С развитием цифровых технологий организации всё чаще переводят свои архивы в электронный вид. Это позволяет сократить расходы на хранение бумажных носителей, ускорить поиск информации и повысить уровень защиты данных. Однако переход к электронному архиву возможен только при соблюдении действующего нормативно‑правового регулирования. Ниже представлен обзор ключевых актов, регламентирующих создание, ведение и использование электронных архивов документов в Российской Федерации.
Федеральные законы
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной нормативный акт, устанавливающий принципы организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ, включая электронные документы.
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – определяет требования к защите информации, включая электронные документы, и регулирует вопросы их хранения и передачи.
- Федеральный закон от № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» – регламентирует использование электронной подписи, необходимой для обеспечения юридической силы электронных документов в архиве.
Нормативные акты федеральных органов исполнительной власти
Приказы Росархива
- Приказ Росархива № 69 от «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам ЭДО и системам хранения электронных документов в архивах госорганов» – содержит перечень обязательных функций систем электронного документооборота (ЭДО) и архивного хранения, включая требования к формату файлов, метаданным, версионированию и обеспечению целостности.
- Приказ Росархива № 112 от «Об утверждении Перечня обязательных реквизитов электронных архивных документов» – устанавливает минимальный набор реквизитов, которые должны присутствовать в каждом электронном документе, подлежащем долгосрочному хранению.
Инструкции и методические рекомендации
- Инструкция о порядке работы с электронными документами в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от № 20 – хотя относится к белорусскому законодательству, часто используется в качественого документа при разработке внутренних регламентов в российских организациях, работающих с трансграничным документооборотом.
- Инструкция № 56 «О формировании уведомлений об истечении сроков хранения электронных архивных документов, формировании проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и удалении включенных в СХЭД электронных архивных документов» – регламентирует процессы контроля сроков хранения и уничтожения электронных документов.
Региональные и отраслевые нормативные акты
Помимо федеральных актов, многие субъекты РФ и отраслевые министерства издают собственные положения, уточняющие требования к электронным архивам:
- Постановления правительств субъектов РФ о создании региональных электронных архивов.
- Приказы министерств (например, Минобрнауки, Минздрав, Минтранс) о ведении электронных архивов в конкретных отраслях.
- Внутренние локальные нормативные акты организаций (положения о документообороте, приказы по архивному делу), в которых обязательно прописывается порядок управления электронными документами и использования архива.
Требования к системам хранения электронных документов (СХЭД)
Согласно Приказу Росархива № 69 и другим нормативным документам, система хранения электронных документов должна обеспечивать:
- Целостность и подлинность – использование контрольных сумм, электронных подписей и журналов событий.
- Доступность и поиск – полнотекстовая индексация, поддержка метаданных (автор, дата, номер дела, классификатор).
- Соблюдение сроков хранения – автоматическое формирование уведомлений о приближении и истечении сроков, генерация проектов актов о выделении к уничтожению.
- Безопасность – разделение ролей, шифрование данных при хранении и передаче, защита от несанкционированного доступа.
- Совместимость с форматами – поддержка общепринятых форматов (PDF/A, TIFF, JPEG 2000, XML) и возможность миграции данных при смене технологий.
Обеспечение безопасности и целостности данных
Нормативные акты предъявляют строгие требования к защите электронных архивов:
- Шифрование данных на уровне файлов и баз данных (ГОСТ Р 34.12‑2015 «Кузнечик», ГОСТ Р 34.13‑2015 «Магма»).
- Ведение журналов аудита (who, what, when) в соответствии с требованиями ФЗ‑149.
- Регулярное создание резервных копий и их хранение в географически удаленных местах.
- Периодическое проведение аттестации информационных систем и проверка соответствия требованиям ФЗ‑125 и ФЗ‑149.
Эффективное функционирование электронного архива документов невозможно без четкого соблюдения нормативно‑правовой базы. Ключевые акты – Федеральный закон № 125‑ФЗ, приказы Росархива (в частности, Приказ № 69 от ), инструкции по работе с электронными документами, а также региональные и отраслевые регламенты – формируют основу для проектирования, внедрения и эксплуатации систем хранения электронных документов. Следуя этим требованиям, организации не только обеспечивают законность своего архивного дела, но и получают преимущества в виде снижения затрат, повышения скорости поиска информации и гарантии долгосрочной сохранности важных данных.