Цель статьи – дать подробный обзор нормативных актов, методических рекомендаций и практических требований, регулирующих организацию хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Правила). Статья полезна для архивистов, сотрудников государственных и муниципальных органов, а также для всех, кто работает с архивными документами.
Правовая основа
Все действия в сфере архивного дела в России регулируются совокупностью законов, подзаконных актов и методических рекомендаций. Ключевые документы:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, определяющий понятия, принципы и порядок организации архивов.
- Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. – утверждает Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
- Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. (№ 24) – адаптирует Правила к условиям государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек и научных учреждений.
- Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. (№ 77) – вводит актуальные изменения, связанные с цифровизацией и новыми сроками хранения.
- Методические рекомендации (Грошев А.В., Романова Е.А.) – поясняют практическое применение Правил.
Структура Правил
В соответствии с вышеуказанными актами, Правила делятся на четыре основных блока:
- Организация хранения – требования к помещениям, климатическому режиму, системам охраны и маркировке.
- Комплектование – порядок формирования архивных фондов, создание описи и классификационных справочников.
- Учёт – ведение реестров, регистрационных журналов, электронных баз данных.
- Использование – правила доступа, выдачи, копирования и публикации архивных материалов.
Организация хранения
Требования к помещениям
Согласно Правилам, архивные помещения должны соответствовать следующим параметрам:
| Показатель | Нормативное значение | Комментарий |
|---|---|---|
| Температура воздуха | 18 ± 2 °C (для бумажных документов) | Для фотоматериалов – 20 ± 2 °C. |
| Относительная влажность | 45 % ± 5 % | Для фотоматериалов – 55 % ± 5 %. |
| Вентиляция | Постоянный приток свежего воздуха, отсутствие сквозняков. | Контроль за уровнем загрязнённости воздуха. |
| Освещение | Не более 50 лк, отсутствие ультрафиолетового излучения. | Для чтения – отдельные светильники с регулируемой яркостью. |
| Охрана | Система видеонаблюдения, контроль доступа, сигнализация. | Требуется документальное подтверждение доступа. |
Маркировка и систематизация
Каждый документ получает уникальный архивный номер, который состоит из:
- Код архива (например, ГАРФ‑01);
- Код подразделения (например, 12‑03);
- Порядковый номер в фонде.
Маркировка наносится на конверт (для бумажных документов) или на цифровой идентификатор (для электронных файлов).
Комплектование архивных фондов
Формирование фондов
Документы группируются по принципу единства – в один фонд включаются документы, относящиеся к одному субъекту (органу, событию, проекту) и имеющие одинаковый срок хранения.
Опись и классификатор
Для каждого фонда составляется:
- Опись (первичная, вторичная, окончательная) – перечень всех единиц хранения.
- Классификатор – иерархическая система, отражающая структуру фонда (раздел, подраздел, серия, дело).
Опись подписывается руководителем архива и хранится в оригинале и копии в электронном виде.
Учёт архивных документов
Регистрационные журналы
Ведение журналов делится на два уровня:
- Журнал поступления – фиксирует дату, номер, источник и способ передачи документов в архив.
- Журнал выдачи – фиксирует данные о пользователе, цели доступа, сроке пользования и возвращении материалов.
Электронные базы данных
Современные архивы используют автоматизированные системы (например, «ЭРА», «АРХИВ-ЭКС»). Основные функции:
- Поиск по метаданным (дата, тема, автор, ключевые слова).
- Контроль доступа (роли: администратор, архивист, пользователь).
- Отчётность по срокам хранения и плановым проверкам.
Использование архивных документов
Права и обязанности пользователей
Согласно Правилам, пользователи (физические и юридические лица) имеют право:
- Запрашивать документы в порядке, установленном законодательством.
- Получать копии (в бумажном или электронном виде) в пределах установленного срока.
- Осуществлять научные, учебные и иные исследования.
Обязанности включают:
- Соблюдение правил поведения в архивных помещениях.
- Сдачу в архив всех полученных оригиналов после завершения работы.
- Соблюдение требований по конфиденциальности (особенно для документов личного характера).
Порядок доступа
Процедура доступа состоит из следующих шагов:
- Подача письменного запроса (электронного или бумажного) с указанием точных реквизитов документа.
- Регистрация запроса в журнале выдачи.
- Проверка правомочности (наличие ограничений, классификации).
- Выдача документа в читальном зале под контролем архивного сотрудника.
- Оформление акта возврата (при необходимости – подтверждение целостности).
Ограничения доступа
Документы могут быть ограничены по следующим основаниям:
- Секретность (государственная, коммерческая, личная).
- Сроки тайны (например, 30 лет для военных материалов).
- Согласие правообладателя (для личных дел).
Сроки хранения и уничтожения
Сроки делятся на два типа:
- Сроки постоянного хранения – документы, имеющие историческую, научную или культурную ценность (например, акты о создании государства, конституция, крупные научные исследования).
- Сроки временного хранения – документы, которые после истечения установленного периода (обычно 10–30 лет) могут быть уничтожены или переданы в архивный фонд.
Уничтожение документов производится только после:
- Согласования с руководителем архива.
- Подготовки акта об уничтожении, подписанного уполномоченными лицами.
- Физического уничтожения (шрединг, сжигание) в соответствии с нормативами.
Методические рекомендации
Для практического применения Правил разработаны методические рекомендации, среди которых:
- «Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ» (Грошев А.В., Романова Е.А.).
- Руководства Федерального архивного агентства по цифровой конвертации и электронному хранению.
- Примерные формы описи, журнала выдачи и акта уничтожения, утверждённые приказом Росархива от № 16.
Нововведения 2023‑2026 годов
Последние изменения, внесённые приказом Росархива № 77 от , включают:
- Обязательное внедрение электронных архивных систем для всех государственных органов к 2025 году.
- Установление единого формата метаданных (ISO 14721 – OAIS) для совместимости с международными архивными проектами.
- Уточнение сроков хранения цифровых носителей (минимум 10 лет без деградации).
Практические рекомендации архивисту
- Планируйте пространство заранее. Оцените объём поступающих документов и резервируйте помещения с учётом будущей цифровизации.
- Ведите двойной учёт. Сочетайте бумажные журналы с электронными базами – это снижает риск потери информации.
- Регулярно проверяйте состояние документов. Проводите инспекции не реже одного раза в полугодие.
- Обучайте персонал. Организуйте семинары по работе с новыми системами и правилам охраны информации.
- Соблюдайте конфиденциальность. При работе с личными и секретными документами используйте отдельные зоны доступа.
Правила государственного архива – это комплексный набор нормативных актов, который обеспечивает сохранность, систематизацию и доступность исторически ценных документов. Их правильное применение гарантирует:
- Сохранность национального культурного наследия;
- Прозрачность работы государственных органов;
- Поддержку научных исследований и образования;
- Соблюдение прав граждан на информацию и защиту персональных данных.
Следуя изложенным в статье рекомендациям и постоянно отслеживая изменения в законодательстве (особенно в части цифровизации), архивисты смогут эффективно выполнять свои задачи и вносить вклад в развитие архивного дела в России.
Дата публикации: 10 июля 2026 г.