В российской бюрократической системе аббревиатура УГСХА чаще всего расшифровывается как Управление государственной службы и кадровых дел администрации (например, Администрации Краснодарского края, города Москвы или другого субъекта РФ)․ Данное структурное подразделение отвечает за кадровую политику, государственную службу и, что важно для данной темы, — за формированием и хранением архивов кадровых дел и личных карточек сотрудников․

Статья подробно разбирает, что такое «номер архива УГСХА», где его искать, как он формируется и как с его помощью получить необходимые документы или справки․

Что такое номер архива УГСХА?

Номер архива (или архивный код/номер дела) — это уникальный идентификатор, присваиваемый каждому архивному единице хранения (делу, личному делу, карточке) при ее передаче на хранение в архивное подразделение УГСХА или в государственный архив региона․

Важно: Единого общегосударственного реестра «номеров архива УГСХА» не существует․ Каждое Управление (краевого, областного, городского уровня) ведет собственную нумерацию в соответствии с инструкциями по делопроизводству и архивному делу (Приказ Минкультуры России от № 2364 и региональные нормативные акты)․

Основные виды номеров, с которыми вы можете столкнуться:

• Номер дела (инвентарный номер): Основной идентификатор единицы хранения в описи фонда (например: Ф․ 125, Оп․ 1, Д․ 45)․
• Номер личного дела / личной карточки: Присваивается сотруднику при приеме на госслужбу или работе в бюджетной организации․
• Регистрационный номер запроса: Номер, который присваивается вашему официальному обращению (запросу) в УГСХА для получения справки или копии документа․
• Код формирователя (индекс фонда): Уникальный код организации-передающей документы в архив (например, код УГСХА в системе ГИС «Архив․Фонды»)․

Где и зачем может понадобиться номер архива?

Понимание того, какой именно номер вам нужен, зависит от цели обращения:

Как узнать номер архива УГСХА: пошаговая инструкция

Шаг 1․ Определите конкретное УГСХА

УГСХА существует почти в каждом субъекте РФ․ Вам нужно точно знать: УГСХА какого региона/края/города хранит документы нужной вам организации․

• Пример: УГСХА Администрации Краснодарского края․
• Пример: УГСХА Департамента государственной службы города Москвы․

Шаг 2․ Проверьте наличие документов в ГИС «Архив․Фонды» (ЕГАРФ)

Единая государственная автоматизированная система регистрации фондов (ЕГАРФ) доступна на сайте archives․gov․ru (раздел «Поиск по фондам»)․

1. Перейдите в раздел «Поиск по фондам» -> «Расширенный поиск»․
2. В поле «Формирователь» введите название УГСХА или название организации, где работал человек․
3. Система выдаст список фондов с индексами (Фонд №, Описание №)․ Это и есть архивные номера․

Шаг 3․ Обратитесь на портал «Госуслуги»

Самый простой способ для гражданина — заказать справку через ЕПГУ․

• Услуга: «Предоставление сведений из личного дела (личной карточки) работника организации, ликвидированной или реорганизованной, а также сведений о стаже и заработной плате»․
• Ведомство-исполнитель: часто это именно УГСХА региона или Госархив региона․
• В процессе заполнения заявления система может подсказать фонд/описание, либо запрос уйдет архивистам, которые сами найдут нужный номер дела․

Шаг 4․ Напишите официальный запрос в УГСХА (если на Госуслугах нет услуги)

Если услуга на портале отсутствует или требуется сложная архивная справка, пишите официальное письмо․

Образец реквизитов запроса:

Кому: Начальнику УГСХА Администрации [Название региона/города]
ФИО, адрес, телефон, email заявителя․
Тема: Запрос архивной справки / копии документа․

Текст: Прошу предоставить справку из личного дела / копию приказа №․․․ от․․․
Данные субъекта: ФИО (полностью), дата рождения, период работы, название организации․
Приложения: Копия паспорта, копия документа, подтверждающего родство (если запрашиваете не свои данные), нотариальная доверенность (если через представителя)․
Дата, подпись․

Шаг 5․ Обращение в Государственный архив региона

По истечении сроков хранения в ведомственном архиве УГСХА (обычно 10–50 лет в зависимости от вида документов) дела передаются в Государственный архив субъекта РФ․ Если УГСХА отвечает «документы не хранятся», пишите в Госархив․ Там поиск ведется по путеводителям по фондам․

Структура архивного номера (на примере)

Полная архивная ссылка (цитирование) выглядит так:

