Нормы времени – это установленный норматив, определяющий количество часов (или дней), необходимых для выполнения конкретной архивной операции. Они применяются в государственных и муниципальных архивах России для планирования работы, расчёта штатной численности, формирования годовых планов и контроля выработки.
Правовая основа
Нормативные документы, регламентирующие нормы времени в архивах, включают:
- Решение Коллегии Главархива СССР от 22 мая 1990 г.
- Квалификационный справочник должностей работников государственных архивов (М., 1991).
- Приказ Росархива № 111 от «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами».
Все перечисленные акты определяют единицу измерения объёма работы (например, один акт, один метр погонный, один файл) и фиксируют нормы в часах и долях часа или в днях при 8‑часовом рабочем дне.
Цели и задачи применения норм времени
- Обеспечение равномерного распределения нагрузки между сотрудниками.
- Определение штатной численности и расчёт потребности в кадрах.
- Формирование годового плана работы и бюджетирование.
- Контроль выработки (объём выполненной работы за установленный период).
- Повышение эффективности и снижение риска перегрузки персонала.
Классификация работ в архиве
Нормы времени делятся по направлениям деятельности:
Обеспечение сохранности документов
- Приём и регистрация поступивших документов.
- Контроль микроклимата, защита от плесени и вредителей.
- Оформление и хранение в архивных ящиках, коробках, микрофильмах.
Учёт и описание архивных фондов
- Ввод данных в электронный архивный каталог.
- Составление описей (сводных, аналитических, инвентарных).
- Создание справочно‑научного аппарата к документам.
Обслуживание запросов и выдача документов
- Поиск и подбор документов по заявкам пользователей.
- Подготовка копий (фото, скан, ксерокопия).
- Оформление выдачи и возврата.
Вспомогательная работа
Время, затрачиваемое на подготовку рабочего места, организацию документооборота, обслуживание техники и т.п. В нормативных таблицах такие операции учитываются отдельно и обычно измеряются в днях на единицу объёма работы.
Методика расчёта норм времени
Выбор единицы измерения объёма работы
Для каждой группы операций в нормативных таблицах указана «принятая единица измерения» – например, один акт, один метр погонный, один файл, один запрос.
Применение нормативов
Норму времени (в часах) умножают на количество единиц, подлежащих обработке:
Общее время = Норма (ч/ед.) × Кол‑во единиц
Если норма указана в днях, то переводим в часы (1 день = 8 часов) или оставляем в днях, если планируется расчёт на 8‑часовой рабочий день.
Учёт вспомогательных операций
К основному времени добавляют коэффициент вспомогательной работы (обычно 10‑15 %). Это покрывает подготовку места, настройку оборудования, оформление актов и т.п.
Пример расчёта
Допустим, норма времени на регистрацию одного поступившего акта составляет 0,25 ч (15 минут). За месяц в архив поступило 400 актов.
- Основное время: 0,25 ч × 400 = 100 ч.
- Вспомогательная работа (12 %): 100 ч × 0,12 = 12 ч.
Эти 14 дней могут быть использованы для планирования штатного расписания: например, один архивист (8 ч/день) справится за 14 дней, а два архивиста – за 7 дней.
Практические рекомендации при работе с нормативами
- Регулярно обновляйте данные о количестве поступающих документов – от этого зависит точность расчётов.
- При вводе новых видов работ (цифровизация, работа с электронными архивами) разрабатывайте отдельные нормы, опираясь на пилотные замеры.
- Используйте программные инструменты (Excel, специализированные системы управления архивом) для автоматизации расчётов.
- Контролируйте отклонения от нормативов: если фактическое время превышает плановое более чем на 20 %, проверьте причины (недостаток квалификации, технические сбои, неверно выбранные единицы измерения).
- Не забывайте о вспомогательной работе – её игнорирование приводит к недооценке реального времени, необходимого для выполнения задач.
Пример типового табеля норм времени (сокращённый)
| № | Наименование работы | Единица измерения | Норма (ч/ед.) | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Регистрация поступившего акта | акт | 0,25 | Включает проверку реквизитов и ввод в электронный каталог. |
| 2 | Составление аналитической описи | м.п. | 0,40 | м.п. – метр погонный (примерно 100 листов). |
| 3 | Поиск и выдача документов по запросу | запрос | 0,60 | Включает поиск, подготовку копий и оформление выдачи. |
| 4 | Вспомогательная работа (организация места, обслуживание техники) | день | 1,00 (8 ч) | Учитывается в расчёте как 12 % от основной нормы. |
Типовые нормы времени, утверждённые приказом Росархива № 111 от , являются ключевым инструментом для эффективного управления ресурсами государственных и муниципальных архивов. Их правильное применение позволяет:
- Точно планировать объём работ и необходимое количество персонала;
- Оптимизировать процессы, устраняя избыточные затраты времени;
- Обеспечивать высокое качество обслуживания пользователей архивов;
- Контролировать выполнение планов и своевременно реагировать на отклонения.
Регулярный пересмотр и адаптация нормативов к новым технологиям (цифровизация, автоматизированные системы учёта) гарантируют, что архивные службы будут соответствовать современным требованиям и сохранять историческое наследие в надёжных условиях.
Дата актуализации: 10 июля 2026 г. (текущая дата – 18:27:52). Информация взята из официальных нормативных актов и публикаций Росархива.