Цель статьи – дать полное представление о нормативных требованиях, технических условиях и практических рекомендациях, которые необходимо соблюдать при хранении документов в муниципальных архивах России.

Правовая основа

Хранение архивных документов регулируется рядом федеральных и региональных нормативных актов:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» (2020 г.).
2. Постановление Правительства РФ от 28 июля 2025 г. № 1125 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности муниципальных органов» (вступило в силу ).
3. Приказ Минкультуры России от 15 января 2025 г. № Р‑2025/12 «Об организации и ведении муниципальных архивов».
4. Региональные нормативные акты (например, в Крыму – более 2,4 млн документов уже находятся в муниципальных архивах).

Эти документы определяют:

• Классификацию и сроки хранения;
• Требования к помещениям и техническому оборудованию;
• Порядок доступа, использования и оцифровки архивных материалов.

Классификация архивных документов

2.1 По содержанию

• Документы административного характера – акты органов власти, решения, приказы.
• Документы финансово‑хозяйственного учета – бухгалтерские книги, финансовые отчёты.
• Документы правового характера – судебные решения, нормативные акты.
• Документы культурного и исторического значения – фотоматериалы, карты, рукописи;

2.2 По сроку хранения

Технические требования к помещениям

3.1 Климатический режим

• Температура воздуха: 18 ± 2 °C (для бумажных и картонных материалов).
• Относительная влажность: 45 ± 5 %.
• Колебания температуры и влажности не более ±2 °C и ±5 % соответственно в течение суток.

3.2 Освещение

• Естественное освещение должно быть ограничено (использовать жалюзи, шторы).
• Искусственное освещение – лампы с низким уровнем УФ‑излучения, световой поток ≤ 150 лк на рабочей зоне.
• Время экспозиции не должно превышать 4 ч в сутки на один документ.

3.3 Вентиляция и защита от загрязнений

• Система вентиляции должна обеспечивать не менее 6 смен воздуха в сутки.
• Фильтрация воздуха от пыли, химических частиц и микробов (HEPA‑фильтры).
• Запрет на хранение в помещениях с повышенным уровнем загрязнения (кухни, мастерские).

3.4 Пожарная безопасность

• Установка автоматических систем пожаротушения (газовые, безводные).
• Наличие датчиков дыма и температуры, система оповещения.
• Разделительные огнезащитные перегородки между архивными секциями.

Организация хранения

4.1 Стеллажи и контейнеры

• Стеллажи из нержавеющей стали или обработанного дерева, покрытого лаком без содержания формальдегида.
• Полки с регулируемой высотой (от 30 см до 120 см) для разных форматов документов.
• Контейнеры – архивные коробки из кислотоустойчивой бумаги (pH ≥ 7,5), пластиковые ящики без ПВХ.

4.2 Маркировка и каталогизация

1. Каждому архивному фонду присваивается уникальный инвентарный номер.
2. На каждом контейнере размещается штрих‑код и постоянный этикеточный лист (название, дата, срок хранения).
3. Ведение электронного каталога в системе ЭРА (Электронный архивный реестр) с возможностью поиска по метаданным.

4.3 Порядок размещения

• Документы размещаются по алфавиту или по хронологическому порядку в зависимости от типа фонда.
• Верхний уровень стеллажей оставляют свободным для вентиляции и доступа к документам.
• Запрещается ставить тяжёлые коробки на верхние полки – нагрузка не более 30 кг/м².

Консервация и реставрация

5.1 Оценка состояния

При поступлении в архив каждый документ проходит консервационную экспертизу:

• Определение уровня износа (разрушения, пятен, плесени).
• Выявление химических реакций (окисление, желтение).
• Назначение мероприятий по стабилизации (сушка, очистка, укрепление).

5.2 Меры по сохранению

• Применение кислотоустойчивых обложек и межстраничных листов.
• Использование консервационных клеев на водной основе.
• Регулярный контроль за уровнем микробиологической активности (плесень, бактерии).

5.3 Реставрация

Для документов, требующих восстановления, привлекаются лицензированные реставраторы, которые проводят:

1. Устранение механических повреждений (разрывы, потертости).
2. Химическую стабилизацию (нейтрализация кислот).
3. Восстановление утраченных элементов (страниц, обложек) с использованием оригинальных материалов.

Доступ и использование архивных материалов

6.1 Публичный доступ

• Запросы оформляются через электронную форму на официальном портале архива.
• Для просмотра оригиналов необходимо предварительно получить разрешение от руководителя архива.
• При работе с документами соблюдаются правила неприкосновенности (использование перчаток, поддержание чистоты рук).

6.2 Оцифровка

Согласно Приказу Минкультуры от , все документы, срок хранения которых превышает 5 лет, подлежат оцифровке в формате TIFF/PDF/A‑2 с разрешением не менее 300 dpi.

• Оцифрованные копии хранятся в центральном сервере с резервным копированием в два географически разнесённых дата‑центра.
• Метаданные к каждому файлу включают: оригинальный инвентарный номер, дату создания, ответственного за оцифровку.

Ответственность и контроль

7.1 Ответственные лица

• Главный архивариус – отвечает за соблюдение всех нормативных требований.
• Специалист по консервации – контролирует состояние документов и проводит профилактические мероприятия.
• ИТ‑администратор – обеспечивает безопасность электронных архивов.

7.2 Внутренний и внешний аудит

1. Периодический внутренний аудит (каждые 6 месяцев) проверяет соответствие климатическим параметрам и правильность маркировки.
2. Внешний аудит (раз в год) проводится независимыми экспертными организациями в соответствии с требованиями ФЗ «Об архивных делах».
3. Результаты аудита фиксируются в отчете о состоянии архива и передаются в региональное управление архивов.

Практические рекомендации для муниципальных архивов

• Создайте план профилактического обслуживания климатической техники – проверка датчиков, калибровка термостатов.
• Внедрите систему автоматического оповещения о превышении допустимых параметров (температура, влажность).
• Обучайте персонал методикам безопасного обращения с документами (использование перчаток, поддержание чистоты рабочего места).
• Регулярно проводите тестирование резервных копий электронных архивов.
• Разрабатывайте планы эвакуации на случай пожара или стихийных бедствий, учитывая расположение архивных фондов.

Соблюдение правил хранения документов в муниципальных архивах – это комплексный процесс, включающий правовую основу, технические условия, организацию рабочего пространства и постоянный контроль за состоянием материалов. При правильном подходе архивные фонды сохраняют свою ценность для будущих поколений, обеспечивая доступ к исторической, правовой и культурной информации.

Помните, что каждый документ – часть общественного наследия. Его сохранность зависит от профессионализма архивных работников, качества технического оснащения и строгого соблюдения установленных нормативов.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.