Минский городской архив – государственное учреждение, созданное решением Минского городского исполнительного комитета от № 1792. Он осуществляет приём, хранение и обеспечение доступа к документам, связанным с ликвидацией негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей, представительств иностранных компаний, а также государственных органов, у которых нет правопреемника.

Правовая база и задачи архива

• Создан в соответствии с законодательством Республики Беларусь о государственных архивах.
• Основная задача – сохранение документального наследия и обеспечение законных прав и интересов граждан, юридических лиц и организаций.
• Архив принимает документы, связанные с ликвидацией субъектов хозяйствования (негосударственных организаций, ИП, иностранных представительств).
• Обеспечивает доступ к документам для исследователей, государственных органов и граждан.

Какие документы принимаются в Минский городской архив

2.1 Документы ликвидируемых негосударственных организаций

Включают:

1. Учредительные документы (устав, учредительный договор, лицензии).
2. Бухгалтерскую и налоговую отчётность за весь период деятельности.
3. Документы, подтверждающие права собственности и аренды недвижимости.
4. Трудовые книжки, списки персонала, сведения о трудовом стаже работников.
5. Документы, связанные с имуществом (инвентарные описи, акты приёма‑передачи).
6. Корреспонденцию с государственными органами (надзорные, контрольные письма).

2.2 Документы индивидуальных предпринимателей (ИП)

• Регистрационные формы (Устав, свидетельство о регистрации).
• Книга учёта доходов и расходов.
• Документы о закрытии ИП (решение о прекращении, акт ликвидации).
• Трудовые документы работников ИП (трудовые книжки, договоры).

2.3 Документы представительств иностранных организаций

• Лицензии и разрешения на деятельность.
• Отчётность перед налоговыми и таможенными органами.
• Документы о закрытии представительства (решение о ликвидации, акты);

2.4 Документы государственных органов без правопреемника

Сюда входят архивные материалы, которые больше не находятся в управлении ни одного государственного учреждения, но их сохранность важна для исторической и правовой памяти.

Как сдать документы в архив

3.1 Требования к документам

• Документы должны быть в оригинальном виде или в заверенной копии.
• Необходимо предоставить удостоверение личности (паспорт) и, если документы относятся к персональному составу, трудовую книжку или её копию.
• Для подтверждения прав на имущество – копии правоустанавливающих документов (договоры, акты).
• Если сдача осуществляется от имени организации, требуется доверенность на представителя.

3.2 Порядок сдачи

1. Подготовьте пакет документов в соответствии с пунктом 3.1.
2. Свяжитесь с архивом по телефону +375 17 516‑41‑00 (факс) или по e‑mail info@archive.by для согласования даты и времени приёма.
3. При личном обращении подпишите акт приёма‑передачи, в котором фиксируются перечень и состояние переданных материалов.
4. Получите копию акта – она будет подтверждением того, что документы находятся в надёжном хранении.

3.3 Электронные запросы

Для получения справок о наличии документов в архиве можно использовать официальный сайт (раздел «Запросы и услуги»). Запрос оформляется в электронном виде, прикладываются сканы удостоверения личности и доверенности.

Услуги, предоставляемые Минским городским архивом

• Консультации по вопросам архивного дела, порядка сдачи и доступа к документам.
• Изготовление копий (фото‑ и скан‑копий) архивных материалов за отдельную плату.
• Выдача справок о наличии и состоянии документов.
• Организация доступа к архивным материалам для исследователей (по предварительному согласованию).
• Сохранение и реставрация уязвимых бумажных документов (консультация и услуги по консервации).

Контактные данные и режим работы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Можно ли сдать документы без личного присутствия?

Да, при наличии нотариально заверенной доверенности представитель может передать документы от имени организации.

6.2 Сколько времени архив хранит переданные материалы?

Документы хранятся в архиве бессрочно, пока они не будут изъяты по решению суда или по согласованию с владельцем прав.

6.3 Как получить доступ к своим документам после сдачи?

Для доступа необходимо подать письменный запрос в архив с указанием номера акта приёма‑передачи. Запрос рассматривается в течение 5 рабочих дней.

6.4 Какие документы нельзя сдавать в архив?

Запрещено сдавать оригиналы, содержащие конфиденциальную информацию, если они не подлежат публичному хранению, а также документы, находящиеся под арестом суда.

Минский городской архив играет ключевую роль в сохранении документального наследия столицы и обеспечивает законные интересы граждан и организаций, которые прекращают свою деятельность. Правильная подготовка и сдача документов в архив позволяет избежать проблем с государственными реестрами, упростить процесс ликвидации и гарантировать сохранность важной информации для будущих поколений.

Если у вас возникли вопросы по подготовке пакета документов или вы хотите уточнить детали предоставляемых услуг, рекомендуем связаться с архивом по указанным выше контактам.