Дата публикации: 05:23:20 ()

Личное дело сотрудника – один из ключевых документов кадрового учёта, который после завершения трудовой деятельности подлежит передаче в архив организации. Правильное оформление обложки личного дела обеспечивает:

• чёткую идентификацию дела в архивном фонде;
• сохранность документов при длительном хранении;
• соответствие нормативным требованиям (Приказ Росархива № 77 от , ГОСТ 17914‑72 и др.).

Нормативная база

Основные документы, регулирующие оформление и передачу личных дел в архив:

1. Приказ Федерального архивного агентства от № 77 – «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ». В приложениях содержатся рекомендуемые формы:
   • Приложение 4 – лист‑заверитель дела;
   • Приложение 5 – внутренняя опись документов дела;
   • Приложение 6 – обложка дела.
2. ГОСТ 17914‑72 «Обложки дел длительных сроков хранения» – устанавливает единый вид и содержание обложки.
3. Приложение 11 к п. 3.6.18 Инструкции по делопроизводству – форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
4. Приложение N 10 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве энергетики РФ – образец формы обложки личного дела сотрудника министерства.

Что должно входить в личное дело работника

Перед формированием обложки необходимо убедиться, что в деле присутствуют все обязательные документы:

• приказы по личному составу (наём, переводы, отпуска, увольнение);
• личные карточки;
• лицевые счета;
• сведения о персонифицированном учёте в Пенсионном фонде;
• реестр сведений о доходах физических лиц;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• расчётные ведомости по заработной плате;
• иные документы, предусмотренные внутренними нормативными актами организации.

Требования к оформлению обложки личного дела

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11). В ней указываются следующие реквизиты:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• индекс дела;
• архивный шифр дела (проставляется архивариусом после приёма);
• номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• дела (например, «Личное дело Иванова И.И.»);
• дата начала и окончания ведения личного дела;
• срок хранения (обычно 50 или 75 лет в зависимости от даты увольнения);
• подпись ответственного за оформление дела и дата подписи.

Согласно ГОСТ 17914‑72, обложка изготавливается из плотного картона или переплётного материала, допускается использование твёрдой обложки с четырьмя проколами для подшивания документов.

Образец заполнения обложки личного дела

Ниже представлен типовой шаблон, который можно скопировать в Word и заполнить своими данными.

ОБЛОЖКА ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА
Наименование организации: ______________________________________________

Структурное подразделение: _____________________________________________

Индекс дела: __________________________________________________________

Архивный шифр дела: _________________________________________________

Номер дела (тома, части): _____________________________________________

 дела: Личное дело __________________________________________

Дата начала ведения дела: __.__.____

Дата окончания ведения дела: __.__.____

Срок хранения: ______ лет (указать 50 или 75)

Ответственный за оформление: ___________________ (подпись) __.__.____

Примечание: все поля заполняются печатным шрифтом, без сокращений, кроме общепринятых аббревиатур (например, г., руб.).
Подготовка личного дела к сдаче в архив

Удаление скрепок и скоб – с всех документов снимают степлерные скобы, скрепки, кнопки.
Подшивание документов – листы подшиваются на четыре прокола (для малоформатных дел допускается три прокола) в твёрдую обложку.
Составление внутренней описи – лист‑заверитель (Приложение 4) и внутренняя опись (Приложение 5) оформляются и подписываются ответственным лицом.
Оформление обложки – заполняется образец обложки (Приложение 6/11) и приклеивается к внешней стороне папки или подшивается последним листом.
Переплёт (при необходимости) – для длительного хранения рекомендуется типографский переплёт.

Сроки хранения и передачи в архив
Согласно разъяснениям в источниках:

Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Срок хранения устанавливается в зависимости от даты увольнения:

50 лет – если дата увольнения до ;
75 лет – если дата увольнения после .



Практические рекомендации

Используйте единый шаблон обложки, утверждённый приказом вашей организации, чтобы избежать разнообразия форм.
Перед сдачей дела в архив проведите внутреннюю проверку: наличие всех документов, правильность нумерации, отсутствие посторонних предметов (скрепки, кнопки).
Храните готовые дела в сухом, проветриваемом помещении, защищённом от прямого солнечного света и влаги.
При переходе на электронный документооборот формируйте опись электронных дел и прилагайте её к бумажному экземпляру при сдаче в архив.

Правильное оформление обложки личного дела – это не просто формальность, а гарантия сохранности важных кадровых документов на протяжении десятилетий. Следуя нормативным актам (Приказ Росархива № 77, ГОСТ 17914‑72, приложения к инструкциям), используя утверждённые образцы и соблюдая порядок подшивки и описи, вы обеспечите беспрепятственное принятие дел в архив и их последующее использование при необходимости.
Соблюдение изложенных рекомендаций позволит вашей организации избежать штрафов, связанных с нарушением архивного законодательства, и сохранить историческую память о сотрудниках для будущих поколений.