Должность начальника архива (заведующего архивом, заведующего архивным отделом) относится к категории руководителей. Это ключевая фигура, обеспечивающая законность, сохранность и доступность документационного фонда организации. Ниже представлен подробный разбор обязанностей, прав и зон ответственности данного специалиста на основе актуальных нормативных актов и типовых должностных инструкций (в т.ч. с учетом Единого квалификационного справочника — ЕКС).

Общие положения и подчиненность

• Категория: Руководители (согласно ЕКС).
• Подчиненность: Непосредственно подчиняется генеральному директору, руководителю организации или начальнику отдела делопроизводства (в зависимости от структуры).
• Замещение: В период отсутствия (отпуск, болезнь) обязанности исполняет заместитель или иное лицо, назначенное приказом.
• Основной документ: Деятельность регламентируется Должностной инструкцией, утверждаемой руководителем организации.

Квалификационные требования (Что должен знать)

Для качественного исполнения обязанностей начальник архива обязан иметь глубокие знания в следующих сферах:

1. Нормативная база: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», иные нормативные правовые акты, положения, инструкции и руководящие материалы по ведению архивного дела на предприятии.
2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД): Принципы построения, классификация и систематизация документов.
3. Технологические процессы: Порядок приема и сдачи документов в архив, правила их хранения, учета, описания и выдачи (пользования).
4. Охрана труда и пожарная безопасность: Специфические требования к помещениям хранения (температура, влажность, пожаротушение).
5. Организация труда: Основы управления персоналом, планирования и контроля работы архивного отдела.

Основные должностные обязанности (Функционал)

Обязательства можно структурировать по ключевым направлениям деятельности:

Организационно-управленческая деятельность

• Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации (учреждении, предприятии).
• Разрабатывает и утверждает внутренние регламенты, планы работы архива, графики приема/выдачи документов.
• Организует работу по систематизации, классификации и учету архивных документов (формирование номенклатур дел, описей).
• Обеспечивает своевременную сдачу документов в архив структурными подразделениями организации.
• Проводит инвентаризацию хранимых в архиве документов.

Обеспечение сохранности и безопасности фондов

• Обеспечивает сохранность архивных материалов и соблюдение установленных режимов хранения (температура, влажность, освещение).
• Контролирует соблюдение режима охраны архива, правил пожарной безопасности и охраны труда работниками отдела.
• Требует от руководства создания необходимых организационно-технических условий (обеспечение оборудованием, инвентарем, средствами автоматизации).
• Принимает меры по предупреждению порчи, утраты или незаконного изъятия документов.

Работа с запросами и предоставление информации

• Организует процесс пользования документами: регистрацию запросов, поиск дел, выдачу на руки или направление копий/сканов.
• Обеспечивает соблюдение сроков рассмотрения запросов и правил выдачи документов (с учетом режима доступа/гражданского права).
• Выдает справки, выписки и заверенные копии документов в установленном порядке.

Экспертиза документов и управление сроками хранения

• Организует проведение экспертизы документов по срокам хранения и ценности.
• Подготавливает акты отбора к уничтожению или перечни документов с истекшими сроками хранения для утверждения экспертной комиссией.
• Контролирует исполнение решений экспертной комиссии (уничтожение, передача в государственный архив).

Управление персоналом и контроль дисциплины

• Распределяет обязанности между сотрудниками архива (архивариусами, техническими работниками).
• Контролирует соблюдение работниками отдела правил работы с документами, производственной и трудовой дисциплины.
• Организует повышение квалификации подчиненных, стажировки, обучение охране труда.

Права начальника архива

Для эффективного исполнения возложенных обязанностей начальник архива наделен следующими правами:

• Организационные: Принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных обязанностей; утверждать внутренние локальные акты архива (инструкции, регламенты, графики).
• Ресурсные: Требовать от руководства организации создания организационно-технических условий, необходимых для исполнения обязанностей, а также предоставления оборудования, расходных материалов, программного обеспечения.
• Управленческие: Требовать от сотрудников архива и структурных подразделений организации выполнения должностных обязанностей и соблюдения правил делопроизводства/архивного дела.
• Инициативные: Выдвигать в адрес руководства предложения по улучшению работы архива, внедрению новых технологий (ЭДО, сканирование), повышению квалификации персонала;
• Информационные: Запрашивать и получать от структурных подразделений документы и сведения, необходимые для работы архива.

Ответственность

Начальник архива несет ответственность в соответствии с трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством РФ за:

1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
2. Нарушение правил ведения архивного дела, приема, учета, хранения, использования и уничтожения документов.
3. Утерю, порчу, незаконное уничтожение или разглашение сведений, содержащихся в архивных документах (в т.ч. гостайны, коммерческую тайну, персональные данные).
4. Нарушение трудовой дисциплины, правил охраны труда и пожарной безопасности в подведомственном отделе.
5. Несвоевременное представление отчетности или заведомо ложные сведения в отчетах.

Взаимосвязи и взаимодействие

Ключевые актуальные тренды (на 2026 год)

Современная должностная инструкция начальника архива должна отражать переход к цифровому архивоведению:

• Управление электронными архивами и системами электронного документооборота (СЭД/ЭДО).
• Обеспечение правовой значимости электронных документов (ЭП, штампы ЭДО).
• Цифровое сохранение (Digital Preservation): миграция форматов, контроль целостности (хеш-суммы).
• Внедрение ИИ-технологий для автоматической классификации, извлечения метаданных и поиска.
• Соответствие требованиям 147-ФЗ (персональные данные), 63-ФЗ (ЭП) и стандартам серии ГОСТ Р 7.0 (в актуальных редакциях).

Резюме: Начальник архива — это не просто «хранитель бумаг», а менеджер информационных ресурсов организации. Его компетенция напрямую влияет на правовую защищенность бизнеса, скорость бизнес-процессов (поиск договоров, первички, кадровых документов) и соответствие организации требованиям регуляторов. Грамотно составленная должностная инструкция, фундамент эффективной работы архивной службы.