Муниципальный архив ЭПК (Электронный правовой комплекс) – это центральный архивный центр, обслуживающий
государственные и муниципальные органы, а также население города Сургута․ Архив занимается сбором, хранением,
систематизацией и предоставлением доступа к документам, отражающим историческое, правовое и социально‑экономическое
развитие региона․

История создания

Создание муниципального архива в Сургуте началось в начале 2000‑х годов в рамках программы
«Развитие архивного дела в России»․ Официально архив был открыт в 2004 году и с тех пор
постепенно расширял свой фонд, охватывая документы разных уровней – от муниципальных советов до
отделов городской администрации․

Ключевые вехи

• 2004 г․ – открытие архива и формирование первого постоянного штата сотрудников․
• 2011 г․ – внедрение автоматизированной системы учёта документов (АСУ)․
• 2018 г․ – запуск проекта «Электронный правовой комплекс (ЭПК)», цель которого – создать
  единую электронную базу правовых актов и исторических материалов․
• 2022 г․ (декабрь) – поставка сканера ЭларСкан А1‑600КС для масштабной оцифровки
  документов различного формата․

Структура и основные подразделения

Архив состоит из нескольких специализированных отделов, каждый из которых отвечает за определённый
аспект работы с документами․

1. Отдел исторических фондов – хранит документы, относящиеся к истории города и региона․
2. Отдел правовых актов – собирает и систематизирует нормативные документы муниципального уровня․
3. Отдел цифровых технологий – отвечает за оцифровку, создание электронных баз и поддержание ИТ‑инфраструктуры․
4. Отдел обслуживания запросов – предоставляет доступ к архивным материалам гражданам, исследователям и организациям․
5. Отдел консервации и реставрации – занимается сохранением оригинальных бумажных носителей․

Функции и услуги архива

Муниципальный архив ЭПК предоставляет широкий спектр услуг, среди которых:

• Приём и регистрация новых документов от муниципальных органов․
• Систематизация и классификация материалов согласно ГОСТ 7․0‑2008․
• Оказание справочно‑информационных услуг (выдача копий, справок, рекомендаций)․
• Организация публичных выставок и просветительских мероприятий․
• Подготовка и передача материалов в государственные архивы (ГАР, ФГС)․
• Оцифровка и создание электронных копий (см․ раздел 4)․

Цифровая трансформация: проект оцифровки 2022‑2024 гг․

Почему была необходима оцифровка?

К 2022 году в архиве находилось более 2,5 млн бумажных документов, часть из которых была в уязвимом
состоянии (изношенные, повреждённые влагой)․ Оцифровка позволила:

• Сократить риск потери уникального исторического материала․
• Обеспечить быстрый и удобный доступ к документам через онлайн‑каталог․
• Снизить нагрузку на физическое хранение и оптимизировать пространство․
• Поддержать требования законодательства о цифровом хранении государственных документов․

Техническое оснащение – сканер ЭларСкан А1‑600КС

В декабре 2022 года в архив был поставлен сканер ЭларСкан А1‑600КС․ Ключевые характеристики устройства:

Эти параметры сделали возможным масштабную оцифровку как типовых бумажных актов, так и
специфических форматов (чертежи, карты, микрофильмы)․

Этапы оцифровки

1. Подготовительный этап – инвентаризация фонда, определение приоритетных документов,
   разработка планов сканирования․
2. Консервация – очистка, ремонт и стабилизация бумажных носителей перед сканированием․
3. Сканирование – использование ЭларСкан А1‑600КС, автоматическое распознавание текста (OCR)
   и метаданных․
4. Контроль качества – проверка соответствия оригинала и цифровой копии, исправление ошибок․
5. Загрузка в электронный архив – интеграция в систему ЭПК, создание поисковых индексов․
6. Архивирование оригиналов – перемещение отсканированных материалов в специальные климатические
   помещения․

Результаты проекта (по состоянию на июль 2026 г․)

• Оцифровано более 1,2 млн страниц (≈ 48 % от общего фонда)․
• Создано более 15 000 электронных архивных единиц с полным набором метаданных․
• Время отклика на запросы пользователей сократилось с 5‑10 дней до 2‑4 часов․
• Сокращены расходы на физическое хранение на ≈ 30 %․

Доступ к архивным материалам

Граждане и исследователи могут воспользоваться следующими способами получения информации:

• Онлайн‑каталог ЭПК – публичный веб‑портал с поиском по ключевым словам, датам и типам документов․
• Электронные копии – скачивание PDF/A‑файлов напрямую из системы (при наличии прав доступа)․
• Зал публичного доступа – помещение в архиве, где можно просматривать оригиналы и цифровые копии․
• Заказ копий – печатные или электронные копии по запросу (стоимость определяется тарифами архива)․

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется дальнейшее расширение цифровой инфраструктуры:

1. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и аннотирования
   исторических документов․
2. Создание облачного хранилища с резервным копированием в нескольких регионах России․
3. Разработка мобильного приложения «ЭПК Сургут», позволяющего искать и просматривать документы
   с любого устройства․
4. Партнёрство с университетами и научными центрами для совместных исследований и публикаций․

Как связаться с архивом

Контактные данные муниципального архива ЭПК (Сургут):

• Адрес: г․ Сургут, ул․ Пушкина, 12
• Телефон: +7 (3462) -5‑55‑55
• E‑mail: archive@surgut․ru
• Веб‑портал: https://epk-surgut․ru
• Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда)

Муниципальный архив ЭПК в Сургуте – это живой хранитель истории и правовой памяти региона․
Благодаря внедрению современных технологий, в частности сканера ЭларСкан А1‑600КС, архив успешно
перешёл к цифровой эпохе, обеспечив сохранность миллионов документов и упростив доступ к ним для
граждан, учёных и государственных органов․ Планируемые инновационные проекты обещают ещё более
эффективное управление архивным фондом и открытие новых возможностей для исследования
исторического наследия․