Дата подготовки материала: 11:11:49 ().

Личные дела уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих представляют собой особую категорию документов. Их хранение регулируется одновременно несколькими нормативными актами, которые, однако, содержат противоречия относительно:

• места хранения (кадровая служба vs архив);
• субъекта, отвечающего за хранение;
• сроков и условий хранения.

В данной статье рассматриваются действующие положения, выявленные противоречия и официальные разъяснения Росархива, позволяющие выработать единый подход к организации хранения таких дел.

Нормативная база

Федеральный закон № 25‑ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»

Статья 30 данного закона устанавливает:

1. Личное дело муниципального служащего заводится при поступлении на службу и сопровождается документами о приёме, прохождении и увольнении.
2. Срок хранения – 10 лет со дня увольнения.
3. Хранение осуществляется в архиве органа местного самоуправления (избирательной комиссии) по последнему месту службы.
4. При лительной комиссии) по последнему месту муниципальной службы.
5. Ведение личного дела осуществляется в порядке, установленном для государственных гражданских служащих.

Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ (Указ Президента РФ от № 609, в ред. Указа от № 1517)

Пункт 23 Положения гласит:

1. Личные дела уволенных гражданских служащих (за исключением случаев, указанных в п. 22) хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения.
2. По истечении этого срока дело передаётся в архив.
3. При повторном поступлении на службу личное дело передаётся новому работодателю.
4. Дела, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в соответствии с законодательством о государственной тайне.

Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05 1985 № 263)

… (конец фрагмента) …

Эти правила регламентируют:

• проведение экспертизы ценности документов;
• упорядочение (полное оформление, описание) дел не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводства;
• соблюдение условий хранения (температурно‑влажностный режим, пожарная безопасность и т.д.).

Выявленные противоречия

Сравнение приведённых выше норм показывает следующие несоответствия:

Таким образом, законодатель предписывает хранить личные дела в кадровой службе в течение 10 лет в виде «неупорядоченного» набора документов, тогда как архивные правила требуют их оформления и экспертизы значительно раньше.

Позиция экспертно‑проверочной комиссии Министерства государственно‑правового развития Омской области

Комиссия отметила, что противоречия создают риски:

• Физической утраты или повреждения документов из‑за недостаточных условий хранения в кадровой службе;
• Нарушения требований к оформлению архивных справок (отсутствие описи, шифров и т.д.);
• Сложностей при повторном приёме на службу (необходимость передачи дела новому работодателю без гарантии его полноты).

Официальные разъяснения Росархива

По запросу ЭПК Министерства государственно‑правового развития Омской области (письмо Федерального архивного агентства РФ от № 4/924‑к) Росархив пришёл к следующему выводу:

Личные дела уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих следует рассматривать как документы с двойным статусом:

• как документы в делопроизводстве – для применения норм об экспертизе ценности, упорядочении (полном оформлении, описании) документов;
• как архивные документы – для создания оптимальных условий хранения в кадровой службе до их передачи в архив.

Росархив рекомендовал органам государственной власти и местного самоуправления:

1. Обеспечить в кадровой службе условия, приближенные к архивным (специальные стеллажи, сейфы, контроль температуры и влажности, пожарную сигнализацию).
2. Проводить экспертизу ценности и упорядочение личных дел не реже одного раза в 5 лет в течение всего срока хранения в кадровой службе.
3. Вести опись личных дел с указанием архивных шифров, что облегчит последующую передачу в архив и формирование архивных справок.
4. При повторном поступлении служащего на службу обеспечивать передачу личного дела в полном и упорядоченном виде.

Практическое применение рекомендаций

Этап 1 – Приём на хранение в кадровую службу

После увольнения служащего его личное дело передаётся в кадровую службу, где:

• Документы размещаются в специальных сейфах или архивных шкафах;
• Ведётся первичная опись (номер дела, ФИО, дата увольнения, перечень включённых документов);
• Создаётся электронная карточка дела в системе управления персоналом.

Этап 2 – Периодическое обслуживание (каждые 5 лет)

В рамках плановой работы кадровая служба проводит:

1. Экспертизу ценности – выявление документов с истёкшими сроками хранения, дубликатов, материалов, не представляющих ценности;
2. Упорядочение – полное оформление дела, составление описи, присвоение архивного шифра;
3. Проверку условий хранения – контроль температуры (18‑22 °C), влажности (45‑55 %), наличие пожарной сигнализации и средств пожаротушения.

Этап 3 – Передача в архив

По истечении 10 лет со дня увольнения личное дело:

1. Проверяется на completeness (полноту) согласно описи;
2. Оформляется передаточный акт с указанием архивного шифра;
3. Передаётся в архив органа местного самоуправления (или государственного органа) для бессрочного хранения.

Этап 4 – Повторное поступление на службу

Если гражданин вновь поступает на государственную или муниципальную службу:

• Архив выдаёт копию личного дела (или само дело, если предусмотрено временное хранение);
• Кадровая служба принимает дело, продолжает его ведение и вносит новые документы;
• По завершении нового срока службы процесс повторяется.

Хранение личных дел уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих требует синхронизации положений законодательства о службе и архивных правил. Официальная позиция Росархива признаёт двойной статус таких документов и предлагает конкретные меры по обеспечению их сохранности:

• Создание архивных условий хранения уже в кадровой службе;
• Регулярная экспертиза ценности и упорядочение дел;
• Ведение описи и присвоение архивных шифров;
• Передача в архив по истечении 10 лет с последующим бессрочным хранением.

Соблюдение этих рекомендаций позволит минимизировать риски утраты документов, обеспечить соблюдение требований к оформлению архивных справок и гарантировать бесперебойное взаимодействие между кадровыми службами и архивами при повторном приёме сотрудников на службу.

---

Статья подготовлена на основе материалов, доступных в открытых источниках, и официальных разъяснений Федерального архивного агентства РФ.