабатывает предприятие, растет в геометрической прогрессии. Бумажные архивы давно перестали справляться с возложенной на них нагрузкой, уступая место современным технологичным решениям. Корпоративный электронный архив сегодня — это не просто файловое хранилище, а мощный инструмент организации работы с корпоративной информацией, позволяющий бизнесу выйти на принципиально новый уровень эффективности.
Что такое корпоративный электронный архив?
Корпоративный электронный архив представляет собой цифровую систему, предназначенную для централизованного хранения, упорядочивания и управления корпоративной документацией. Это полноценная система хранения электронных документов (СХЭД), которая позволяет подтвердить аутентичность документа даже через несколько десятков лет.
Как отмечают эксперты рынка (в частности, компания ЭОС), корпоративный электронный архив сегодня — это большое разнообразие материалов. Цифровизация российских компаний и предприятий приводит к тому, что все больше документов создается изначально в электронном виде, и им требуется надежное, структурированное и долгосрочное хранение.
Зачем бизнесу нужен электронный архив?
Переход на виртуальное хранение документов продиктован не только модой на цифровизацию, но и жестокой практической необходимостью. Ключевые задачи, которые решает корпоративный электронный архив:
- Создание единого информационного контура. Крупные организации стремятся к тому, чтобы документы, задачи и данные находились в единой среде. Электронный архив интегрирует разрозненные системы подразделений и отделов компании.
- Разгрузка рабочих ИТ-систем. Создание корпоративного хранилища миллионов электронных документов позволяет разгрузить другие информационные системы организации путем переноса в архив документов длительного хранения.
- Преодоление барьеров между отделами. Интеграция систем открывает возможность снести барьеры, разделяющие отделы крупной компании, и запустить сквозные бизнес-процессы.
- Соблюдение законодательства. Появление новых законодательных и отраслевых стандартов (например, рекомендующих хранить всю электронную почту предприятия) обязывает компании вести строгий учет и контроль корпоративного контента.
- Минимизация затрат. С точки зрения оптимизации бюджета, наиболее эффективный подход — организовать корпоративный архив в рамках одной информационной системы, обеспечивающей работу и с бумажными, и с электронными документами.
Основные функции и возможности системы
Многие ошибочно воспринимают ECM-системы, на базе которых строятся электронные архивы и СЭДы, как обычные сетевые папки. На самом деле, это комплексный программный продукт, выполняющий ряд критически важных функций:
- Учет бумажных и электронных документов в рамках единой системы.
- Работа со скан-копиями. Оцифровка бумажных носителей и их интеграция в цифровой массив.
- Оперативное и архивное хранение электронных документов с гарантией их сохранности.
- Систематизация и поиск. Внедрение метаданных, полнотекстовый поиск и настройка атрибутивного поиска для быстрого доступа к информации.
- Контроль доступа. Разграничение прав пользователей к корпоративному контенту для обеспечения информационной безопасности.
- Управление жизненным циклом документов. Например, подсистема CompanyMedia состоит из двух взаимосвязанных модулей — «Номенклатура дел» и «Архив», которые обеспечивают полный контроль над документом вплоть до его уничтожения или передачи на вечное хранение.
Как организовать электронный архив на предприятии
Разработка и внедрение электронного архива документов производится с учетом бизнес-процессов конкретной организации и задач, которые выполняет корпоративная информация. Процесс организации можно разделить на несколько этапов:
Определение масштабов и типов документов
Если вы решили перейти на виртуальное хранение, необходимо четко определить, какие типы документов вы хотите перенести в электронный архив: только кадровые, бухгалтерские или всю документацию компании целиком.
Выбор технологической основы
Основой для архива может стать система электронного документооборота (СЭД) или специализированное программное обеспечение электронного архива. Организовать электронный архив можно несколькими способами, например:
- Развертывание собственного хранилища и систем документооборота на серверах компании.
- Хранилище архива и системы документооборота, где хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО (облачные решения).
Массовое сканирование и оцифровка
Для наполнения архива историческими данными требуется услуга профессионального сканирования архивных документов. Многие интеграторы предлагают комплексные решения: например, при заказе услуги сканирования компания-исполнитель предоставляет систему «Электронный Архив» в бесплатное пользование на целый год.
Интеграция с существующими системами
Создание высокопроизводительных хранилищ документов и данных требует объединения информации из различных источников (АБС банков, ERP-системы, CRM и др.). Это позволяет обеспечить обмен и использование документов в электронном виде по всему предприятию.
Рынок решений: кто помогает бизнесу?
На сегодняшний день в России и СНГ активно развивается рынок внедрения электронных архивов. За последние годы внедрено более 100 электронных архивов по всей территории РФ, в т.ч. сложные решения для банков с их автоматизированными банковскими системами (АБС).
Среди ключевых игроков рынка можно выделить:
- Корпорация ЭЛАР — крупнейшее в Европе специализированное предприятие по созданию, комплексному оснащению и наполнению электронных архивов.
- Digital Design — компания, специализирующаяся на создании корпоративных хранилищ миллионов электронных документов в единой информационной системе.
- ИнтерТраст (система CompanyMedia), ЭОС, Atlas-soft, Архивариусъ и другие разработчики и интеграторы, оказывающие профессиональные услуги по систематизации документов организации.
Важность этих решений подтверждается и рыночной оценкой: так, компания «Металлоинвест» стала победителем престижного конкурса «Лучший ЭДО в России и СНГ» именно в номинации «Лучший корпоративный электронный архив», что доказывает высокую значимость таких систем для крупного промышленного бизнеса.
Корпоративный электронный архив — это не дань моде, а насущная необходимость для современного предприятия. В соответствии с законодательством, растущими объемами данных и потребностью в скорости бизнес-процессов, компании вынуждены обеспечивать надежное хранение и быстрый доступ к информации. Внедрение единой системы хранения и управления электронными документами позволяет не только навести порядок в массивах данных, но и существенно сэкономить ресурсы компании, превратив архив из «кладбища документов» в активный рабочий инструмент.