Муниципальные архивы играют ключевую роль в сохранении документального наследия местного значения, обеспечивая правовую защищенность граждан, прозрачность деятельности органов власти и доступ к исторической информации. На регулирование их деятельности основывается на строгой иерархии нормативных правовых актов, среди которых центральное место занимают Приказы Министерства культуры РФ и Федерального архивного агентства (Росархива).

Нормативная правовая основа

Деятельность муниципальных архивов в части хранения, комплектования, учета и использования документов регулируется следующими ключевыми документами:

• Приказ Министерства культуры РФ — устанавливает «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 — утвердил актуальную редакцию Правил для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.
• Приказ Росархива от 13 февраля 2024 г. № 19, утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства — раскрывают методику применения положений Правил на практике.

Категории документов, подлежащих обязательной передаче в муниципальные архивы

Согласно п. 2.8 Правил (утв. Приказом Минкультуры РФ), хронологическими границами архивного фонда организации являются даты создания и ликвидации организации, устанавливаемые на основе нормативных актов.

К основным категориям документов, подлежащим передаче на хранение в муниципальный архив, относятся:

1. Документы постоянного хранения — документы, имеющие историческое, научное, культурное или иное общественное значение, подлежащие вечному хранению в составе Архивного фонда РФ.
2. Документы по личному составу ликвидированных организаций, трудовые книжки, личные карточки, ведомости заработной платы и иные документы, подтверждающие стаж, заработок и права на пенсию. Их передача в упорядоченном состоянии является обязательной.
3. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности — согласно ст. 18 Закона об архивном деле, они могут храниться собственниками самостоятельно или передаваться по договору на хранение в муниципальный архив, библиотеку, музей или научную организацию, включенную в соответствующий перечень.

Процесс комплектования и экспертной оценки

Комплектование муниципальных архивов, это системный процесс, включающий этапы отбора, экспертизы и передачи документов.

Экспертная комиссия (ЭК) архивного учреждения

Ключевым элементом являеться работа экспертной комиссии. Согласно п. 29 Правил (Приказ Росархива № 77), на рассмотрение ЭК архивного учреждения руководитель органа местного самоуправления (источника комплектования) представляет:

• Акты отбора документов.
• Описи дел.
• Документы, подлежащие передаче.

Особое внимание уделяется электронным документам: на электронные документы, не подлежащие хранению, составляется отдельный акт.

Требования к состоянию передаваемых документов

Документы должны передаваться в упорядоченном состоянии. Это означает:

• Соблюдение единого плана систематизации (номенклатуры дел).
• Наличие описей дел, составленных по установленным стандартам.
• Оформление дел в архивные обложки с заполненными реквизитами.
• Отсутствие повреждений, загрязнений, посторонних вложений.

Обеспечение условий хранения (Физическое и электронное)

Муниципальные архивы обязаны обеспечивать хранение документов в условиях, гарантирующих их сохранность и доступность. Контроль за соблюдением этих требований осуществляется в рамках регионального государственного контроля (надзора) на основе Руководства, утв. Приказом Росархива от № 19.

Обязательные требования к хранению (предмет контроля)

Руководство № 19 детализирует проверку пунктов Правил (пп. 52.1–52.3, 53.1, 53.2, 54.1–54.6), касающихся:

• Помещений хранения: соответствие климатических параметров (температура, влажность), пожаробезопасности, защищенности от несанкционированного доступа.
• Учетных систем: ведение государственных реестров, фондовых описей, электронных баз данных.
• Безопасности документов: режим доступа, инвентаризация, защита от биологических повреждений.
• Электронных архивов: обеспечение подлинности, целостности и читаемости электронных документов на протяжении всего срока хранения (миграция форматов, контроль контрольных сумм).

Учет и использование документов

Муниципальные архивы ведут учет документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в соответствии с едиными правилами:

• Фондовый учет: описание дел, составление справочников (путеводителей), ведение государственных реестров.
• Учет использования: регистрация запросов, выдача документов в читальных залах, предоставление копий (в т.ч. электронных), учет дистанционных запросов.
• Информационно-справочное обслуживание: помощь пользователям в поиске информации, подготовка тематических обзоров, публикация архивных документов.

Ответственность и контроль

Нарушение законодательства об архивном деле влечет ответственность, установленную Кодексом об административных правонарушениях (КоАП РФ) и иными законами. Объектами контроля (надзора) являются:

• Своевременность передачи документов в архив.
• Состояние сохранности документов.
• Наличие и достоверность учетной документации.
• Соблюдение режима доступа к документам (в т.ч. сведениях, составляющих гостайну, персональных данных).

Методическое обеспечение

Для практического применения нормативных требований Федеральным архивным агентством разработаны Методические рекомендации. Они содержат разъяснения по сложным вопросам:

• Применение единых типовых номенклатур дел.
• Организация работы с электронными документами и архивами.
• Методика проведения экспертизы документов на предмет исторической ценности.
• Стандарты оформления описей и актов отбора.

На ноябрь 2026 года система хранения документов в муниципальных архивах представляет собой строго регламентированный процесс, основанный на Приказах Минкультуры РФ и Росархива (в т.ч. № 77 от и № 19 от ). Ключевыми принципами остаются: обязательность передачи документов постоянного хранения и документов по личному составу ликвидированных организаций, требование упорядоченности передаваемых массивов, жесткий контроль условий хранения (физических и цифровых) и обеспечение доступности архивной информации для граждан и организаций. Соблюдение Методических рекомендаций Росархива позволяет муниципальным архивам эффективно выполнять свои функции по сохранению документального наследия местного значения.