Ф․ 1482 Оп․ 12 Д․ 345 Л․ 12–15

• Ф․ 1482 (Фонд 1482) — это код формирователя (например, «Управление кадров Администрации Края» или конкретное ведомство)․
• Оп․ 12 (Описание 12), тематическая или хронологическая группировка дел внутри фонда (например, «Личные дела сотрудников за 2010 год» или «Приказы по основной деятельности»)․
• Д․ 345 (Дело 345) — конкретная единица хранения (сшитая пачка документов: личное дело Иванова И․И․ или журнал приказов)․
• Л․ 12–15 (Листы 12–15) — конкретные страницы внутри дела, где находится нужная запись․

Совет: Если у вас есть только старый номер дела по учету в организации (например, «Дело № 5 за 2005 г․»), архивисты УГСХА/Госархива переведут его в современный архивный индекс (Фонд/Описание/Дело) по конкордансам (таблицам соответствия)․

Сроки и стоимость

• Госуслуги (электронная справка): Срок до 30 календарных дней (часто быстрее — 5–10 дней)․ Бесплатно․
• Госуслуги (бумажная справка/копия с синей печатью): Срок до 30 дней․ Бесплатно (для пенсионных целей), в остальных случаях может взиматься плата за копирование/поиск по тарифам региона․
• Прямой запрос в УГСХА / Госархив: Законодательно установлен срок ответа — 30 дней (ст․ 10 ФЗ «Об архивном деле в РФ»)․ Продление возможно до 30 дней с уведомлением․
• Платные услуги архивов: Поиск информации (если точных данных нет), изготовление заверенных копий, сканирование высокого разрешения — по утвержденным тарифам конкретного архива․

Типичные проблемы и решения

Проблема 1: «Организация ликвидирована, УГСХА говорит, что документов нет»

Решение: Документы ликвидированных госорганов/учреждений обязаны быть переданы в архив (УГСХА ведомственный или Госархив региона)․ Требуйте письменный ответ с указанием, в какой именно архив переданы дела (номер акта приема-передачи, название архива-приемщика)․

Проблема 2: «Не знаю точное название организации или год приема»

Решение: Заказывайте в СФР (ПФР) выписку из индивидуального лицевого счета (ИЛС)․ Там указаны все работодатели с ОГРН/ИНН и периоды работы․ С этими данными в УГСХА/Архиве найдут дело за 1 день․

Проблема 3: «Нужна справка для суда / нотариуса срочно»

Решение: В судебном порядке (по запросу суда) срок ответа архива — 10 дней․ Нотариус может направить нотариальный запрос (срок ответа также сокращен)․ Обычный гражданин не может требовать срок менее 30 дней, но можно позвонить архивисту и попросить ускорить (часто идут навстречу)․

Контакты для справки (примеры крупных УГСХА)

Актуальные телефоны и адреса всегда проверяйте на официальных сайтах администраций регионов (раздел «Структура» -> «Управление госслужбы и кадровых дел» или «Архивное дело»)․

• УГСХА Администрации Краснодарского края: г․ Краснодар, ул․ Красной, 5․ Сайт: admkrai․krasnodar․ru (раздел «Архивное дело»)․
• Департамент госслужбы и кадров города Москвы (ДГК): г․ Москва, ул․ Тверская, 13․ Сайт: dgk․mos․ru -> «Архив»․
• УГСХА Правительства Москвы (для ведомств): Отдельные структуры․
• Государственные архивы субъектов РФ: Список на сайте Росархива․

Резюме: чек-лист действий

1. Соберите максимальные данные: ФИО, дата рождения, название организации, годы работы․
2. Проверьте выписку из ИЛС на Госуслугах или в СФР (для уточнения работодателя)․
3. Попробуйте заказать справку через Госуслуги (услуга «Сведения из личного дела»)․ Это не требует знания номера архива․
4. Если на Госуслугах нет услуги — найдите сайт УГСХА вашего региона или Госархива региона․
5. Напишите официальный запрос (почта РФ с уведомлением, портал «Госуслуги․Письма», электронная почта архива)․
6. В ответе вам придут либо готовая справка, либо архивный код (Ф․ Оп․ Д․), по которому можно заказать копии․

Статья подготовлена на основе законодательства РФ в сфере архивного дела (ФЗ «Об архивном деле в РФ», Приказ Минкультуры № 2364) и практики взаимодействия с ведомственными архивами УГСХА․ Актуально на ․